Veel werkgevers klagen over de dienstverleners op het gebied van verzuimbegeleiding. Te weinig capaciteit, geen bedrijfsartsen, doorlooptijden die te lang zijn, en constant wisselende contactpersonen. Dit alles zorgt ervoor dat de klanttevredenheid over arbodiensten over het algemeen laag is. "De impact van de arbodienst op het verzuim en daarmee op het bedrijfsresultaat is echter groot. Strategisch verzuimmanagement, waarbij een gedegen aanpak en samenwerking met de arbodienst centraal staan, kan helpen om deze problemen te verminderen. Wanneer de samenwerking niet optimaal verloopt, leidt dit tot hoger verzuim, verhoogde werkdruk voor collega’s, en zelfs mogelijke langdurige arbeidsongeschiktheid van werknemers die niet adequaat begeleid worden", stelt VLC & partners. In dit artikel geeft de adviseur op het gebied van onder meer risicomanagement pensioen en verzuim enkele tips en aandachtspunten.

De arbodienst als strategische businesspartner

De arbodienst is niet slechts een verplichte schakel in het verzuimproces; het is een van je belangrijkste businesspartners binnen het strategisch verzuimmanagement. Goede aansturing en ondersteuning kunnen het verschil maken, niet alleen voor de werkgever maar ook voor de medewerkers. In een tijd waarin steeds meer bedrijven actief beleid voeren op het gebied van duurzame inzetbaarheid, wordt het cruciaal om een arbodienst te hebben die zich richt op de behoeften van de mensen op de werkvloer. Een arbodienstverlener is dan ook meer dan een wettelijke verplichting; het is een strategische partner in het creëren van een gezonde en productieve werkomgeving. 

Ontevreden over de arbodienstverlening?

Wij spreken regelmatig werkgevers die ontevreden zijn over hun arbodienstverlener. Deze ontevredenheid kan voortkomen uit verschillende factoren die de samenwerking belemmeren en de effectiviteit van verzuimbegeleiding ondermijnen: 

• Capaciteitsproblemen: Net als veel andere sectoren hebben arbodiensten te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Dit kan leiden tot een tekort aan capaciteit, waardoor medewerkers langer moeten wachten op een afspraak met een bedrijfsarts of casemanager. Deze vertragingen kunnen het herstelproces onnodig verlengen en leiden tot hogere kosten voor de organisatie. 

• Mismatch in behoeften en cultuur: Vaak blijkt dat de gekozen arbodienst niet goed aansluit bij de specifieke behoeften en de bedrijfscultuur van de onderneming. Dit kan resulteren in irritaties en een inefficiënte samenwerking, wat een negatieve invloed heeft op de algehele verzuimbegeleiding. 

• Gebrek aan transparantie: Door beperkingen opgelegd door privacywetgeving kunnen arbodiensten niet altijd alle informatie delen. Dit gebrek aan inzicht maakt het voor werkgevers moeilijk om de effectiviteit van de arbodienst goed te beoordelen, wat kan leiden tot onzekerheid en frustratie. 

Veel arbodiensten werken bovendien met standaardprocessen die niet altijd aansluiten bij de unieke situaties van elke onderneming. Afwijken van deze processen kan zowel voor de arbodienst als voor de organisatie een uitdaging vormen. Het resultaat? Begeleiding die niet optimaal is, met mogelijke juridische complicaties als gevolg. Herken je dit? Heb je het gevoel dat je arbodienst niet voldoet aan de verwachtingen en dat wachttijden te lang zijn? 

Evalueer regelmatig je arbodienstverlener 

Het is belangrijk om de samenwerking met je arbodienst regelmatig onder de loep te nemen. Door periodiek te evalueren, kunnen eventuele knelpunten snel worden opgespoord en aangepakt. Dit zorgt ervoor dat het verzuimproces soepel blijft verlopen en de samenwerking met je arbodienst continu verbetert. Als de huidige samenwerking niet aan je verwachtingen voldoet, kan het verstandig zijn om op zoek te gaan naar een arbodienstverlener die beter aansluit bij de behoeften en doelstellingen van jouw organisatie. 

Pro forma opzeggen

De opzegtermijn van een arbodienstverlener is meestal drie maanden en staat vast in het contract. Om je organisatie de tijd en ruimte te geven om zorgvuldig een nieuwe arbodienst te selecteren, kun je ervoor kiezen om de huidige contracten 'pro forma' op te zeggen. Dit betekent dat je het contract opzegt zonder direct een nieuwe overeenkomst aan te gaan. Simpel gezegd, het is een opzegging zonder verdere verplichtingen. 

Selecteren van een nieuwe arbodienst

Om een nieuwe mismatch te voorkomen, moet het selectieproces van een arbodienst zorgvuldig worden uitgevoerd. Dit begint met een grondige inventarisatie van de wensen, behoeften en doelstellingen van je organisatie. 

Op basis van deze informatie kan een advies worden opgesteld dat aansluit bij de strategische doelen van de onderneming. Vervolgens is het aan te raden om een marktonderzoek uit te voeren. Hierbij worden potentiële arbodiensten gescreend, waarna een selectie wordt uitgenodigd om een voorstel in te dienen. Deze voorstellen worden beoordeeld op verschillende criteria, zoals het verzuimproces, rolverdeling, verzuimsystemen, managementinformatie en kostenstructuur. De best presterende arbodiensten worden daarna uitgenodigd voor een 'beautyparade', waarin zij hun plannen presenteren en laten zien hoe zij kunnen bijdragen aan het verminderen van ziekteverzuim binnen je organisatie. Pas daarna neem je je definitieve besluit. 

Implementatieplan

Na het selecteren van een nieuwe arbodienst is het cruciaal om de implementatie zorgvuldig voor te bereiden. Dit omvat het opstellen van een gedetailleerd implementatieplan, het waarborgen van een soepele overdracht van lopende verzuimdossiers, en het voorbereiden van de organisatie op de nieuwe werkwijze via trainingen en informatiebijeenkomsten. Binnen dit plan moet er speciale aandacht zijn voor de in- en uitstroom van bestaande ziektegevallen, waarbij de volgende punten centraal staan: 

• Continuïteit van zorg: Bij de overstap moeten lopende ziektegevallen zorgvuldig worden overgedragen om de zorg naadloos voort te zetten. 

• Overdrachtsprotocol: Een gedetailleerd overdrachtsprotocol moet worden gevolgd om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie volledig en correct wordt overgedragen. 

• Communicatie: Goede communicatie tussen de oude en nieuwe arbodienst voorkomt vertragingen en misverstanden in de begeleiding van ziektegevallen.  

Beheerfase van nieuwe arbodienst

Na de implementatie van een nieuwe arbodienst begint de beheerfase. In deze fase is het van belang om de effectiviteit van de samenwerking voortdurend te monitoren en te evalueren. Regelmatige evaluaties zijn nodig om te beoordelen of de doelen van het strategische verzuimmanagementprogramma worden behaald en om eventuele verbeterpunten te definiëren. Deze evaluaties bestaan uit kwartaalrapportages, interviews met werknemers en leidinggevenden én grondige verzuimanalyses.  

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van VLC & Partners | part of Howden