Karmac HR Solutions helpt organisaties met het optimaliseren van hun dossiers. “Vaak zijn documenten al wel gedigitaliseerd, bijvoorbeeld door documenten te scannen, maar vergeet HR ze daarna te optimaliseren”, geeft Herma Kroon aan. Optimaliseren houdt in dat dossiers geen fouten en dubbele data bevatten en bestaat uit het categoriseren van documenten, het toekennen van een datum en het screenen op vermengingen en het ontdubbelen van duplicaten.
Die stap is essentieel om efficiënt en privacyvriendelijk digitaal te kunnen werken. En dat realiseren organisaties zich niet altijd. “Wij merken dat veel bedrijven denken dat het wel goed zit, maar als we dan bij klanten testdossiers doornemen, komen we geregeld al snel problemen tegen”, zegt Kroon.
Vermenging van gegevens
Een van die problemen is bijvoorbeeld vermenging van gegevens: een document dat in een personeelsdossier van iemand anders verzeild is geraakt of een document waar gegevens van meerdere medewerkers op staan. “Dat is een van de ergste fouten die je in je dossiers kunt hebben. Het is echt een no-go. Vroeger was het geen probleem; op hetzelfde document stonden dan salaris- of functiewijzigingen van verschillende medewerkers. Dat mag sinds de invoering van privacywet AVG allemaal niet meer. Als wij kijken of de dossiers voldoen aan de privacyregels, constateren we bij acht van de tien klanten vermenging.”
Karmac kan bij het optimaliseren van dossiers een screening doen op dit soort fouten. En dat scheelt veel tijd; iemand kijkt visueel naar de verschillen tussen de persoonsgegevens en de data die in een document staan. Zo kan worden gecontroleerd of het betrokken document ook echt bij die medewerker hoort en of er meerdere medewerkers op het document worden genoemd.
Drie vlaggen
Een controle kan drie ‘vlaggen’ opleveren, legt Kroon uit. “De rode vlag betekent dat we 100% zeker weten dat het document niet bij de betrokken medewerker hoort. Een gele vlag geven we als gegevens afwijken, zoals een geboortedatum of een voornaam.’ En een groene vlag betekent niet dat het document prima in orde is, maar dat er gegevens van meerdere medewerkers in een document staan. ‘Het is dus pas in orde als je geen vlaggen hebt.”
Realiseer je dat je nu ook al je bestaande dossiers onder de loep moet nemen, want ook die moeten aan de AVG voldoen”
Kroon komt vaak tegen dat in het verleden papieren van een medewerker in een dossier van een collega met een vergelijkbare naam terecht zijn gekomen, of dat er per ongeluk een arbeidsovereenkomst van iemand anders is meegekopieerd. Dat vindt ze ook logisch: “Veel bedrijven bestaan al heel lang en jaren terug was het optimaliseren van dossiers helemaal niet aan de orde. Maar realiseer je dat je nu ook al je bestaande dossiers onder de loep moet nemen, want ook die moeten aan de AVG voldoen.”
Privacygevoelig zijn ook verzuimdossiers. Medische gegevens mogen niet in een document aan de orde komen. Het UWV en arbodiensten weten dat en houden daar rekening mee in hun communicatie; dat maakt het makkelijker om geen ongewenste informatie in je dossier op te nemen. “Maar ook hier geldt dat je je oude dossiers goed moet controleren, want ook daar mogen zulke details niet meer in voorkomen”, waarschuwt Kroon.
Bewaarbeleid
Het optimaliseren van personeelsdossiers is geen eenmalige actie: er is immers continu nieuwe data die bewaard wordt. Het is dan belangrijk dat iedereen weet hoe je daarmee om moet gaan. Karmac stemt daarom met klanten een bewaarbeleid af. “Daarin leg je een uniforme werkwijze vast, zodat je geen onnodige gegevens bewaart. Bij indiensttreding moet je bijvoorbeeld je bankrekeningnummer doorgeven. Maar er zitten in veel dossiers ook kopieën van bankpasjes. Dat is overbodig: het is meer een vervuiling van je dossier dan een toevoeging. Dat kun je voorkomen met een duidelijk bewaarbeleid, afhankelijk van hoe je de documenten gebruikt in de dossiers.”
Alleen de data die je echt nodig hebt, horen in het personeelsdossier thuis”
Hou je dossier zo schoon mogelijk, is de boodschap van Kroon. “Vroeger werd alles bewaard voor de zekerheid. Denk aan krantenartikelen of geboortekaartjes. Alleen de data die je echt nodig hebt, horen in het personeelsdossier thuis. De rest heeft geen toegevoegde waarde. Dat geboortekaartje kan dus de prullenbak in. Stel dat je in je bewaarbeleid hebt opgenomen dat je na een aantal jaren in dienst bepaalde documenten verwijdert. Leg dan ook meteen vast dat je geboortekaartjes of zwangerschapsverklaringen verwijdert.”
Zelf bijhouden
Karmac HR Solutions gooit zelf overigens niets in de prullenbak. Alle ontvangen documenten gaan weer terug naar de klant. “Wij maken een mappenstructuur waarin je kunt zien dat de documenten geschoond zijn. En na screening is het de bedoeling dat HR de dossiers voortaan zelf efficiënt bijhoudt. Vandaar het
belang van dat bewaarbeleid.”
Je kunt in je software vastleggen dat je automatisch een seintje krijgt als de bewaartermijn is verlopen”
“Je kunt in je software ook vastleggen dat je automatisch een seintje krijgt als van documenten de bewaartermijn is verlopen. Als je twijfelt of je dossiers wel helemaal schoon en AVG-proof blijven, kun je Karmac HR Solutions overigens ook jaarlijks vragen om een controle te doen.”
Risico datalekken verkleinen
Behalve het voldoen aan wet- en regelgeving is ook veiligheid een belangrijke drijfveer om je personeelsdossiers te optimaliseren, zo tipt Kroon nog. “Een degelijk bewaarbeleid kan je helpen om de dossiers overzichtelijk en efficiënt werkbaar te maken. Een datalek is er namelijk ook als je data in een document hebt staan dat door iemand anders bekeken kan worden. Dat is vervelend, maar kan ook je reputatie als bedrijf schaden. Dus het goed screenen en schoonhouden van je dossiers is veel belangrijker dan je misschien zou denken.”
Dit artikel is gesponsord door Karmac HR Solutions.
