Binnen ING Nederland zijn er nu zes domeinen met ieder een eigen autonome ondernemingsraadstructuur. Vanuit iedere ondernemingsraad (or) is er een afvaardiging naar de centrale ondernemingsraad (cor), waar over onderwerpen wordt besloten op basis van ‘de helft plus één’. We werken volgens het dialoogmodel, waarbij het bestuur voorafgaand aan een adviesaanvraag in gesprek gaat met de or. Het idee hierachter is dat we onderaan de streep allemaal hetzelfde belang dienen: de organisatie ING. En vroegtijdige betrokkenheid borgt invloed op het initiatief van de bestuurder, maar is er ook een verrijking van.

Dat idee is niet veranderd. Maar toch willen we medezeggenschap anders gaan inrichten. Want veel dingen veranderen wél. Onze organisatie is ingesteld op de veranderende samenleving, met een agile werkwijze die vruchten afwerpt: meer autonomie, minder handovers, meer verantwoordelijkheid en een kortere time-to-market. Wij willen medezeggenschap nieuwe stijl in lijn brengen met de agile manier van werken van ING.

Medezeggenschap van iedereen

Hoe gaan we dat doen? Ten eerste kiezen we voor een andere vorm om de medezeggenschap uit te voeren. Daarbij hebben we niet eerst een nieuwe structuur bedacht om die vervolgens te implementeren. Wij vinden bij de ING dat medezeggenschap van iedereen is. Niet voor niets hanteren we de slogan ‘Jouw stem in ING’ bij de introductiecampagne. Onze voornaamste vraag was daarom: hoe krijgen we vanuit die enorme populatie van 14.000 medewerkers participatie geactiveerd? En hoe zorg je dat die mensen niet alleen geïnteresseerd zijn in wat er in hun eigen omgeving gebeurt?

Geesten geprikkeld

Het aantal or-leden wordt verkleind. Als je 88 vertegenwoordigers hebt die alle onderwerpen moeten behandelen die er spelen, dan heb je niet altijd alle kennis aan tafel zitten. En wij vinden het juist belangrijk dat in het voortraject kennis aanwezig is die het medezeggenschapsorgaan én de dialoog kwalitatief versterkt. We hebben daarom bij andere organisaties gekeken die een vorm van participatie hebben. Or-leden hebben ook de module ‘Moderne Medezeggenschap’ bij Nyenrode Business Universiteit gevolgd. Daar zijn de geesten geprikkeld.

Participanten

We gaan de ondernemingsraad anders invullen. We hebben geen staffel meer om het aantal te kiezen leden vast te stellen. In plaats daarvan gaan we naar zes or’en met elk elf leden. Daarnaast komt er een aanvulling van 75 participanten die worden geselecteerd op basis van hun kennis, ervaring, competenties en interesses. Onze doelstelling daarbij is dat een participant ook iets moet kunnen ontwikkelen. Deze collega gaat met een of twee trajecten per jaar meedraaien en wordt ingezet op basis van zijn of haar expertise. Daarvoor krijgt een participant 10 procent vrijstelling: minder dan gebruikelijk voor or-leden. Het is de bedoeling dat een participant met deze nevenfunctie competenties kan ontwikkelen die in zijn lijnfunctie niet aan de orde komen. Wij zetten ze in op projecten waar hun vakmanschap het best tot hun recht komt.

Mening vragen

Maar de medezeggenschap gaat verder: al onze 18.000 collega’s (vast en tijdelijk) wordt gevraagd naar hun mening. We hebben tools waarmee we vragen stellen over onderwerpen die de organisatie aangaan. Dat doen we bijvoorbeeld door vier scenario’s voor te leggen. Het scenario met de meeste stemmen komt dan op tafel in de gesprekken tussen bestuur en or. Zo creëren we meer draagvlak en meer betrokkenheid bij veranderingen in het algemeen. Met deze nieuwe vorm spreken wij van een medewerkersraad. Die bestaat uit de cor, de or, de participanten en alle andere werknemers van ING Nederland.

Agile

Ten tweede gaan we de manier van werken laten aansluiten op de werkwijze die we al een paar jaar hebben bij ING. Ook bij de medezeggenschap gaan we het agile werken adopteren. We gaan squads formeren die op basis van een bepaald onderwerp worden samengesteld en uit verschillende disciplines bestaan. Uitgangspunt is een verhouding van 50 procent or-leden en 50 procent participanten. Daarnaast gaan we een Obeya-overlegruimte gebruiken waar we op drie grote schermen bijhouden wat op de wensenlijst staat, wat we nu doen en wat we hebben opgeleverd. Daarmee gaan we ook meer samenhang aanbrengen tussen de verschillende adviesaanvragen. Want dat was het probleem bij een organisatie zo groot als ING Nederland en wanneer je met verschillende or’en werkt: de samenhang was niet altijd even zichtbaar. Een verandering bij de ene or kan weer leiden tot een verandering bij een andere or. Door daar meer in af te stemmen, kunnen we meer efficiëntie en effectiviteit bereiken. We hebben daarom ook goed gekeken wat de medezeggenschap aankan: waar willen we ons wel en niet aan committeren?

Medezeggenschap verrijkt

Het mobiliseren van medewerkers blijft een uitdaging. Medezeggenschap heeft een bepaald stempel; vaak gebaseerd op aannames of onwetendheid. Werknemers zien er tegenop om zich voor drie jaar te committeren, medezeggenschap kost tijd en soms heeft een collega zelfs de mening dat dit een negatieve impact kan hebben op je carrière. Maar het tegendeel is waar: deelnemen aan medezeggenschap vergroot je competenties en zorgt ervoor dat je netwerk in de organisatie snel groeit. Ook ontwikkel je inzichten op de ING-organisatie die verder gaan dan je team of afdeling. Bovendien kun je ontwikkelingen veel beter plaatsen in de strategie van het bedrijf. Doordat we de agile werkwijze hebben overgenomen, zien de medewerkers de inrichting van hun dagelijkse werk terug in de medezeggenschap. We merken nu al dat de betrokkenheid er is.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met ING.