Tijdens het sollicitatiegesprek leek de nieuwe werknemer veelbelovend, en ook tijdens zijn proeftijd kreeg hij het voordeel van de twijfel. Maar toen, na een maand of zes, was het iedereen wel duidelijk: hier was sprake van een mismatch. “Normaal is dat geen probleem”, zegt arbeidsrechtadvocaat Pascal Willems, eigenaar van WVO Advocaten. “De man had een jaarcontract, en bij dit bedrijf was dat standaard voorzien van een tussentijds opzegbeding. Maar helaas, juist in het geval van deze werknemer ontbrak die bepaling in het contract.”

Willems heeft veel van de bovenstaande zaken langs zien komen. “Als leidinggevenden een machine willen bestellen van 30.000 euro, moeten ze eerst toestemming hebben van de directie. Maar hoe zit het als je iemand in dienst wilt nemen die 50.000 euro per jaar kost? Dan zijn de procedures vaak een stuk losser. Heel jammer, want als een machine kapot gaat, haal je daar gewoon een monteur bij. Maar als een medewerker ziek uitvalt of niet functioneert, heb je een veel groter probleem. En dat is iets wat leidinggevende vaak niet beseffen.”

Naar de kantonrechter

Daarmee krijg je dus situaties zoals hierboven. Heel jammer, zegt Willems. “Staat zo’n tussentijds opzegbeding wél in het contract, dan kun je na zes maanden naar de kantonrechter om dat contract te laten ontbinden. Oké, dan betaal je nog steeds een transitievergoeding, maar die is relatief laag bij zo’n kortdurend contract. In ieder geval veel lager dan het bedrag dat je kwijt bent als je dat tussentijds opzegbeding vergeet. Want dan zal de kantonrechter hoogstwaarschijnlijk beslissen dat je zes maanden lang het loon moet doorbetalen.”

Eindeloos aanpassen van bestaande contracten

Hoe kunnen zulke belangrijke bepalingen worden vergeten? Een van de oorzaken is het eindeloos aanpassen van bestaande contracten. “Je stelt bijvoorbeeld een contract op voor Kees”, zegt Willems. “Kees heeft toegang tot zeer vertrouwelijke informatie, en daarom staat in dat contract een concurrentiebeding. Maar vervolgens wordt Margriet aangenomen, en die heeft dat hele concurrentiebeding niet nodig. En dus wordt dat uit dat contract gehaald. Maar Annemarie, die een half jaar later in dienst komt, is juist weer op de hoogte van alle bedrijfsgeheimen. Helaas, wat gebeurt er? De leidinggevende past het bestaande contract alweer enigszins aan – en dat concurrentiebeding wordt vergeten. En je begrijpt, dan kun je Annemarie daar ook niet aan houden.”

Werkgever op een tweesprong

Soms is het opstellen van het goede contract ook vrij ingewikkeld. Bijvoorbeeld als iemand tijdelijk het werk overneemt van een zieke medewerker. “Dan staat de werkgever op een tweesprong”, zegt Willems. “Je past het huidige contract aan, of je stelt een tweede contract op. Dat eerste doe je vooral als de functies erg op elkaar lijken, en de medewerker in dezelfde schaal blijft. Dan voer je gewoon het aantal uren op. Maar het komt ook voor dat de ene functie bijvoorbeeld fysiek is, en de andere veel meer administratief. En dat het salaris juist verschilt. Dan ligt dat tweede contract veel meer voor de hand. Maar bedenk wel: die constructie is veel ingewikkelder. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de medewerker ziek wordt? Valt hij dan uit voor beide functies, of voor een van beide?”

Veranderende wetgeving

Wat ook een valkuil kan zijn bij het opstellen van contracten, is dat de wetgeving regelmatig verandert. Zo is per 1 augustus 2022 de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking getreden. Als gevolg hiervan is het arbeidsrecht veranderd in Nederland op het gebied van het nevenwerkzaamhedenbeding, de studiekosten en de informatieplicht van een werkgever. Het is daarom goed om de model arbeidsovereenkomsten eens in de zoveel tijd te laten updaten zodat alle relevante wetgeving is verwerkt en de bepalingen in de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig zijn.

Rol HR bij opstellen contracten

De conclusie is duidelijk: in al deze gevallen moet HR de leidinggevende ondersteunen – juridisch, maar vaak ook emotioneel. “Ik zie regelmatig dat een conflict tussen leidinggevende en medewerker dreigt te escaleren”, zegt Willems. “Dan is het aan jou als HR-functionaris om beide partijen weer rustig te krijgen. Jij kent de do’s en don’ts. Jij weet dat je iemand niet zomaar op staande voet kunt ontslaan. Jij weet wat het betekent als dat concurrentiebeding of dat tussentijds opzegbeding in het contract ontbreekt. En jij kunt de leidinggevende op het hart drukken om bij het opstellen van het volgende contract uit te gaan van een standaard model waar alle bepalingen in zijn opgenomen. En om vooral contact op te nemen met HR.”

Pascal Willems is een van de sprekers tijdens de online masterclass Arbeidsrecht voor HR.