Als werkgever kunt u de extraterritoriale kosten (ETK) van buitenlandse werknemers (‘expats’) onbelast vergoeden. Extraterritoriale kosten zijn de kosten die expats maken om in Nederland te kunnen werken. Voorbeelden van deze kosten zijn bijvoorbeeld reiskosten, kosten voor huisvesting en levensonderhoud en cursuskosten om de Nederlandse taal te leren. In plaats van de onbelaste kostenvergoeding kunnen u en de expat ook een beroep doen op de zogeheten 30%-regeling. Hiermee kunt u buitenlandse medewerkers onder voorwaarden een onbelaste vergoeding geven van maximaal 30 procent van het loon inclusief de vergoeding van de werkelijke ETK.

Specifieke deskundigheid

Het is niet nodig dat u eventuele onkosten aantoont. De 30%-regeling brengt zodoende relatief weinig administratie met zich mee. De regeling maakt het werken in Nederland aantrekkelijker voor buitenlandse werknemers met een specifieke deskundigheid die in Nederland niet of beperkt aanwezig is.

Toestemming van de Belastingdienst

Voor het gebruik van de 30%-regeling moet de expat samen met u een verzoek indienen bij de Belastingdienst. De expat krijgt er goedkeuring voor als hij of zij voldoet aan de volgende voorwaarden:

• er is sprake van een dienstbetrekking;
• de expat heeft een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks bestaat op de Nederlandse arbeidsmarkt;
• hij of zij heeft een geldige beschikking voor de 30%-regeling;
• de expat heeft van de twee jaar voor de eerste werkdag in Nederland meer dan zestien maanden buiten Nederland gewoond op een afstand van meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens.

Momenteel heeft de 30%-regeling een looptijd van maximaal acht jaar. Dat kan korter zijn als de expat voor het begin van zijn werkzaamheden eerder in Nederland verbleef of werkte.

Evaluatie in 2017

Onderzoeksbureau Dialogic evalueerde de 30%-regeling in 2017 in opdracht van het Ministerie van Financiën. Uit de evaluatie bleek dat ongeveer 80 procent van de expats de regeling niet langer dan vijf jaar gebruikte. Van de circa 20 procent van de gebruikers die de 30%-regeling langer dan vijf jaar gebruikte, vestigde zich een aanzienlijk deel niet tijdelijk maar langdurig in Nederland. Omdat daarnaast in omringende landen de looptijd van vergelijkbare regelingen bijna altijd vijf jaar is, adviseerde Dialogic de looptijd van de 30%-regeling terug te brengen van acht naar vijf of zes jaar.

Verlaging looptijd

Het kabinet ging mee in het advies van Dialogic en besloot de looptijd van de 30%-regeling per 1 januari 2019 te verlagen van acht naar vijf jaar. De wijziging wordt onderdeel van het pakket Belastingplan 2019 dat op Prinsjesdag 2018 openbaar wordt. De voorwaarden van de regeling veranderen niet. Ook voor de onbelaste vergoeding voor de werkelijke ETK gaat vanaf 2019 een maximumperiode van vijf jaar gelden.

Nieuwe en bestaande gevallen

De kortere looptijd is van toepassing op nieuwe en bestaande gevallen. Ook voor de expats die de 30%-regeling nu gebruiken, gaat de maximale looptijd dus naar vijf jaar. Voor een deel van hen zal hierdoor al per 1 januari 2019 een inkomensverlies optreden. Heeft u buitenlandse werknemers dan doet u er goed aan dit in de gaten te houden. Kijk tijdig naar alternatieven om een eventuele inkomensafname te compenseren.

Nog veel meer lezen over loonkostenvoordelen? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden