Strategische personeelsplanning in onzekere tijden

Wat als Hanneke Moonen HR-directeur zou zijn van een reisorganisatie? Hoe zou haar strategische personeelsplanning er dan uitzien? “Een lastige vraag”, geeft ze toe. “Voor Covid-19 hadden we te maken met een wereld die we tot op zekere hoogte konden voorspellen. Toen zou ik het managementteam hebben aangemoedigd tot het maken van een analyse. Kijk bijvoorbeeld naar de buitenwereld. Welke demografische factoren zie je? Welke economische, welke sociale? Hoe kunnen we de toenemende aandacht voor bijvoorbeeld duurzaamheid combineren met onze ambitie en strategie? En hoe zorgen we dat we de juiste mensen in huis hebben en fit for the future zijn?”

>>> TIP: GRATIS download 'Alles wat je juist nu over strategische personeelsplanning moet weten'

Te veel onzekerheden

Moonen is geen HR-directeur, maar SPP-ontwerper en -expert, en zij verzorgt i.s.m. PW. academy de masterclass Strategische Personeelsplanning. In haar presentatie laat ze zien dat de uitvoering van strategische personeelsplanning voor veel branches flink is veranderd. “De bovengenoemde aanpak werkt vaak niet meer voldoende, want we hebben te maken met te veel onzekerheden. Steekt corona in het najaar weer in volle hevigheid de kop op? Welke maatregelen zal de overheid daartegen nemen? En wanneer hebben we precies een vaccin? Dus moet je niet vast blijven houden aan de oude manier van analyseren. Er liggen namelijk twee alternatieven.”

Scenarioanalyse

De eerste: een zogenoemde scenarioanalyse. Inderdaad, net zoals wordt toegepast door bijvoorbeeld het Centraal Planbureau. “Je gaat uit van verschillende toekomstmodellen”, zegt Moonen. “Bijvoorbeeld langs de as van de economie, of die van de technologische ontwikkelingen. En daarbinnen ontwikkel je een optimistisch, pessimistisch en een neutraal scenario. Om terug te gaan naar dat voorbeeld van die reisorganisatie: de meest roze optie is als er nog dit jaar een vaccin wordt ontwikkeld. Dan kunnen we gewoon weer allemaal naast elkaar in een vliegtuig. Het zwartste scenario is als dat vaccin op zich laten wachten en heel Europa een rode zone vormt. Dan moet je bijvoorbeeld gaan denken aan andere reisbestemmingen, veel dichter bij huis. Een bijkomend voordeel: dat soort reizen zijn ook veel duurzamer.”

Wendbaarheid

Maar ook die scenario's gaan uit van een zekere voorspelbaarheid. Wat nu als iedere glazen bol bij voorbaat beslaat en je nauwelijks een paar weken vooruit kunt kijken? In dat geval ligt er een derde optie: wendbaarheid. “Als de toekomst onvoorspelbaar is, moet je ervoor zorgen dat je op iedere toekomst kunt inspelen”, zegt Moonen. “Dat vraagt om een wendbare strategie zoals in het voorbeeld van het reisorganisatie. Het vraagt ook om wendbare mensen en teams. Je kunt bijvoorbeeld investeren in mensen die zich voortdurend ontwikkelen, en die gewend zijn om samen te werken aan verschillende opdrachten met een wisselende groep van collega’s. En op het hoogtepunt van de coronacrisis zag je bijvoorbeeld ook dat ziekenhuizen een slag maakten met wendbaar organiseren: daar begonnen ze samen te werken, en keken over afdelings- en organisatiegrenzen heen. Wendbaar of agile werken wordt steeds meer gemeengoed, ook buiten de ICT.”

Acute crisis

HR Voor Moonen is het duidelijk: HR is bij uitstek de afdeling die zo'n ontwikkeling kan faciliteren. “Een mooi voorbeeld was een grote gemeente. Die werd geconfronteerd met een acute crisis – geen corona, maar een plotselinge instroom van vluchtelingen. Die mensen moesten op uiterst korte termijn worden opgevangen, en weet je wat ik van het managementteam hoorde? Dat ze veel wendbaarder waren dan ze van tevoren hadden gedacht. Dat was geen wonder, want de klus vond men heel relevant en de werkgever deed alles om ze te helpen. Niet alleen was het duidelijk waar de prioriteit lag– bij die opvang – maar de medewerkers mochten ook nieuwe taken, over hun taakgebied en over grenzen van teams oppakken. Ook beschikten ze over voldoende middelen om het werk uit te voeren, kwamen ze snel tot resultaat en kregen ze volop waardering. En dat zijn bij uitstek zaken waar HR invloed op kan uitoefenen. Die kan de managers aanmoedigen om na te denken over de prioriteiten, niet als expert, maar als procesbegeleider. En ze uitdagen deze spirit en werkwijze vast te houden.”

Wil je meer weten over Strategische Personeelsplanning? Bekijk de masterclass met Hanneke Moonen:  online masterclass reeks Strategische Personeelsplanning met Hanneke Moonen.