Naast de menselijke kant heeft HR ook een formele kant, die je nooit uit het oog verliest. De documenten die je opstelt, zoals contracten, vaststellingsovereenkomsten en ontslagbrieven moeten juridische goed in elkaar zitten. Als je niet heel goed oplet is het makkelijk om hier kleine steken in te laten vallen die je lelijk kunnen opbreken. Gelukkig kun je bij het maken ervan terugvallen op voorbeelddocumenten van PW. pro, die juridisch helemaal doortimmerd zijn. Zo weet je zeker dat je geen grote fouten maakt en kun je je vooral richten op de menselijke kant van de zaak.

Dossiervorming

Er zijn verschillende scenario’s waarin je heel goed moet weten wat je opschrijft en wat niet. Zo komt het bijvoorbeeld voor dat een werknemer niet goed functioneert, of dat het vermoeden bestaat dat een werknemer niet goed functioneert. Dan zul je een dossier moeten aanleggen, waarin je werkafspraken, incidenten, waarschuwingen, ziekmeldingen en dergelijke kan optekenen. Zo’n dossier is overigens sowieso goed om te hebben, zeker als er regelmatig wisselingen plaatsvinden in de organisatie.

Bij dossiervorming moet je wel op een aantal zaken letten. Wist je bijvoorbeeld dat uit de documentatie duidelijk moet blijken dat de werknemer ook op de hoogte is van wat er is vastgelegd? Ook moet je er op letten dat je in gesprekken en brieven eufemismen vermijdt. Zeg waar het op staat, want als de zaak uiteindelijk voor rechter mocht verschijnen, komt het aan op de feitelijke vastlegging, niet op wat je met een uitspraak hebt bedoeld. Zo zijn er meerdere aandachtspunten voor dossiervorming, die je allemaal helder krijgt uitgelegd in PW. pro.

Op staande voet

Als een werknemer echt te ver gaat, dan is het ook mogelijk dat je over moet gaan tot ontslag op staande voet. Bijvoorbeeld omdat hij of zij gewelddadig is geworden. Bij het opstellen van zo’n ontslagbrief is het juist van belang om de reden van ontslag niet juridisch te kwalificeren. Daarmee maak je het jezelf namelijk onnodig lastig, omdat je je zo vastlegt op die specifieke juridische term. Dat betekent dat je dan moet aantonen dat alle bestanddelen van het strafrechtelijke begrip dat je hebt gebruikt aanwezig zijn. Maar dat kon nog wel eens moeilijk worden.

Vermijd dus in je brief begrippen als ‘verduistering’ of ‘verwijtbare gedragingen’, maar omschrijf heel feitelijk wat er is gebeurd. Hoe bijvoorbeeld de woordenwisseling tussen de werknemer en de chef is ontstaan en hoe ze hebben gereageerd. In de kennisbank vind je een voorbeelddocument dat je kunt gebruiken bij het opstellen van de brief.

Vaststellingsovereenkomst

Maar ook als het dienstverband met wederzijds goedvinden wordt beëindigd moet je aan alle wettelijke voorwaarden voldoen. Dus moet je bij het opstellen van een vaststellingsovereenkomst weer aan allerlei zaken denken. Download daarom het voorbeelddocument uit PW. pro. Als HR-professional vind je daar nog veel meer wat je goed kunt gebruiken, zoals voorbeelden voor een voorovereenkomst, een oproepcontract, een thuiswerkovereenkomst en stageovereenkomst. Al die documenten zijn gemaakt met medewerking van juristen die zijn gespecialiseerd in arbeidsrecht. Daarbij worden de documenten vergezeld van allerlei zaken waar je in het proces eromheen aan moet denken. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat je fouten maakt in zo’n precair proces als ontslag.