Hybride werken houdt in dat werknemers deels op kantoor en deels op afstand (meestal thuis) werken. Organisaties en hun medewerkers kunnen er de voordelen mee combineren van beide manieren van werken. Bij hybride werken is het goed doen van het werk bepalend en niet de plaats of tijd van het werk. Daarmee zijn vaste werktijden en werkplekken niet meer nodig. Het gaat om de output die de leidinggevende met iedere medewerker afspreekt.

Niet meer volledig op kantoor

Uit de recente Monitor Hybride Werken van KPN blijkt dat medewerkers veel belang hechten aan deze nieuwe vorm van werken. Een derde van de Nederlandse werknemers wil van baan veranderen als hun werkgever hen verplicht om weer volledig naar kantoor te gaan. Daarnaast wil 85 procent van de werknemers niet dat hun werkgever bepaalt op welke dagen zij op kantoor komen. Enquêtes van werkgeversverenigingen AWVN en VNO-NCW laten ook zien dat de meeste werknemers én werkgevers streven naar hybride werken.

Voordelen van hybride werken

Wat zijn nu de voordelen van hybride werken? Allereerst hoeft de werknemer minder van en naar zijn (of haar) werk te reizen. Daarmee houdt hij meer tijd over voor werk en privé. Het scheelt bovendien ook nog eens CO2-uitstoot van uitlaatgassen. Een tweede voordeel is een betere werk-privébalans. Doordat werknemers zelf hun tijd indelen kunnen ze gemakkelijker schakelen tussen werk- en privétaken.

Ten derde leidt hybride werken tot efficiënter werken. Werknemers houden meer tijd over omdat ze minder reistijd hebben. Daarbij kunnen thuiswerkers langer geconcentreerd werken, omdat ze meestal minder afleiding hebben. Een vierde voordeel is dat hybride werken de aantrekkelijkheid van een werkgever vergroot, omdat werknemers de mogelijkheid tot thuiswerken belangrijk vinden. Tot slot zorgt hybride werken voor een kostenbesparing. Vergoeden van thuiswerken kost per saldo minder geld dan het vergoeden van reiskosten en er is minder kantoorruimte nodig.

Minder betrokkenheid

Hybride werken heeft echter ook nadelen. Op afstand werken kan leiden tot minder betrokkenheid met kantoor en collega’s. Daarnaast kan thuiswerken tot eenzaamheid leiden, omdat medewerkers de contacten met collega’s missen. Ten derde heeft de werkgever minder controle of de medewerker zijn werk wel naar behoren doet. Verder kleven er cyberveiligheidsrisico’s aan het digitaal op afstand werken. Op de vijfde plaats kunnen de grenzen tussen werk en privé teveel vervagen, wat voor meer stress kan zorgen.

Uitgangspunten hybride werken

Voor een overgang naar hybride werken is het eerst verstandig om je uitgangspunten te bepalen. Het gaat dan bijvoorbeeld om wat je organisatie als ideale verhouding ziet tussen het aantal dagen thuiswerken en werk op kantoor per werkweek.

Een ander punt is de mate waarin je medewerkers de vrijheid geeft om zelf te bepalen waar en wanneer ze werken. Betrek je werknemers en ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging er tijdig bij.

Afspraken vastleggen

Om misverstanden en zelfs arbeidsconflicten te voorkomen, zijn duidelijke afspraken nodig over het hybride werken. Die betreffen ten eerste de bereikbaarheid en aanwezigheid van werknemers op kantoor. Regel daarnaast de reis- en thuiswerkvergoeding goed en de inrichting van de thuiswerkplek. Leg de afspraken vast in een overeenkomst die de werknemer tekent voor akkoord.

Nieuw leiderschap

Bij hybride werken hoort een ander soort leiderschap. Het gaat om een verschuiving van leidinggeven vanuit controle naar leiderschap vanuit vertrouwen. Het traditionele hiërarchische leidinggeven werkt hierbij niet meer. Voor hybride werken zijn autonomie en zelforganisatie essentieel. Hierbij bevordert de leidinggevende een cultuur van eigen verantwoordelijkheid. Hij (of zij) geeft duidelijk aan welk resultaat hij van teamleden verwacht en wanneer. Met hun samenwerking bemoeit hij zich niet.

De hybride leidinggevende is ook een verbinder. Hij koppelt zijn medewerkers aan anderen met aanvullende kennis, houdingen en ervaringen. Dat verbetert het functioneren van de medewerkers en bevordert de samenwerking. Daarnaast is bij hybride leiderschap het coachen en faciliteren van medewerkers belangrijk om hen optimaal te laten functioneren en presteren. De leidinggevende moet ook goed op afstand leiding kunnen geven. Dat betekent dat hij frequent contact houdt met de (gedeeltelijke) thuiswerkers en regelmatig met hen afspreekt.

Hybride kantoor

De functie van het kantoor verandert bij hybride werken. Het wordt een ontmoetingsplek die vooral bedoeld is voor onderlinge en zakelijke afspraken en overleg. Dat moet wel goed geregeld zijn, want persoonlijk contact is belangrijk voor een optimale samenwerking. Medewerkers moeten over voldoende plekken kunnen beschikken voor ongehinderd overleg, video-vergaderen of werken. Er hoeft echter niet meer voor iedere werknemer een werkplek te zijn.

Thuiswerkplek

De thuiswerkplek moet voor de langere termijn geschikt zijn om te werken. Bovendien moet de werkplek thuis ook voldoen aan dezelfde arbo-eisen als een kantoorwerkplek. Zorg daarom dat werknemers ook thuis over de juiste meubelen, apparatuur en verbindingen beschikken om hun werk goed te kunnen doen. Geef ze ook altijd en overal toegang tot de juiste informatie en documenten. Dit kan met een goed beveiligde cloudomgeving. Maak daarnaast een duidelijk protocol voor het digitale werken op afstand. Je kunt daarmee bepalen hoe thuiswerkende medewerkers veilig data gebruiken en verzenden.

Aanwezigheid en bereikbaarheid

Vanwege de flexibele werktijden en werkplek bij hybride werken, doe je er goed aan om extra aandacht te schenken aan de aanwezigheid en bereikbaarheid van medewerkers. Dat voorkomt namelijk misverstanden. Je kunt dit bijvoorbeeld organiseren met een schema voor wanneer medewerkers thuis en op kantoor werken. Laat ze dat een week vooraf invullen. Let daarbij ook op spreiding zodat niet iedereen tegelijk op kantoor komt. Daardoor kunnen er namelijk te weinig werk- en overlegplekken zijn. Maak daarnaast goede afspraken over hoe en wanneer medewerkers bereikbaar zijn.

Groepsbinding

Bij hybride werken zie je elkaar minder dan bij volledig werken op kantoor. Schenk daarom extra aandacht aan het behoud van de groepsbinding en werkrelaties. Dat betekent bijvoorbeeld het regelmatig organiseren van gezamenlijke activiteiten. Zorg dat iedereen op de hoogte blijft van belangrijke zaken en ontwikkelingen. Kies hiervoor tweewekelijks een vaste dag en tijd voor gezamenlijk werkoverleg. Er zullen ook werknemers zijn die moeite hebben met het bewaken van de grens tussen werktijd en privétijd. Houd signalen daarvan in de gaten en bespreek dit onderwerp tijdens werkoverleg en met de individuele medewerkers.

Evaluatie en feedback

Hybride werken zal niet meteen soepel functioneren. Daarnaast kunnen externe ontwikkelingen een aanpassing van het hybride-werkbeleid nodig maken. Evalueer daarom regelmatig en pas waar nodig afspraken en werkwijzen aan. Vraag werknemers hiervoor om feedback over de nieuwe werkwijze.