De behoefte aan vaker werken op kantoor leeft vooral bij werkgevers, zo ondervinden de consultants van CBRE, marktleider in commercieel vastgoed. “Het laatste half jaar is dit echt opvallend”, zegt Wouter Oosting, executive director Workplace. “We zien een tendens van twee kantoordagen naar minimaal drie. Organisaties vragen zich af hoe ze dat kunnen realiseren: verleiden, verplichten of allebei?”
Bezetting lager dan afspraak
Om meer inzicht te krijgen in het vraagstuk, zette CBRE een onderzoek uit onder haar huisvestingspanel. Dat bestaat uit meer dan honderd kantoorgebruikers, die samen 2,5 miljoen vierkante meter kantoorruimte gebruiken, zo’n 6% van de Nederlandse markt. Van deze organisaties hanteert driekwart bewust beleid rond hybride werken. Circa 15% heeft geen beleid en nog eens 10% zit in een verkennende fase.
Wanneer de helft van de tijd op kantoor het beleid is, ligt de werkelijke bezetting vaak lager”
Er zijn drie soorten van hybride werken te onderscheiden: (1) werken op kantoor als de norm, (2) blended werken, een mix van virtuele en fysieke aanwezigheid en (3) thuis of elders werken (50% of meer) als primair uitgangspunt. Wat opvalt, is dat de daadwerkelijke bezettingsgraad bijna altijd lager ligt dan is afgesproken. “Wanneer de helft van de tijd op kantoor het beleid is, ligt de werkelijke bezetting vaak lager. Werknemers voelen vrijheid in hun werkplekkeuze. In de afweging waarom ze wanneer op kantoor werken, valt de keuze kennelijk vaker uit op thuiswerken.”
Hybride werken en de kamelenweek
In 2019, het jaar vóór de coronapandemie, was de gemiddelde kantoorbezetting in Nederland 65%. Tussen 2022 en 2023 is die bezettingsgraad van 51% gestegen naar 56%, stellen de onderzoekers van CBRE vast.
Medewerkers die wél op kantoor willen werken op maandag, woensdag en vrijdag komen minder snel. Omdat ze er niet vinden wat ze zoeken: collega’s”
“Bijna driekwart van de organisaties verwacht geen verdere stijging”, zegt Frank Verwoerd, head of research van CBRE. “Maar, ongeveer 25% gaat uit van een voller kantoor. Dit duidt op een voorzichtige terugkeer naar de bezettingsgraad van vóór de pandemie.”
Een bekend fenomeen is dat de dinsdag en donderdag de drukste kantoordagen zijn. “De zogenaamde kamelenweek”, zegt Verwoerd. “Medewerkers die wél op kantoor willen werken op maandag, woensdag en vrijdag komen minder snel. Omdat ze er niet vinden wat ze zoeken: collega’s.”
Naast ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behaviour’ behoort een vierde belangrijke B tot het nieuwe werken, namelijk ‘belonging”
“Vanuit het perspectief van de medewerker werkt de gangbare norm van twee kantoordagen”, constateert Oosting. “Thuis is het rustiger, het scheelt reistijd en de balans werk-privé is beter.” Maar hij wijst op de keerzijde, die vooral op lange termijn grote impact heeft. “Elk team is geen verzameling van individuen maar een collectief van sociale wezens, die behoefte hebben aan interactie en verbinding met anderen. Naast ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behaviour’ behoort een vierde belangrijke B tot het nieuwe werken, namelijk ‘belonging’.”
Van elkaar leren
Een tweede argument om vaker samen te werken op kantoor is het kunnen leren van elkaar. Verwoerd: “Vooral jonge mensen zeggen behoefte te hebben aan meer onderlinge uitwisseling van kennis en ideeën: even kort een vraag stellen, even iemand mee laten kijken. Tegelijkertijd kan de oudere generatie veel leren van Gen Z, bijvoorbeeld hoe je AI inzet in je dagelijkse werkzaamheden.”
Hij vindt dat de denkwijze ten aanzien van hybride werken anders moet. “Welke werkzaamheden kun je op kantoor doen – en doe je daar dan ook – en wat moet thuis? Nu is die redenatie vaak andersom. Werken op kantoor zorgt voor verbinding, het verbetert innovatie en productiviteit en dat helpt de mensen én het bedrijf verder.”
Verplichten en verleiden
Veel thuiswerken herbergt meer risico’s, zoals onduidelijke rol- en taakverdeling, minder communicatie en minder coördinatie. “Het kantoor blijft de plek waar collega’s elkaar ontmoeten, ideeën uitwisselen, relaties opbouwen en uiteindelijk de binding met elkaar versterken”, vult Oosting aan. “Hoe minder het personeel op die waardevolle plek komt, hoe groter het risico op organisatieschade.”
Wijs op het groepsbelang, maar creëer ook een werkomgeving waar mensen graag zijn”
Hij pleit ervoor om werknemers hierop aan te spreken. “Als het beleid is om twee of drie dagen op kantoor te werken, houd mensen daar dan ook aan.” Naast verplichten zal het personeel aangemoedigd moeten worden tot kantoorbezoek. “Wees duidelijk waarom je het belangrijk vindt dat medewerkers op kantoor zijn. Wijs op het groepsbelang, maar creëer ook een werkomgeving waar mensen graag zijn. De faciliteiten moeten op alle vlakken kwalitatief beter zijn dan thuis. Op kantoor werken moet goed zijn voor het bedrijf, het team én het individu.”
Dit artikel is gesponsord door CBRE. Meer weten? Lees het volledige rapport over hybride werken.
