Thuiswerken is niet nieuw. Vóór 2020 werkte ruim een derde van de werknemers in Nederland thuis, zij het op bescheiden schaal. De coronapandemie wijzigde dat beeld drastisch. Het gemiddelde aantal uren dat men thuiswerkte, steeg van 6 naar 29 uur per week, zo wees TNO-onderzoek uit.

Inmiddels lijkt de voorkeur van veel mensen uit te gaan naar grofweg een 50-50% verdeling van werken op kantoor en thuiswerken. “Maar eigenlijk is iedereen nog zoekende naar de ideale balans”, zegt Richard van der Kamp, Product Marketing Manager van Visma Verzuim.

Voordelen

In hybride werken, het tijd- en vooral plaats-onafhankelijk werken, zien vooral werknemers grote voordelen. Zij ervaren meer flexibiliteit en autonomie, besparen reistijd en kunnen een betere balans tussen werk en privé creëren. Voordelen voor werkgevers zijn er eveneens, zoals een hogere arbeidsproductiviteit en lager verzuim onder thuiswerkers.

Uitdagingen

Tegelijkertijd zijn er de nodige uitdagingen. Denk aan thuiswerkfaciliteiten als hardware, software en de fysieke inrichting van de werkplek. Over dat laatste is niet veel te vinden in de ‘Wet werken waar je wilt’, waarvan het wetsvoorstel nu bij de Eerste Kamer ligt. Op basis van die wet kan een werknemer verzoeken om diens werkplek te wijzigen, naar thuis bijvoorbeeld. De werkgever is verplicht diens eigen belangen vervolgens zorgvuldig tegen die van de werknemer af te wegen.

Hoe de fysieke werkplek thuis wordt ingericht, is aan partijen zelf. “Er zijn werkgevers die dit volledig faciliteren”, weet Van der Kamp. “Maar een werkgever kan ook stellen: als jouw werkplek thuis niet in orde is, bied ik op kantoor alle noodzakelijke faciliteiten om gezond en veilig te werken.”

Valkuil

Werknemers die veel thuiswerken zeggen een betere balans tussen werk en privé te hebben. Een valkuil is dat de scheiding ertussen vervaagt. Dit kan leiden tot overcompenseren in de vorm van langer doorwerken, te weinig pauzes, te weinig beweging en stress. De belangrijkste nadelen lijken echter het ontbreken van binding met de werkgever en minder sociale betrokkenheid bij en samenwerking met naaste collega’s. Hybride werken stelt op dat vlak vooral nieuwe collega’s voor een grote uitdaging.

Afspraken op teamniveau

Van der Kamp vindt dat organisaties hybride werken vooral niet volledig van bovenaf moeten willen regelen. “Het is prima om een algemene regel op te stellen, bijvoorbeeld dat mensen maximaal 50% van hun werktijd thuis mogen werken. Dat zie je in diverse cao’s nu ook wel gebeuren. Maar laat teams zelf de details invullen. Het kan namelijk per functie en per individu enorm verschillen of hybride werken succesvol is of niet.”

De direct leidinggevende speelt een cruciale rol, concludeert Van der Kamp uit diverse onderzoeken en praktijkervaringen. “Die moet zichtbaar zijn en individuele teamleden veel persoonlijke aandacht geven.”

TNO-toolbox hybride werken

Hij verwijst naar de ‘Toolbox hybride werken’ van TNO. Daarin staan allerlei handige tips over samenwerken en verbinden, effectief vergaderen en over faciliteiten en randvoorwaarden voor werken op kantoor. Hybride werken vraagt immers andere competenties van mensen.

Een mooi startpunt is een teamgesprek over doelen en afspraken. “Begin als leidinggevende met de vraag ‘Wat maakt dat wij een team zijn?’. Dat kan heel verhelderend zijn. En maak vervolgens afspraken over wat je op kantoor doet en wat thuis, over de beschikbaarheid en reactiesnelheid. En evalueer regelmatig wat wel en niet goed werkt voor je teamleden; iedereen is nog zoekende.”

Hybride vergaderen

De toolbox bevat veel concrete tips, zoals: meld het team expliciet als iemand afwezig of jarig is, of plan op thuiswerkdagen een online koffiepraatje in. Tips zijn er ook over hybride vergaderen. Van der Kamp: “Als een deel van het team fysiek bij elkaar zit en één of meer mensen online deelnemen, dan hang je er online al snel een beetje bij. Daar ligt een belangrijke rol voor de voorzitter. Die moet sowieso zelf fysiek aanwezig zijn. En de voorzitter moet online deelnemers expliciet welkom heten en ze als eerste het woord geven.”

Hij heeft nog een suggestie voor als er een pauze wordt ingelast. “Fysieke deelnemers gaan dan misschien bij de koffieautomaat staan. Bied online deelnemers ook een breakout-room, zodat ook zij even met elkaar over privé aangelegenheden kunnen kletsen.”

Meer sociale activiteiten

Tot slot adviseert Van der Kamp leidinggevenden om meer sociale activiteiten te ondernemen. “Het sociale aspect behoeft veel meer aandacht dan voorheen. Dus spreek dagen af waarop het hele team fysiek aanwezig is en houd zo nu en dan volledig fysieke vergaderingen. Maar organiseer ook wat vaker een barbecue of andere sociale activiteiten om de binding met het team en de organisatie te versterken.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Visma Verzuim.