De hoofdingang van het Maagdenhuis in Amsterdam is afgesloten. Alleen via de fietsenstalling kunnen bezoekers binnenkomen. Over deze voorzorgsmaatregel vanwege een demonstratie op het Spui verbazen medewerkers van de Universiteit van Amsterdam zich niet meer. Het monumentale gebouw heeft al heel wat bezettingen en protestacties overleefd.

Veilig en gezond werkklimaat prioriteit

‘HR omarmt de verschillen’, staat in het HR-programma 2022-2026 van de universiteit. ‘Het geeft prioriteit aan een veilig en gezond werkklimaat.’ Dat is wel een klus voor de 20 medewerkers van de centrale HR-afdeling, de 70 HR-collega’s van de faculteiten en diensten, de ombudsfunctionaris en de 25 vertrouwenspersonen. Al 2 jaar vervult Arjen Berkvens de rol van coördinator.

Robert Grem

Directeur HRM bij de Universiteit van Amsterdam

Opleiding: Bestuurskunde en Public Manager bij Universiteit Leiden. 

Werkte eerder bij: de gemeente Rotterdam als afdelingshoofd Mobiliteit & Ontwikkeling. KPMG als organisatieadviseur voor de publieke sector 

Toename klachten

In een statige vergaderzaal vertelt directeur HRM Robert Grem dat het aantal klachten over ongewenste omgangsvormen fors is toegenomen. In 2022 werden er nog 104 meldingen gedaan door medewerkers over pestgedrag, discriminatie, seksueel, fysiek of verbaal geweld. Vorig jaar gebeurde dit 191 keer. Hoe vaak het ging om uit de hand gelopen conflicten, wordt niet geregistreerd. Arjen Berkvens: “Polarisatie is wel een vorm van grensoverschrijdend gedrag.”

Meer incidenten, meer haatcampagnes

Zo zijn er sinds de oorlog tussen Hamas en Israël meer incidenten waardoor Joodse medewerkers en studenten zich bedreigd of geschoffeerd voelen. Ook het aantal haatcampagnes gericht tegen wetenschappers die zich in de media uiten, is toegenomen. Bijvoorbeeld wanneer ze uitleg geven over een vaccin of een maatschappelijk conflict. De universiteit biedt mediatrainingen aan om hen te beschermen. Al zullen bedreigingen en beschimpingen nooit wennen.

Buitensporige reacties op social media

Robert Grem: “Het is nogal wat om een bak ellende over je heen te krijgen als je je in de media uitlaat. Maar het laatste wat wij willen, is dat wetenschappers hun mond houden. Dat raakt de kern van hun werk.” Arjen Berkvens: “Medewerkers die zich uitspreken, kunnen op sociale media te maken krijgen met heftige en buitensporige reacties. Het is erg om te zien hoeveel impact dat heeft. Vaak zijn bedreigingen zo geformuleerd dat we er strafrechtelijk niets mee kunnen.”

Melding en nazorg na incident

Ook binnen de muren van de universiteit kunnen medewerkers en studenten zich belaagd voelen. Polarisatie kan onder andere ontstaan over de situatie in Oekraïne en Gaza, de fossiele industrie, de koloniale geschiedenis, genderidentiteit en inclusiviteit. Arjen Berkvens vertelt dat een groep ontdane Chinese studenten naar hem toe kwam na de invasie van Rusland.

Arjen Berkvens

Coördinerend vertrouwenspersoon bij de Universiteit van Amsterdam

Opleiding: Geschiedenis bij VU Amsterdam en Gecertificeerd vertrouwenspersoon bij Van Oss & Partners.

Werkte eerder bij: Foundation Max van der Stoel als directeur. De PvdA als vertrouwenspersoon.

Op het toilet hadden ze graffiti zien staan dat China Poetin steunt. “Ik heb meteen geregeld dat de tekst werd weggehaald. Vervolgens heb ik het gemeld bij de persoon die verantwoordelijk is voor die plek. En ik heb de decaan van die faculteit gevraagd contact met de studenten op te nemen voor nazorg. We komen er niet achter wie de daders zijn, want er hangen geen camera’s op de wc.”

Hardere omgangsvormen

Liggen ze wel eens wakker van de polarisatie? Robert Grem: “We maken ons wel grote zorgen. De maatschappij en de universiteit zijn van oudsher sterk verbonden geweest. Al voerden we meestal nette academische debatten. De toenemende hardere omgangsvormen, die je al langer ziet op X, heeft ook de universiteiten bereikt. Daardoor krijgen we sneller te maken met framing. Argumenten doen er minder toe. Het is moeilijker om de geest weer in de fles te krijgen.”

Arjen Berkvens: “Je zult maar je leven lang Russische literatuur bestudeerd hebben en krijg je te horen dat je dat niet meer moet doen, omdat het de literatuur van de onderdrukker is.” Robert Grem: “Of je moet verantwoorden hoe je in de oorlog met Oekraïne staat en of je nog wel te vertrouwen bent. Voor onze Russische en Wit-Russische medewerkers voelen we ons ook verantwoordelijk.”

Conflicten die escaleren

Wat kan HR doen als conflicten escaleren? Arjen Berkvens: “Een paar weken geleden heb ik 15 HR-medewerkers een training sociale veiligheid gegeven. De voorbeelden die we bespraken, kwamen van de werkvloer. Hoe reageer je als een nieuwe medewerker van kleur steeds de vraag krijgt waar hij vandaan komt en het antwoord ‘Amsterdam, de Baarsjes’ (wijk in Amsterdam, red.) niet voldoet?

De medewerkers zijn bekend met de gedragscode. Maar ze waarderen het zeer dat ze er tijdens de training met elkaar over praten. Zo kunnen ze bij meningsverschillen sneller het gesprek aangaan. Door er op tijd bij te zijn, kunnen we de angel eruit halen.”

Handreiking de-escaleren en open gesprek

Voor docenten is er een handreiking voor een veilige leeromgeving gemaakt. Ze kunnen het document vinden op de werknemerssite. Het is gebaseerd op richtlijnen van VU Centre of Teaching & Learning. De handreiking bestaat uit praktische tips hoe docenten kunnen de-escaleren of een open gesprek kunnen voeren als ze te maken krijgen met stevige uitspraken of heftige emoties over internationale conflicten.

Vertrouwenspersoon

“Docenten kunnen daar zelf ook mee te maken krijgen als ze een voorbeeld geven of een ander perspectief laten zien. In de handreiking kunnen ze lezen hoe ze orde en rust kunnen bewaken”, zegt de directeur HRM. Bijvoorbeeld door empathie en begrip te tonen of een korte pauze in te lassen. Na het college is het advies de betrokkenen te vragen hoe het met hen gaat. De docenten kunnen hen zo nodig doorverwijzen naar de studentenpsycholoog of de vertrouwenspersoon.

HR krijgt een sterkere adviserende rol

Robert Grem: “Het helpt ook dat ons college van bestuur snel beschikbaar is om lastige situaties te bespreken. Het houdt regelmatig lunchuurtjes om te horen wat er speelt. Studenten en medewerkers kunnen ook terecht bij HR; we werken hard aan onze zichtbaarheid. Van de klassieke P&O-afdeling die zich vooral met regelingen bezighoudt, worden we een steeds meer afdeling die zich ook richt op de O van organisatie. Daar helpt sociale veiligheid bij. We krijgen een sterkere adviserende rol.”

Voorkomen dat HR een verlengstuk wordt

Arjen Berkvens: “In de training hebben we ook besproken hoe je voorkomt dat HR een verlengstuk is van de werkgever. Dat beeld ontstaat bijvoorbeeld als een medewerker een klacht heeft over een leidinggevende. Er komt een gesprek en ik ga mee als vertrouwenspersoon. De leidinggevende heeft dan vaak een HR-professional naast zich. We kunnen ook afspreken dat de medewerker met de klacht iemand van HR meeneemt. Of dat HR bij het gesprek zit om het verslag te maken.”

Geweldloze weerbaarheid

Hebben zij inspiratiebronnen als het gaat om het omgaan met polarisatie? Robert Grem: “Als lid van de raad van toezicht bij een jeugdzorg-instelling heb ik me verdiept in geweldloze weerbaarheid. Die biedt technieken om zonder repressie om te gaan met jongeren die doordraaien. Hun woede is vaak een signaal dat ze zich niet gehoord voelen. Ook bij ons moet je conflicten met de handen op de rug leren hanteren.”

Paradoxaal denken en werken

Als tweede inspiratiebron noemt de HR-directeur de Vlaamse politicoloog en filosoof Ivo Brughmans. Met hem heeft de universiteit onlangs een leiderschapsbijeenkomst georganiseerd over paradoxaal denken en werken. “Zijn lezing over het overbruggen van tegenstellingen sprak enorm aan. Hij leerde ons meer te denken in ‘en/en’ dan in ‘of/of’. Dat doe je bijvoorbeeld door de relativiteit van je eigen standpunt in te zien en te zoeken naar dieperliggende bezorgdheid of motieven.”

Begeleiding beklaagden regelen

Na ingrijpende incidenten werken gesprekken met de vertrouwenspersoon vaak de-escalerend, merkt Berkvens. Hij wil ook de begeleiding van beklaagden goed regelen. “Zij zitten vaak lange tijd thuis op een uitspraak te wachten, omdat het beter is dat ze tot die tijd niet bij de universiteit verschijnen. Daar was lange tijd weinig aandacht voor, maar in de loop van dit jaar willen we begeleiders voor deze groep aanstellen. Werken aan sociale veiligheid is nooit af.”