Voor wie nog niet echt bekend is met de term: onboarding is meer dan de klassieke eerste werkdag, waarop de nieuwe m/v wordt voorgesteld aan de directe collega’s en leidinggevenden. Waarna de nieuwe medewerker wordt geacht om zo snel en zo goed mogelijk 'aan de slag’ te gaan. Onboarding is een wederzijds proces, waarbij het niet alleen draait om de behoeften van de organisatie van de werkgever. Minstens zo belangrijk zijn de behoeften, verwachtingen en verlangens van de nieuwe medewerker.
Vertrouwen opbouwen en versterken, bij medewerker en organisatie, is de essentie van goede onboarding. De auteur wijdt hier dan ook een uitgebreid tweede hoofdstuk aan in haar boek. Vertrouwen bouw je op door over en weer de verwachtingen goed te managen die nieuwkomer en organisatie van elkaar hebben.
Werknemers hebben verwachtingen over wat ze moeten gaan doen, hoe de arbeidsvoorwaarden zijn. En hopelijk hebben ze al een globale indruk van de collega’s en de sfeer in het bedrijf. Maar wat gaat de nieuwkomer het bedrijf bieden? Wat verwacht de organisatie van de nieuwe medewerker? Na binnenkomst wordt zelden getoetst of de verwachtingen die de nieuweling en de organisatie over en weer van elkaar hebben in overeenstemming zijn. En of werknemer en organisatie op dezelfde lijn zitten qua inhoud van het werk en functioneren.
Feedback kan altijd beter
Daarbij is het belangrijk om je te realiseren dat een nieuweling snel conclusies trekt over zijn of haar verwachtingen. Dus doet de organisatie er goed aan om snel te informeren naar de mate waarin de werkelijkheid overeenstemt met de verwachtingen. Een realistisch beeld daarvan neerzetten tijdens de werving kan enorm helpen. Over dat realistic job profile (rjp) bevat het derde hoofdstuk meer informatie.
Lees ook: Checklist onboarding: alle stappen voor succesvolle onboarding
Ook regelmatig (of zelfs continu) feedback geven over de verwachtingen die we van elkaar hebben helpt bij het opbouwen van vertrouwen. Verhoeven besteedt ruim aandacht aan diverse vormen en soorten van feedback tijdens het hele onboardingproces. Want feedback kan altijd beter, zoals ze terecht constateert.
Drie doelstellingen
Onboarding is niet alleen een sociale activiteit, het is ook een heel doelgerichte activiteit. De organisatie wil snel een goed functionerende nieuwe medewerker. Die nieuweling zelf wil zich graag zeker voelen bij zijn nieuwe werkgever. Om dat zo snel en goed mogelijk te bereiken, onderscheidt Verhoeven drie belangrijke doelstellingen voor onboarding:
- Landen op de nieuwe werkplek, zodat de nieuweling zo snel mogelijk op de hoogte is van alles dat hij moet weten om goed te kunnen functioneren.
- Dan moet hij zich verdiepen in de cultuur, normen en waarden en andere ongeschreven regels van de nieuwe organisatie.
- Ten slotte moet hij zich verbinden met de juiste mensen in de organisatie, zodat hij snel een bruikbaar netwerk kan opbouwen dat hem kan helpen en verder wegwijs maken.
Vooral aan het netwerken, in diverse soorten, groottes en varianten besteedt Verhoeven uitgebreid aandacht. Ook in de preboardingfase zijn deze drie fasen van groot belang; het boek bevat veel praktische tips en voorbeelden waarmee je de onboarding met goede preboarding makkelijker kunt maken.
Onboarding roadmap
Nadat de doelstellingen en de ingrediënten van goede onboarding uitgebreid zijn besproken, is het tijd om het plan te maken voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Zou je zeggen. Toch krijgt de lezer ook in dit vierde hoofdstuk nog vrij veel achtergrondinformatie. Onder andere over socialisatietechnieken, hoe je een goede businesscase maakt, de juiste mensen erbij betrekt, succesfactoren benoemt, en ook meteen al hoe je tussentijds het plan bijstelt.
Lees ook: Onboarding: 5 stappen voor een vliegende start
Het leidt tot een algemeen plan, dat inhoudelijk concreet gemaakt wordt in een onboarding roadmap. Hier gaat het je misschien wat duizelen, na al die voorbereidende tips en trucs. Gelukkig heeft ook dit hoofdstuk een samenvatting, waarin de belangrijkste ingrediënten voor een gestructureerd plan in anderhalve pagina onder elkaar worden gezet.
Offboarding
Na de uitvoering en bijstellingen volgt dan natuurlijk het meten van de resultaten van de onboarding. Ook hiervoor zijn vele onderzoeken, methoden, ken- en stuurgetallen. Terecht suggereert Verhoeven hier dat we ons het beste kunnen concentreren op het programma zelf, en de resultaten die het heeft opgeleverd.
Hoe snel en gemakkelijk kon de nieuwe m/v de weg vinden en optimaal functioneren binnen de organisatie? Maar ook: hoeveel hebben de collega’s en andere betrokkenen gedaan om de nieuweling zo snel en goed mogelijk te integreren binnen de organisatie? Onboarding is tenslotte een wederzijds proces, gebaseerd op vertrouwen door goed verwachtingsmanagement. Aandacht voor het verloop, de vertrekratio van nieuwelingen, exitinterviews (met regels en voorbeeldvragen), en de voordelen van goede offboarding ontbreken dan ook niet in dit boek.
Onboarding: continu proces
Vooral dit laatste aspect komt ruim aan bod, met speciale aandacht voor de waarde van boemerang-recruitment. En terecht, als 10 tot 20 procent van de nieuwe hires al eerder bij het bedrijf hebben gewerkt, zouden ze sneller en tegen minder kosten weer aan het werk moeten kunnen. Zolang de verwachtingen helder zijn, kan het vertrouwen weer toenemen. Zo kan goede offboarding veel input opleveren voor een nog betere onboarding. En is het een continu proces, dat nooit klaar of af is.
Misschien wel dat juist daarom dit boek vol staat met tips, trucs, checklists en andere alternatieven. Waarbij het de argeloze lezer wat kan duizelen, zeker als hij ‘gewoon’ wil beginnen met een goed plan. Een goede blauwdruk daarvoor ontbreekt in dit verder wel erg praktische boek.
‘Onboarding - Het managen van verwachtingen’ van Ardiënne Verhoeven, Vakmedianet, 2019, 200 pagina’s, ISBN: 9789462156135.
