Fiscaal gezien vallen al uw vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR. De Belastingdienst beschouwt alles wat u aan uw medewerkers vergoedt en verstrekt als belastbaar loon. Hierbij geldt de ‘vrije ruimte’. Dat is een algemene vrijstelling van 1,2 procent (2018) van de totale loonsom. Hierover betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt u loonbelasting via een eindheffing van 80 procent. Hierover hoeft u geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen, of in te houden.

Toepassing vrije ruimte

Voor de toepassing van de vrije ruimte moet u vergoedingen en verstrekkingen vooraf aanwijzen als eindheffingsloon. Anders vallen ze onder het loon van de werknemer. Voor de vrije ruimte is niet van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. De vrije ruimte is namelijk een percentage van de totale loonsom. Hiermee bent u min of meer vrij om deze ruimte naar eigen inzicht te gebruiken. Er gelden dan ook geen fiscale voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

Uitzonderingen voor de WKR

Er is een aantal uitzonderingen voor de WKR die niet vallen onder het belastbaar loon. Ze hebben daarmee geen gevolgen voor uw vrije ruimte. Ten eerste gaat het om kleine geschenken en intermediaire kosten. Bij kleine geschenken gaat het om kleine persoonlijke attenties die u geeft aan uw medewerkers. Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt op uw initiatief en voor uw rekening.

Gerichte vrijstellingen

Een tweede uitzondering zijn gerichte vrijstellingen. Het gaat om een beperkte groep vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Hieronder vallen bijvoorbeeld reiskosten met een eigen vervoermiddel tot 0,19 euro per zakelijke kilometer, zakelijke kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking en studiekosten (een compleet overzicht vindt u hier). Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte als ze voldoen aan twee voorwaarden.

Ten eerste moet u de vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Daarnaast moeten de vergoedingen en verstrekkingen binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden (bijvoorbeeld de maximaal 0,19 euro per zakelijke kilometer).

Nihilwaarderingen

Ten derde vormen de nihilwaarderingen een uitzondering voor de WKR. Dat zijn bepaalde voorzieningen die u ter beschikking stelt op de werkplek en die aan de werkplek gebonden zijn.

Gebruikelijkheidstoets

De zogeheten ‘gebruikelijkheidstoets’ beperkt het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte. Is een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk, dan mag u deze niet aanwijzen voor de vrije ruimte. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel dat boven die 30 procent komt, is loon van de werknemer. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen of verstrekkingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar hoe dan ook als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag. Het is aan de Belastingdienst om ongebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen aan te tonen.

Goede administratie en beleid

Zorg voor een aparte administratie van uw vergoedingen en verstrekkingen. De waarde van de vergoedingen en verstrekkingen bepaalt namelijk of en wanneer u de vrije ruimte overschrijdt.

Maak daarnaast een afgewogen beleid voor de vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers, zodat u deze optimaal kunt verstrekken. Zo biedt u de werknemers goede extra arbeidsvoorwaarden met voor u het maximale belastingvoordeel.

Nog veel meer lezen over loonkostenvoordelen? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden