1. Het laatste HR-nieuws

  2. Actueel & juridisch gecheckt

  3. Direct antwoord op je vraag

Zet uw werknemersvergoedingen optimaal in met de werkkostenregeling

Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelast vergoedingen aan uw medewerkers geven. Dit kan via de zogeheten vrije ruimte. Daarnaast is er een aantal soorten vergoedingen die onbelast blijven, en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Met een optimaal gebruik van de onbelaste vergoedingen kunt u uw medewerkers extra goede arbeidsvoorwaarden aanbieden.

Zet uw werknemersvergoedingen optimaal in met de werkkostenregeling

Fiscaal gezien vallen al uw vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR. De Belastingdienst beschouwt alles wat u aan uw medewerkers vergoedt en verstrekt als belastbaar loon. Hierbij geldt de ‘vrije ruimte’. Dat is een algemene vrijstelling van 1,2 procent (2018) van de totale loonsom. Hierover betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt u loonbelasting via een eindheffing van 80 procent. Hierover hoeft u geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen, of in te houden.

Toepassing vrije ruimte

Voor de toepassing van de vrije ruimte moet u vergoedingen en verstrekkingen vooraf aanwijzen als eindheffingsloon. Anders vallen ze onder het loon van de werknemer. Voor de vrije ruimte is niet van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. De vrije ruimte is namelijk een percentage van de totale loonsom. Hiermee bent u min of meer vrij om deze ruimte naar eigen inzicht te gebruiken. Er gelden dan ook geen fiscale voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

Uitzonderingen voor de WKR

Er is een aantal uitzonderingen voor de WKR die niet vallen onder het belastbaar loon. Ze hebben daarmee geen gevolgen voor uw vrije ruimte. Ten eerste gaat het om kleine geschenken en intermediaire kosten. Bij kleine geschenken gaat het om kleine persoonlijke attenties die u geeft aan uw medewerkers. Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt op uw initiatief en voor uw rekening.

Gerichte vrijstellingen

Een tweede uitzondering zijn gerichte vrijstellingen. Het gaat om een beperkte groep vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Hieronder vallen bijvoorbeeld reiskosten met een eigen vervoermiddel tot 0,19 euro per zakelijke kilometer, zakelijke kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking en studiekosten (een compleet overzicht vindt u hier). Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte als ze voldoen aan twee voorwaarden.

Ten eerste moet u de vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Daarnaast moeten de vergoedingen en verstrekkingen binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden (bijvoorbeeld de maximaal 0,19 euro per zakelijke kilometer).

Nihilwaarderingen

Ten derde vormen de nihilwaarderingen een uitzondering voor de WKR. Dat zijn bepaalde voorzieningen die u ter beschikking stelt op de werkplek en die aan de werkplek gebonden zijn.

Gebruikelijkheidstoets

De zogeheten ‘gebruikelijkheidstoets’ beperkt het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte. Is een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk, dan mag u deze niet aanwijzen voor de vrije ruimte. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel dat boven die 30 procent komt, is loon van de werknemer. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen of verstrekkingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar hoe dan ook als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag. Het is aan de Belastingdienst om ongebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen aan te tonen.

Goede administratie en beleid

Zorg voor een aparte administratie van uw vergoedingen en verstrekkingen. De waarde van de vergoedingen en verstrekkingen bepaalt namelijk of en wanneer u de vrije ruimte overschrijdt.

Maak daarnaast een afgewogen beleid voor de vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers, zodat u deze optimaal kunt verstrekken. Zo biedt u de werknemers goede extra arbeidsvoorwaarden met voor u het maximale belastingvoordeel.

Nog veel meer lezen over loonkostenvoordelen? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden

Voorbereidingstijd en afsluittijd als werktijd: hoe gaat HR hiermee om?

Voorbereidingstijd en afsluittijd als werktijd: hoe gaat HR hiermee...

Werknemers iets eerder laten beginnen en langer laten blijven, onbetaald. Het zorgt voor veel discussie. De belangrijkste uitspraken én handvatten voor HR.

Volgens het RIVM zijn er in 2040 2,1 miljoen werkenden met mantelzorgtaken.

Hoe ondersteun je werknemers die hun werk combineren met mantelzorg?

1 op de 4 Nederlanders besteedt naast een baan tijd aan mantelzorg. En door de vergrijzing neemt hun aantal alleen maar toe.

Hoe stel je als HR een succesvol personeelshandboek op?

Hoe stel je als HR een succesvol personeelshandboek op?

Een duidelijk, gestructureerd personeelshandboek is voor iedere organisatie een waardevol document. Onze checklist biedt jou als HR-professional houvast bij het creëren en implementeren van een effectief personeelshandboek.

Voorbeeldbrief bevestiging eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden

Voorbeeldbrief bevestiging eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden

Gebruik deze voorbeeldbrief 'Bevestiging eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden' om een wijziging van arbeidsvoorwaarden aan je werknemer te bevestigen.

Hoe ziet de toekomst van het arbeidsongeschiktheidsstelsel eruit?

Hoe ziet de toekomst van het arbeidsongeschiktheidsstelsel eruit?

OCTAS, de onafhankelijke commissie toekomst arbeidsongeschiktheidsstelsel bracht begin dit jaar advies uit aan de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) over de toekomst van het arbeidsongeschiktheidsstelsel. Wat hield dit advies...

Alles wat HR moet weten over jeugd- en vakantiewerk

Alles wat HR moet weten over jeugd- en vakantiewerk

Werkenden onder de 18 jaar vallen onder het gewone arbeidsrecht. Wel gelden er voor deze werknemers speciale regels. Hierover lees je alles in deze praktijkgids over jeugd- en vakantiewerk.

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Het nieuwe kabinet wil duidelijke criteria voor een arbeidsrelatie opstellen. Ook is het plan de handhaving van schijnzelfstandigheid weer op te pakken. En de verplichte AOV komt eraan. De stand van zaken op het gebied van de bevroren zzp-wetgeving.

Voorbeeldbrief voorstel individuele wijziging van arbeidsvoorwaarden

Voorbeeldbrief voorstel individuele wijziging van arbeidsvoorwaarden

Deze voorbeeldbrief kun je gebruiken om de werknemer een voorstel te doen tot wijziging van de individuele arbeidsvoorwaarden.