Herinrichting werkvloer 

We weten inmiddels dat thuiswerkenheel goed mogelijk is, maar ook dat het heel prettig is om de ander regelmatig in de ogen te kijken. Beide vormen van werken, thuis en op kantoor, zullen dus naast elkaar blijven bestaan. Daarbij kan het zijn dat mensen in shifts afwisselend thuis en op kantoor gaan werken. Of dat medewerkers de ene dag langer werken en de volgende dag vrij zijn.

Hoe dan ook, het is onvermijdelijk dat op kantoor veel minder werkplekken gebruikt kunnen worden en dat je werkvloeren anders ingenricht moeten worden. Hoe de kantoren er straks zullen uitzien zal moeten blijken als we er echt in gaan werken. Maar er zijn nu al simpele maatregelen die je kunt nemen. 

Geheugensteuntjes

Het kan geen kwaad om mensen ook op kantoor eraan te herinneren dat ze de anderhalvemeter regel in acht moeten nemen. Het is bijvoorbeeld een idee een inloopmat bij de ingang te leggen met een tekst over afstand houden, of zelfs een waarschuwingsbord.

Bovendien kun je op strategische plekken door het kantoor heen stickers op deuren en ramen laten plakken die collega’s weer op scherp zetten. Zo zijn er stickers in allerleisoorten en matendie mensen op het hart drukken anderhalve meter afstand te houden. 

Daarnaast zijn er stickers die collega’s eraan herinneren dat ze geen handen moeten schudden, in de binnenkant van de elleboog moeten niezen en dat ze hun handen regelmatig moeten wassen. Al dat soort stickers zijn er overigens niet om te plakken op ramen, deuren en wanden, maar ook om te gebruiken op vloeren. 

Drukte bij de koffieautomaat 

Een plek waar anderhalve meter afstand moeilijk te bewaren is, is het gebied bij de koffieautomaat. Er zullen bedrijven zijn waar deze wordt gesloten en de koffie weer rondgebracht gaat worden Maar als dat bij jouw organisatie niet het geval is, dan is het zaak om op de grond duidelijk aan te geven wat anderhalve meter is. Hiervoor zijn speciale markeringsstickers beschikbaar, zoals je die ook in winkels ziet. 

Eenrichtingsverkeer

Het nieuwe kantoor moet sowieso ruimer worden opgezet. Daarbij horen wellicht bredere paden tussen de werkplekken door. Maar niet in elk kantoor is het mogelijk om paden van twee of zelfs tweeëneenhalve meter breed te creëren. Dan is het een idee om eenrichtingsverkeer in te voeren, zodat mensen niet ongemakkelijk langs elkaar heen hoeven te schuifelen. Ook dit kan worden aangeven met stickers op de vloeren. Er zijn bijvoorbeeld vloerstickers met pijlen voor ruween gladdevloeren. Ze zijn er in geel en blauw. Daarnaast kun je denken aan voetstapstickers die halverwege het gangpad nog eens de ernst van de situatie benadrukken.

Bedenk overigens goed hoeveel geheugensteuntjes je mensen wilt geven. Het moeten er genoeg zijn, maar ook weer niet te veel. Bij een overkill aan waarschuwingen houden mensen continu een onveilig gevoel en dat kan stressbevorderendwerken. Wees dus duidelijk, maar overdrijf niet. 

Werkplekken

De bureaus zullen waarschijnlijk anders moeten worden neergezet. Of, als wordt gewerkt met blokken van vier of zes bureaus, dan ontkom je er niet aan om per blok twee of drie bureaus niet toegankelijk te maken. Dit doe je bijvoorbeeld door rood-wit lint op die bureaus aan te brengen.  

Overigens, tussen bureaus kun je kuch/spatschermen van plexiglas laten plaatsen. Dan kun je collega’s of klanten wel zien, maar je bent toch beschermd. Ze zorgen voor een veiliger gevoel op kantoor. Die schermen zijn te verkrijgen als staand model, maar ook hangend, met name voor balies kan dat een goede oplossing zijn. 

Denk ook aan cirkels op de vloer rond het bureau, zodat er niet ineens een collega naast je staat. 

Geen flexplekken

Veel organisaties zijn de laatste jaren overgegaan op flexplekken. Om teveel beweging in het anderhalvemeterkantoor te voorkomen ligt het voor de hand dit concept voorlopig even los te laten en te kiezen voorde vaste werkplek. Een clean desk policy moet daarbij strikt gehandhaafd worden, omdat de schoonmakers overal goed bij moeten kunnen. Als tegemoetkoming kun je mensen opbergboxen bieden, waarin ze dingen kwijt kunnen als ze naar huis gaan.

Vergaderzalen

Vergaderruimtes waar een paar maanden geleden nog 8 of 16 mensen in pasten, kunnen in de anderhalvemetersamenleving waarschijnlijk nog maar 4 tot 8 mensen herbergen. Je kunt de overbodige stoelen uit de ruimte laten halen, maar je kunt ook bijvoorbeeld stoelen onbruikbaar maken met afzetlint. Zo voorkom je dat mensen toch te dicht op elkaar gaan zitten.

Leestip

Tot slot. Misschien is het boek Een nieuw begin. Een kompas voor een andere manier van Tony Crabbe een aanrader om in deze tijden te lezen. Crabbe is (bedrijfs)psycholoog en werkt als consultant voor onder meer Microsoft en Disney. Tony Crabbe nodigt je in het boek uit om deze periode van coronacrisis te zien als een nieuw begin: een unieke kans om te experimenteren met een andere manier van werken en leven. Een benadering die meer impact heeft, gezonder is en zorgt voor een blijvende verandering, ook in het leven ná de crisis.

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Facto en bol.com