Zo kan leidinggevende verzuim voorkomen: 4 tips voor HR

De aanpak van ziekteverzuim is vaak gericht op verzuim dat zich al heeft voorgedaan. Echter, in alle gevallen is voorkomen beter dan genezen, zo ook bij ziekteverzuim. Een cruciale rol is daarbij weggelegd voor de direct leidinggevende. Maar om die rol goed te kunnen vervullen, hebben leidinggevenden meer ondersteuning nodig.

Door Bart Hoogenraad

Rond de eeuwwisseling lag het ziekteverzuimpercentage in Nederland op ongeveer 5,5 procent. De Wet verbetering poortwachter had tot doel dat cijfer naar beneden te brengen. Daar heeft de wet sinds 2002 ook zeker aan bijgedragen. Het ziekteverzuim kwam in 2014 op het punt van 3,9 procent en schommelt de laatste jaren tussen de 4,0 en 4,5 procent. Eén dag verzuim kost een werkgever ongeveer 250 euro. Ziekteverzuim betekent op jaarbasis dus nog altijd een kostenpost van zo’n twaalf miljard euro.

Het probleem met de Wet verbetering poortwachter is dat deze hoofdzakelijk is gericht op begeleiding van ziekte op het moment dat het verzuim al is begonnen. Bovendien legt de wet veel nadruk op de financiële kant van verzuim. Het is de vraag of we met deze aanpak alleen nog veel winst kunnen boeken. Kan het ziekteverzuim hiermee nog eens met 1 of 2 procent naar beneden worden gebracht? Mijn antwoord daarop is: nee.

Belasting/belastbaarheid

We spreken van ziekteverzuim als iemand zich om medische redenen afwezig meldt op z’n werk. Dat medische aspect is lang niet altijd de eigenlijke reden voor het verzuim. Een deel heeft andere oorzaken. Het gaat telkens om de verhouding tussen belasting en belastbaarheid. Op het moment dat die verhouding niet meer in evenwicht is, zal een werknemer een weg zoeken om de balans te herstellen. Dat kan leiden tot een ziekmelding. De uitdaging is een balansverstoring vroegtijdig te signaleren en de werknemer te helpen in het herstellen ervan. Dan kun je voorkomen dat iemand gaat verzuimen. Daar is nog wel veel winst te boeken.

Redenen voor verzuim

Er kunnen allerlei redenen ten grondslag liggen aan verzuim. Neem ouderdom. Als je kijkt naar een topsporter van nu dertig jaar, lichamelijk op zijn top. Die zou nu een olympische medaille kunnen winnen. Maar die vraag mag je hem over tien jaar niet meer stellen. Dan vraag je iets wat hij dan onmogelijk meer kan waarmaken.

Ook verouderde kennis kan ertoe leiden dat mensen hun werk niet meer goed kunnen doen. Dat kan een reden worden voor verzuim. Opleidingen en een loopbaancoach kunnen veel repareren. Zoals de inzet van een budgetcoach nuttig kan zijn voor iemand met financiële problemen. Zulke zorgen vreten veel mentale energie, wat ten koste gaat van iemands prestaties op het werk.

Weer een heel andere reden zijn mantelzorgtaken, waarmee steeds meer mensen worden geconfronteerd. Het is heel simpel: de energie die je steekt in mantelzorg, heb je niet meer beschikbaar voor je werk. Minder arbeidsuren of flexibeler werktijden kunnen de verhouding belasting/belastbaarheid weer meer in evenwicht brengen.

Vier tips voor HR

Als dit soort redenen ten grondslag liggen aan verzuim, kan de direct leidinggevende veel problemen voorkomen. Voorwaarde is wel dat de manager over voldoende tools (kennis en middelen) beschikt om die rol te kunnen vervullen. Hieronder volgen vier tips voor een goed preventiebeleid binnen organisaties.

1. Zet de leidinggevende in de lead

In veel organisaties speelt de leidinggevende een geringe rol bij het begeleiden en voorkomen van verzuim. Zo lopen ziekmeldingen lang niet altijd via de direct leidinggevende, maar via bijvoorbeeld een loket van HR of een ziekmeldlijn.

2. Geef de leidinggevende de middelen

Creëer een netwerk van externe specialisten en maak het eenvoudig om die in te schakelen. Als een leidinggevende eerst een businesscase moet opstellen om te verantwoorden waarom de inzet van een budgetcoach per saldo goed is voor het bedrijf, dan werkt dit drempelverhogend en gaat het vaak niet werken.

3. Zorg dat de leidinggevende over kennis en vaardigheden beschikt

Bied trainingen aan en herhaal deze regelmatig. Doe dat ook voor gesprekstechnieken, want een goed gesprek voeren is niet makkelijk. Het durven benoemen van frustraties is lastig, maar noodzakelijk om problemen vroegtijdig te signaleren.

4. Geef deze taak een prominente plek in de functieomschrijving

De direct leidinggevende speelt een cruciale rol in het voorkomen en begeleiden van ziekteverzuim. Toch ontbreekt deze taak vaak in de functieomschrijving; op z’n best staat de taak er als sluitstuk in vermeld.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Visma Verzuim. Bart Hoogenraad is portfolio-management director Visma Verzuim.

Wet verbetering poortwachter: oordeel bedrijfsarts wordt leidend na...

Er is een wetsvoorstel aangekondigd dat ertoe moet leiden dat het oordeel van de bedrijfsarts leidend wordt bij de RIV-toets. Dit moet een eind maken aan de onzekerheid voor werkgevers dat zij na twee jaar van re-integratiekosten kunnen worden geconfronteerd met een loonsanctie vanwege een verschil van inzicht tussen de verzekeringsarts UWV en de bedrijfsarts.