De WKR geldt voor al je vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. De Belastingdienst beschouwt deze in principe als belastbaar loon. Via de ‘vrije ruimte’ van de WKR kun je echter onbelast vergoeden en verstrekken. Dat is een percentage van de totale loonsom voor al je werknemers, waarover je geen loonbelasting afdraagt.

Voor het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, betaal je wel loonbelasting met een eindheffing van 80 procent. Hierover hoef je geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

Lees ook: Loonstrook 2021: werknemer krijgt meer, werkgever is duurder uit

Eindheffingsloon

Als je een beroep doet op de vrije ruimte, moet je vooraf vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Anders rekent de Belastingdienst ze bij het loon van de werknemer. Voor de vrije ruimte is het niet belangrijk wie precies welke vergoeding krijgt. Het gaat namelijk om een percentage van de totale loonsom. Er gelden geen fiscale voorwaarden voor je bestedingen in de vrije ruimte. Daarmee kan je deze ruimte min of meer naar eigen inzicht invullen.

Gerichte vrijstellingen

Een uitzondering op de vrije ruimte zijn gerichte vrijstellingen. De zaken die hieronder vallen, mag je hoe dan ook onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Ze gaan dus niet ten koste van je vrije ruimte. Eronder vallen bijvoorbeeld gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, arbovoorzieningen en hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken. Het gaat om voorzieningen die voor medewerkers noodzakelijk zijn om hun werk goed te kunnen doen.

Nihilwaarderingen

Zogeheten nihilwaarderingen vormen een andere uitzondering. Het gaat onder andere om bepaalde voorzieningen die je werknemers op de werkplek gebruiken. Het kan om een bureau of een kopieermachine gaan, maar bijvoorbeeld ook om een fitnessruimte op de werkplek. Een ander voorbeeld zijn ter beschikking gestelde ov-abonnementen waarbij de werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt. Ze zijn fiscaal als nihil (‘niets’) gewaardeerd om te voorkomen dat de waarde ervan in de vrije ruimte valt. Nihilwaarderingen betreffen alleen loon in natura en dus niet in geld.

Wijziging vrije ruimte

Tot en met 2019 was de vrije ruimte 1,2 procent van het totale fiscale loon. Per 1 januari 2020 verhoogde de overheid de vrije ruimte van de WKR naar 1,7 procent voor de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Het percentage van 1,2 procent bleef gelden voor het bedrag erboven. Vanwege de coronacrisis verhoogde het kabinet het percentage tot 400.000 euro zelfs naar 3,0 procent voor het jaar 2020. Hetzelfde deed het later voor 2021. Daarnaast ging het percentage vrije ruimte boven 400.000 euro vanaf 1 januari 2021 iets omlaag naar 1,18 procent.

Meer gerichte vrijstellingen

Een vanaf 2020 toegevoegde gerichte vrijstelling is de vergoeding van de kosten van een werknemer voor de Verklaring omtrent gedrag (VOG). Vanaf 2021 zijn de opleidings- en studiekosten gericht op het verwerven van inkomen die je maakt voor ‘loon uit vroegere arbeid’ ook gericht vrijgesteld. Deze verruiming geldt als je bij- of omscholing wilt vergoeden van een werknemer die je hebt moeten ontslaan, bijvoorbeeld vanuit een sociaal plan. De opleidings- en studiekosten gericht op het verwerven van inkomen voor werknemers die in dienst zijn, vielen al onder de gerichte vrijstelling.

Gebruikelijkheidstoets

Op het gebruik van de vrije ruimte is de ‘gebruikelijkheidstoets’ van toepassing. Een ‘niet-gebruikelijke vergoeding’ mag je niet aanwijzen voor de vrije ruimte. De gebruikelijkheidstoets betekent hierbij dat vergoedingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Het gedeelte daarboven is loon van de werknemer. De Belastingdienst behandelt vergoedingen van maximaal 2400 euro per persoon per jaar altijd als gebruikelijk. De maximale afwijking van 30 procent geldt tot deze grens niet. De Belastingdienst moet zelf onderbouwen dat er sprake is van ongebruikelijke vergoedingen.

Lees ook: Gebruikelijkheidstoets cruciaal bij WKR

Heldere administratie

Je doet er goed aan je administratie zo op te zetten dat je een helder overzicht hebt in hoeverre je een beroep kunt doen op WKR en de vrije ruimte. Zorg ook dat je administratie duidelijk aangeeft welke vergoedingen je vanuit de vrije ruimte hebt betaald en welke uit andere posten.

Thuiswerken

De stijging van de vrije ruimte kan je gebruiken om je medewerkers een vergoeding te geven voor de kosten van thuiswerken. Bij de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket heeft het kabinet aangegeven dat het de mogelijkheden van een onbelaste thuiswerkvergoeding onderzoekt. Dit zou bijvoorbeeld in de vorm van een extra gerichte vrijstelling kunnen gebeuren.

Lees ook: Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: de regels op een rij