Een van de deelnemers aan het rondetafelgesprek eorganiseerd door PW in samenwerking met ADP, trapte het gesprek af door het schetsen van een aantal HR-uitdagingen. Zoals het hybride werken. “Wij zijn gedurende corona massaal thuis gaan werken. Twee jaar lang is het kantoor eigenlijk potdicht geweest. Het was ook een periode met veel betrokkenheid, enorme productiviteit en weinig ziekteverzuim. Maar twintig procent van onze nieuwe medewerkers was nieuw, waaronder ik. De typische waarden die een cultuur reflecteren komen toch wel tot uiting in de persoonlijke benadering. Dus hebben we aangegeven dat medewerkers, nu de crisis achter ons ligt, drie dagen per week op kantoor moeten werken. Wij bieden daarin alle flexibiliteit, maar toch ligt er de uitdaging om iedereen weer terug te krijgen op kantoor.”

Betrokkenheid

Een andere deelnemer reageerde hierop. “Het hybride werken is bij ons niet zo’n issue. Ja, wij werken hybride en hebben de kantoren ook zo goed als dicht gehad. Nu zijn de kantoren open en kunnen mensen terugkomen, maar we zien graag dat ze willen terugkomen. Wij leggen ze geen verplichting op, maar we merken wel dat het alleen maar werken op afstand niet goed is voor de betrokkenheid, de onboarding, de onderlinge samenwerking, de creativiteit en het komen tot nieuwe ideeën. Die aspecten lukken alleen als je fysiek met elkaar samenwerkt. Toch merk ik dat het aantal medewerkers dat weer terugkeert naar kantoor, steeds groter wordt.”

Waarde om samen te werken

Een andere deelnemer herkent zich in de uitdagingen van hybride werken. “Werknemers vinden het lastig om weer op locatie te werken. Als medewerkers naar kantoor komen, willen ze graag met hun directe team samenwerken. Dan voelen ze direct de waarde om als team bij elkaar te zijn. En dus zijn we begonnen met teamdagen. Wij focussen hiermee op de waarde om samen te werken en niet alleen op kantoor werken omdat het moet.”

Een vierde deelnemer vult aan: “In de traditionele sector waarin ik werk, was van thuiswerken voor de coronacrisis geen sprake. Nu ontkom je er niet aan om hierin mee te gaan. Het is een niet te keren trend. En in mijn ogen geen negatieve ontwikkeling.” Het kantoor heeft als gevolg van de coronacrisis een andere functie gekregen, beschouwt een deelnemer. “Waar je er voorheen naar toe ging om puur en alleen te werken, doe je dat nu niet meer. Je gaat er heen om met mensen te zijn en afspraken te hebben. De e-mail komt wel als je thuis bent.”

HR ontzorgen door technologie

Het gesprek ging verder over technologie, een steeds belangrijker onderwerp binnen HR. “De payroll zorgt voor een schat aan data en daar kun je allerlei workflows aan vast koppelen die te maken hebben met je HR-processen. Dit is de basis om al je HR-processen zoveel mogelijk te automatiseren en digitaliseren. Toch moet je de medewerker, ook de niet HR-medewerkers, ook nog wel begeleiden in het juist gebruiken van de workflows. Maar het kan je als HR enorm ontzorgen en je de mogelijkheid geven om bezig te zijn met waarmee je bezig wil zijn”, aldus een deelnemer.

Een andere deelnemer schetste de situatie bij haar bedrijf. “Wij plannen in hoeveel handel we hebben en een systeem stelt voor welke roosters je daarvoor moet hanteren. Daar tweak je dan wat aan en dan is het klaar. Er is heel veel mogelijk. Toen ik hier ruim een jaar geleden kwam, werden er bij wijze van spreken nog papiertjes onder de deur doorgeschoven dat een medewerker ziek was. Dat typten wij vervolgens in. Nu draaien we een pilot om dat in ieder geval digitaal in te regelen.”

Met elkaar communiceren

Weer een andere deelnemer gaat in de op de vele verschillende systemen die het bedrijf gebruikt en de noodzaak dat die systemen goed met elkaar kunnen communiceren. “Je bent heel erg afhankelijk als bedrijf van wat die systemen kunnen. Wij hebben de laatste jaren flinke stappen gezet met de individuele systemen en die willen wij nu met elkaar laten praten. Wij hebben het er HR veel met elkaar over hoe we dat laten plaatsvinden. Met de privacywetgeving, zo is mijn gevoel, wordt het eerder moeilijker om al die systemen aan elkaar te linken, dan dat het makkelijker wordt. Zo hebben wij systemen voor verzuim, waar automatisch statistieken uitkomen. De contracten van medewerkers zijn allemaal digitaal en worden digitaal ondertekend.”

Programma's en systemen aan laten sluiten

Dergelijke programma’s en systemen goed op elkaar laten aansluiten, blijft een lastig onderwerp, stelt een deelnemer. “Wij zijn bezig met een pilot van ziekmelden in ADP en het automatisch melden bij de ARBO-unie. Ik heb het geluk dat ik een digitalisation officer heb. Iemand die dertig uur per week de kar trekt. Want je kunt het er niet naast doen, naast alle werkzaamheden. Het is een zoektocht, waarbij heel veel zaken tot in detail uitgezocht moeten worden en complexe processen en workflows die moeten worden ingeregeld. Dat geeft het nodige ‘gedoe’ en om daar stappen in te maken moet je daar full focus mee bezig kunnen zijn.”

Dergelijke processen inregelen kun je niet alleen, reageert een deelnemer. “Dat is een feit. Het is essentieel om hiervoor collega’s in te schakelen. Al dan niet van HR. Je hebt experts nodig die het al eens gedaan hebben. Mensen met een supportachtergrond bijvoorbeeld.”

Keuzes maken

Het is ook zaak om keuzes te maken, aldus een andere deelnemer. “De meest fantastische pakketten zijn in de aanbieding voor ons als HR, en problemen kun je oplossen met prachtige tools, maar wij hebben heel bewust de keuze gemaakt dat we werken met ADP en Workday. Dat betekent dat we tools en oplossingen laten liggen, die niet passen in deze pakketten. Je hebt er uiteindelijk alleen maar last van. We willen de data zoveel mogelijk in één bron.”

Verandermanagementtraject

Een deelnemer ziet de implementatie van technische hulpmiddelen meer als een verandermanagementtraject dan als een technisch traject. “Het allerbelangrijkste om de mensen mee te krijgen, is ze te verleiden. Je gaat gewoon aan de gang, zo is mijn strategie. Je moet elke keer een stapje doen en ongemerkt maar je dan progressie. Als ik een vijfjarenplan neerleg hoe we het gaan doen, haakt iedereen af. We laten zien dat digitaal ziek melden niet zo spannend is. Stapsgewijs nemen we leidinggevenden en de medewerkers mee.”

Iedereen kan technologie gebruiken

Toch is het een uitdaging om iedereen mee te krijgen in de steeds verder digitaliserende processen. “Voor een deel lukt dat ook echt niet. Je hebt, met alle respect, zestigplussers die niet willen veranderen. Terwijl de jeugd het belachelijk vindt dat ze een papieren contract krijgen, die ze moeten ondertekenen en terug moeten brengen naar kantoor. Voor een deel moet je accepteren dat mensen het niet willen, maar ze kunnen het allemaal. Volgens mij is er niemand die geen medewerkersapp kan bedienen op z’n telefoon.”

Een deelnemer reageert hierop door te stellen dat enkele medewerkers bij het bedrijf geen telefoon of laptop hebben. Zo kunnen zij hun vrije dagen ook niet digitaal doorgeven. “Dat is nog wel eens een uitdaging. Zij kunnen wel direct bij hun leidinggevende terecht, maar het betekent ook dat zij alle communicatie die wij versturen ook niet binnenkrijgen. Hierdoor moeten wij ook nog veel fysieke informatie op locaties aanwezig hebben.”

HR wordt data driven

De ronde tafel ging verder met de vraag: wat betekent de automatisering en digitalisering voor de functie van de HR-medewerker? Een deelnemer reageerde: “HR wordt steeds meer data driven. Je moet weten de data te lezen, te gebruiken en te combineren om daar conclusies uit te trekken. Dat maakt het anders dan de functie van 25 jaar geleden. De functie kan ook als zakelijker worden ervaren. Meer op data en minder zorgend. Dat is ook prima, want daarvoor is de manager primair het eerste aanspreekpunt voor de individuele medewerker.”

Een andere deelnemer beaamt dat. “Wij sturen ook steeds meer op data. Daardoor valt het menselijke aspect van HR wat weg. En de volgende stap is predictive analytics gebruiken in het werk.”

Data voor juiste stuurinformatie

Tot slot concludeert een deelnemer: “HR moet data ook gebruiken om het management te voorzien van de juiste stuurinformatie. Zodat zij op basis hiervoor ook de juiste beslissingen kunnen nemen. HR heeft hier een stevige vinger in de pap. Of moet die stevige vinger in de pap krijgen.”

Dit artikel is gesponsord door ADP