Personeelsverloop is een van de grootste bedreigingen voor het midden- en kleinbedrijf (mkb), vindt Edwin Dingjan, productmanager HR & Payroll bij Exact. “Bij vertrek van een werknemer gaat ineens veel kennis verloren en is een capaciteitstekort vaak direct merkbaar. Het kost veel tijd en inspanning om dat gat weer op te vullen. Dat is bij een organisatie met 1.500 medewerkers toch anders. Daar kan zo’n vertrek ook vervelend zijn, maar drukt het minder zwaar op de organisatie.”
Personeelsverloop is een van de grootste bedreigingen voor het midden- en kleinbedrijf”
“In de coronatijd is werk meer verweven geraakt met het privé leven van mensen”, vult Exact-collega en Solutions Marketeer Vera Lenaerts aan. “We komen uit een tijd van meer, meer, meer, waar mensen reistijden voor lief namen. Die balans tussen werk en privé is plots veranderd, grotendeels in positieve zin. Die omslag is blijvend. Als werkgever moet je daarin meegaan.”
Mag ik op kantoor werken?
“Voorheen vroeg je aan de werkgever of je een dag thuis kon werken”, zo vervolgt ze. “Nu is het andersom en moet je vooraf vragen of je een dag op kantoor kunt werken. Goede HR-software kan dit ondersteunen. Dan zie je direct of er voldoende werkruimte beschikbaar is en geef je zichtbaar aan wanneer je op kantoor werkt. Je leidinggevende – of eigenlijk het hele team – kan zo de drukte managen en gezamenlijke overlegmomenten afspreken.”
Voor het opnemen van verlof geldt dit al evenzeer. In een HR-app kan de werknemer diens actuele verlofsaldo zien en ook de dagen/weken waarin collega’s met verlof zijn. Met die kennis is de gewenste vakantie beter te plannen. De kans op honorering van het verlofverzoek neemt toe en tegelijkertijd zorgen medewerkers zelf voor een betere vakantiespreiding.
Op elk device 24/7
In veel bedrijven worden HR-gerelateerde zaken, zoals contracten, verlofuren, verzuimmeldingen en declaraties, verspreid door de organisatie bijgehouden, bijvoorbeeld in Excel-lijstjes en Outlook. “Dit leidt in de praktijk tot bijvoorbeeld vertraging in de afhandeling van verlofaanvragen of declaraties en daarmee tot irritaties bij werknemers”, weet Lenaerts.
“Alleen met die administratieve processen is al zo veel te winnen. Het kan allemaal in één HR-toepassing, waartoe ook de medewerker toegang heeft. Een app die simpel werkt, snel en veilig is, op elk device beschikbaar, 24/7. Wat je in de online wereld tegenkomt, bijvoorbeeld bij het boeken van een reis of bestellen van een product, willen medewerkers ook ervaren met HR-functies. Twintigers en dertigers gaan echt niet meer op hun loonstrook kijken hoeveel verlofuren ze nog hebben.”
Kostbaar en onveilig
Bedrijfsmiddelen als een auto, laptop of andere werkplekfaciliteiten moeten eveneens onderdeel zijn van die HR-software. “Al was het maar om alles op één plek te hebben. Dat maakt het minder foutgevoelig en vooral veel efficiënter”, zegt Dingjan.
“Gebrek aan overzicht levert bij vertrek van een werknemer vaak problemen op”, zo geeft hij een praktijkvoorbeeld. “Dan is niet helder welke middelen de medewerker allemaal tot diens beschikking had. Dat geldt vooral voor software. Mensen werken vaak nog heel lang op licenties van hun oude werkgever. Dat is niet alleen kostbaar maar brengt ook grote veiligheidsrisico’s met zich mee.”
Onboarden
In een tijd waarin in veel sectoren de vraag naar arbeidskrachten groter is dan het aanbod en mensen gemakkelijk switchen van werkomgeving, is behoud van talent cruciaal, benadrukt Dingjan. “De cultuur van de organisatie is belangrijk en HR helpt je bij de uitstaling daarvan. Goede HR kan mensen aan je binden. Dat begint al bij het aannemen van nieuw personeel”, vindt hij.
Uit onderzoek blijkt dat de helft van de mkb’ers overweegt om HR-processen bij de accountant neer te leggen”
“Sommige organisaties gebruiken daarvoor een onboarding-app. Nog vóór dat je in dienst treedt, krijg je om de paar dagen nieuwe informatie, kun je alvast bedrijfsmiddelen bestellen, krijg je documenten over producten of de bedrijfsvisie, kun je contact leggen met je toekomstige collega’s, enzovoorts. Als de eerste werkdag eenmaal aanbreekt, kan die persoon gelijk aan de slag en heeft die al feeling met de bedrijfscultuur.”
Stap voor stap
De omvang van HR-applicaties en bijbehorende ondersteuning is afhankelijk van de behoeftes van een bedrijf, onderstreept het duo. “Een bedrijf met honderd kantoormedewerkers heeft andere vragen dan een bedrijf met 25 buitendienstmensen. Het ene mkb-bedrijf wil de administratieve processen gewoon goed op orde hebben, terwijl de andere actief aan de slag wil met de duurzame inzetbaarheid van z’n mensen. Dat zijn totaal verschillende vragen. De ene keer is het antwoord redelijk ‘lean & mean’, de andere keer veelomvattender. Dat kenmerkt ook de diversiteit binnen het midden- en kleinbedrijf.”
Een goed HR-proces hoeft niet direct allesomvattend te zijn”
Uit onderzoek blijkt dat de helft van de mkb’ers overweegt om HR-processen bij de accountant neer te leggen. Die trend vraagt van accountants- en administratiekantoren een meer holistische kijk op de ondersteuning van ondernemers. Goede HR-software, waartoe ook werkgever en werknemer toegang hebben, kan ze daarin ondersteunen.
Een goed HR-proces hoeft niet direct allesomvattend te zijn, nuanceert Lenaerts tot slot. “Bij grote bedrijven is het vaak het resultaat van een jarenlang proces. Een mkb-bedrijf kan daar stap voor stap naartoe groeien. Het begint vaak bij het structureren van HR-data, alles in één applicatie. Het mkb hoeft niet alles zelf te doen; het wiel is vaak al deels of geheel uitgevonden.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met HR & Salarissoftware specialisten van Exact.
