De concernregeling heeft te maken met de vrije ruimte uit de zogeheten werkkostenregeling (WKR). Met de WKR mag u als werkgever jaarlijks maximaal 1,2 procent van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen (een terbeschikkingstelling betreft bijvoorbeeld een leaseauto, waarmee werknemers ook privé rijden).

Dit is de zogeheten ‘vrije ruimte’. Hierover betaalt u geen loonbelasting. Voor het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting via een eindheffing van 80 procent. U bent dan geen werknemersverzekeringspremie verschuldigd.

Vrije ruimte concern

Vormt uw vennootschap met andere vennootschappen een concern dan kunt u de vrije ruimte ook berekenen met de concernregeling. U benut dan de complete vrije ruimte binnen een concern. Hierbij hoeft u de vergoedingen en verstrekkingen die voor werknemers van de verschillende concernonderdelen gelden niet op te splitsen. Dit levert vaak belastingvoordeel op, omdat u de vrije ruimte efficiënter gebruikt dan wanneer dat vanuit de afzonderlijke vennootschappen gebeurt.

Fiscale voorwaarden concernregeling

Een eerste voorwaarde voor het gebruik van de concernregeling is dat alle deelnemende inhoudingsplichtigen (vennootschappen) het hele kalenderjaar in concernverband opereren. Concernonderdelen die in het kalenderjaar toe- of uittreden, moeten zelf belasting afdragen bij overschrijding van hun vrije ruimte.

Als tweede voorwaarde geldt dat er sprake moet zijn van een moederbedrijf dat 95 procent of meer van de aandelen heeft in (klein)dochterbedrijven.

Grootste fiscale loonsom

Gebruikt u de concernregeling dan telt u het totale fiscale loon van de verschillende concernonderdelen op. Hierbij betaalt het concernonderdeel met de grootste fiscale loonsom de eventuele eindheffing bij overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte.

De wetgever heeft daarbij alle betrokken werkgevers van een concern hoofdelijk aansprakelijk gemaakt om te zorgen dat een concern de belasting ook echt afdraagt.

Nauw verbonden stichtingen

Stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch een eenheid vormen, kunnen ook een beroep doen op de concernregeling. Daarvoor moet de stichting het recht hebben om nieuwe bestuursleden van een andere stichting te benoemen. Ook moet de stichting aanspraak kunnen maken op het vermogen van een andere stichting als deze ophoudt te bestaan.

Verplichte gegevens

Wilt u de concernregeling toepassen dan moet u per concernonderdeel de volgende gegevens vastleggen:

• naam en loonheffingennummer;
• het totale fiscale loon;
• een overzicht van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor het concernonderdeel de vrije ruimte gebruikt;
• een berekening van de te betalen loonbelasting op concernniveau en de naam van het concernonderdeel dat de belasting aangeeft en betaalt.

Uiterste afrekenmoment

U bent vrij om al dan niet gebruik te maken van de concernregeling. Op het uiterste afrekenmoment, de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar, kunt u kiezen om de concernregeling wel of niet toe te passen. Zorg er daarom voor dat u in dat eerste tijdvak alle gegevens heeft om tijdig te kunnen bepalen of gebruik van de concernregeling voordelig is. Maak hierover duidelijke afspraken met de verschillende vennootschappen in het concern.

Meer lezen over fiscale aspecten van arbeidsvoorwaarden? Download de publicatie Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden