Zo verbeter je de prestaties op kantoor

Dat veel zitten lichamelijke klachten op kan leveren, is inmiddels wel bekend. Maar er zijn nog veel meer redenen waarom de kantoormedewerker regelmatig van zijn bureaustoel af moet.

Een blokje om tijdens de pauze, dat gebeurt misschien nog net. Maar in het algemeen brengen veel medewerkers op kantoor de dag vooral zittend door. Ergens willen we heus wel meer afwisselen tussen zitten, staan en bewegen, maar het blijkt lastig om ons huidige gedrag te veranderen.

“De moderne technologie nodigt ook uit om een groot deel van de dag zittend door te brengen. We hebben auto’s, laptops, thuisbezorg-services en Netflix; voor de gemiddelde doordeweekse dag is maar weinig beweging nodig”, erkent Myrthe van Stralen, senior consultant bij BakkerElkhuizen, onderdeel van Office Athletes Group, dat oplossingen biedt voor gezond computergebruik. “Voor medewerkers betekent de digitalisering van het werk bovendien dat ze meer moeten presteren. Het gevolg zien we al in de praktijk: minder beweging op kantoor, hoge werkdruk en meer uren achter de computer”, aldus Van Straalen.

De voordelen van beweging op kantoor

Voor een gezond lichaam en gezonde geest is beweging nodig, blijkt uit diverse onderzoeken. “De gezondheidsrisico’s van urenlang zitten op een dag variëren van rug- en nekklachten tot kanker, cardiovasculaire ziektebeelden en metabolische verstoringen”, zegt Van Stralen. Maar ziet de medewerker wel in wat er te winnen valt? Zijn de voordelen van afwisseling in houding en beweging op de werkvloer bekend?

Probleemoplossend vermogen neemt toe

Behalve de winst voor de lichamelijke gezondheid, heeft regelmatig bewegen namelijk nog een groot voordeel. “Onderzoek toont aan dat de kans op depressie bij een zittend bestaan groter wordt”, zegt Van Stralen. Daarnaast verhoogt het inlassen van herstelmomenten tijdens beeldschermwerk de werksnelheid en verlaagt het het aantal fouten, blijkt uit onderzoek (Van den Heuvel et al., 2002; Hedge et al., 2001). “Als medewerkers tijdens deze herstelmomenten hun werkplek verlaten en wandelen, verhoogt het energieniveau en kijken medewerkers bij terugkomst anders naar problemen. Dit leidt tot meer creativiteit en een beter probleemoplossend vermogen”, aldus Van Stralen.

Drie minuten wandelen

Vertaald naar de praktijk kunnen beeldschermwerkers hun werkprestatie aanzienlijk verbeteren door ieder uur drie minuten hun werkplek te verlaten en een korte wandeling te maken. “Zo onderzochten de onderzoekers Oppezzo en Schwartz (2014) van de Stanford University in een reeks experimenten de creativiteit van een groep proefpersonen. Zij lieten de proefpersonen zitten, wandelen of afwisselend zitten en wandelen. Het aantal nieuwe ideeën dat de proefpersonen aansluitend bedachten, verschilde per activiteitenregime. Wanneer de proefpersonen bleven zitten was de creativiteit het laagst, wanneer ze continu wandelden of afwisselend wandelden en zaten was de creativiteit het hoogst. Elk uur drie minuten wandelen verhoogt de creativiteit. Een zogenaamde software-interventie, die aanstuurt op het regelmatig onderbreken van de werkzaamheden, kan dus een enorme winst opleveren.”

Eigenaarschap over gezondheid

Je kunt als werkgever natuurlijk ook allerlei vitaliteitsprogramma’s starten en begeleid bewegen onder werktijd aanbieden. “Het groepsgevoel kan dan een reden zijn om te participeren. Maar als dat programma stopt en het groepsgevoel wegvalt, is er een groter kans dat de reden om gezond gedrag te vertonen ook wegvalt, zo blijkt uit onderzoek, Als je als werkgever je werknemers eigenaarschap wilt geven over hun eigen gezondheid, dan is een softwareprogramma, zeker op de lange termijn, wellicht effectiever”, zegt Van Straalen.

Prestaties verbeteren met hulpmiddelen

Maar er zijn nog meer middelen en technieken waardoor de prestaties verbeteren van kantoorwerkers. Uit onderzoek is bijvoorbeeld gebleken dat medewerkers sneller werken met een laptop als zij een laptopstandaard, een externe muis en een extern toetsenbord gebruiken (IJmker, 2016). Daarnaast zorgen technieken als blind typen en het toepassen van sneltoetsen duidelijk voor betere prestaties. “Zowel voor het inlassen van herstelmomenten als voor het gebruik van hulpmiddelen en het aanleren van digitale vaardigheden geldt: de medewerkers dienen kraakhelder te weten wat ze moeten doen en hun gedrag aan te passen om de positieve gevolgen te ervaren”, zegt Van Straalen.

Prestaties verbeteren door flow

Daarnaast kan ook de kantooromgeving ervoor zorgen dat de medewerker op kantoor beter presteert. Veel mensen zitten tegenwoordig in een kantoortuin met akelige akoestiek en verminderde privacy. Diepe concentratie raakt in zo’n omgeving al snel verstoord. “Het kan 20 minuten of meer duren om in goede concentratie te raken, wat vervolgens kan leiden tot flow. ”, stelt Florijn Vriend, Well Building Expert bij Kernwaarde Groen dat helpt om duurzame gebouwen te realiseren. Een flow bereiken, is belangrijk, zo blijkt ook uit onderzoek. “Flow is met name gelieerd aan genot en met intrinsieke motivatie om een taak te volbrengen en bij te schaven aan al bestaande vaardigheden. We zouden kunnen stellen dat hoe meer we in een flow zitten, hoe gelukkiger we ons voelen. De kans op een flowervaring vergroten, is dus sterk in het belang van zowel werknemer als werkgever.“

Ruimte die aansluit bij persoonlijkheid medewerker

De toestand van flow is echter kwetsbaar. Het kan ook zo weer abrupt afgebroken worden door bijvoorbeeld harde muziek, een telefoontje of door een luidpratende collega. “Hoe je met veel prikkels omgaat, kan afhankelijk zijn van je persoonlijkheid”, zo stelt Vriend. “Is het dan geen gemiste kans dat organisaties zelden kijken naar waar een omgeving aan moet voldoen om aan te sluiten bij verschillende persoonlijkheden? Vooralsnog wordt er vanuit de HR-zijde met name gekeken naar skills, competenties, ervaring, naar job fit, person-organisatie-fit, maar niet naar de person-environment-fit. En vanuit de ontwerp- en facilitaire hoek wordt er wel gekeken naar activiteiten die in een organisatie plaatsvinden en hoe de werkomgeving zo comfortabel mogelijk gemaakt kan worden, maar niet naar de verdeling van persoonlijkheden over de beschikbare ruimte.”

Ook Wim Pullen, directeur van het Center for People en Buildings, vindt dat de werkplek moet passen bij iemands persoonlijkheid. “Bij Personality based working gaat het erom dat er een plek is die bij je persoonlijkheid past. Ben je introvert, heb je behoefte aan afzondering en rust, dan wil je een plek waar het niet zo hectisch is, met door elkaar pratende en telefonerende collega’s. Heb je u een hoge persoonlijke structuurbehoefte dan is het niet erg om aan dat satirische kantoorcliché te voldoen om dag in dag uit tegenover dezelfde collega te zitten, op vaste tijden uw koffie te halen en je boterhammen te eten uit de al jarenlang gebruikte plastic broodtrommeltje.”

“Medewerkers moeten zoveel mogelijk worden ondersteund bij het bereiken van diepe concentratie”, vindt ook Van Stralen. “Een oplossing kan het aanbieden van afgesloten, flexibele ruimtes zijn, die je met een duidelijk doel – rust van prikkels – af en toe kunt gebruiken. Personality based working kan zo een mooi stap zijn naar betere concentratie en betere prestaties van de medewerkers.”

Gerelateerde content:
HR als coach in de werkomgeving
Negen tot vijf werker kent minste werkstress
Cultuurbezoek goed voor vitaliteit