Een voorbeeld ter verduidelijking: een bedrijf met vijftig medewerkers, die in verschillende frequenties reizen voor woon-werk of voor zakelijke afspraken. Een groot deel van de medewerkers maakt daarbij gebruik van verschillende vervoersmiddelen (vandaag de auto, morgen een deelauto, overmorgen een dienstreis met de trein). Medewerkers dienen hun reiskosten (en overige kosten) in aan de hand van een helder proces: ze kopiëren de bonnetjes of scannen deze in, verwerken de gemaakte reisbewegingen digitaal of aan de hand van een declaratieformulier. Al deze declaraties moeten verzameld, geaccordeerd, geordend en verwerkt worden.

Declaraties reiskosten een vrolijke chaos

In het ideale geval gebruiken alle medewerkers gewoon dezelfde leaseauto en houdt iedereen de reizen correct bij. Maar het ideale geval bestaat niet. In de praktijk zijn declaraties van reiskosten vaak een vrolijke chaos. En is het voor de manager en HR behoorlijk jongleren met verschillende administraties om alles correct af te handelen. Het lastige daarbij is ook nog ‘s dat declareren een hygiënefactor is: als het goed gaat hoor je niks, maar als het misgaat, is er trammelant.

Er zijn maar weinig medewerkers die je in de
pauze hoort zeggen: ‘Heerlijk, vanmorgen
weer zó fijn m’n declaraties ingediend.’

Administratie kost meer dan declaratie zelf

Mobiliteit is vaak de tweede of derde kostenpost voor een bedrijf. En daar komen dan regelmatig nog verborgen kosten bij, zegt Marco van Dijke van onafhankelijk mobiliteitsplatform YOR24: “We hebben weleens berekend dat een traditionele handmatige declaratie meer dan 20 euro kost om te verwerken. Ook wanneer een treinritje maar zeven euro heeft gekost.”

Wat het voor HR lastig maakt is dat de diversiteit zo groot is: “Bij verschillende vervoersmiddelen en aanbieders van mobiliteitsdiensten heb je verschillende leveranciers, met verschillende kostenpatronen, verschillende gebruikersvoorwaarden én verschillende pasjes. Bovendien komt de fiscus ook af en toe meegluren, wat het allemaal behoorlijk complex maakt. Voor je het weet ben je twee keer zoveel tijd en geld kwijt aan de administratiekosten rondom reizen, dan aan het reizen zelf.”

Onbegrip en gezeur

Daarbij komt dat medewerkers hun reiskostenadministratie zelden leuk vinden. Er zijn maar weinig medewerkers die je in de pauze hoort zeggen: ‘Heerlijk, vanmorgen weer zó fijn m’n declaraties ingediend.’ Van Dijke: “Niet alleen werknemers vinden het proces ineffectief, ook werkgevers vinden het traditionele proces tijdrovend. Ze krijgen moeilijke vragen, en wanneer het een keer misgaat is er veel onbegrip en gezeur.”

Er zijn in de markt meerdere aanbieders te vinden
die het gebruik van mobiliteitsvoorzieningen
in één systeem samenvoegen

Automatiseren van mobiliteitsbeleid

Door veel handmatige handelingen en controles uit het declaratieproces te snijden – door slim te automatiseren – kan veel gewonnen worden. Daarmee zorg je dat beleid wordt nageleefd en zowel medewerker als werkgever zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan het indienen, verwerken en betaald krijgen van declaraties.

“Er zijn in de markt meerdere aanbieders te vinden die het gebruik van mobiliteitsvoorzieningen in één systeem samenvoegen. Niet in alle gevallen zijn hierin de kaders van het mobiliteitsbeleid verwerkt, zodat declaraties automatisch worden getoetst aan wat de medewerker wel of niet zakelijk mag declareren. Het automatiseren van mobiliteitsbeleid verlaagt de kosten, vermindert fouten en geklaag en verhoogt de hoeveelheid uren die medewerkers weer aan hun primaire taken kunnen besteden vanwege het gemak dat ze ervaren.”