Een half jaar geleden raakte Agnes Jongkind, Senior HR Director bij ADP, in gesprek met een van haar collega’s. “Er was haar iets opgevallen dat zij met me wilde delen. Sinds de uitbraak van corona had ze veel overleg gehad over de inzet van systemen en data – maar niet met HR-directeuren. Haar gesprekspartners bestonden voor bijna 100 procent uit CFO’s. HR lijkt wat dit betreft onzichtbaar.”

Het zette Jongkind aan het denken. “Ik ben opgeleid als traditionele HR-professional. Die data-gedrevenheid, die heb ik mezelf eigen moeten maken. Dus vraag ik me af hoe dat zit met andere HR-professionals. Kunnen die bouwen aan een solide businesscase? En zijn hun adviezen werkelijk gebaseerd op goede data?”

Lees ook: Hoe de juiste skills op de juiste plek zorgen voor succesvolle datagestuurde beslissingen

Voetbal

Precies deze vragen stonden centraal tijdens een online lunch, georganiseerd door ADP en PW. En met een goede reden. Want over één ding waren de deelnemers het eens: data zijn belangrijk, niet alleen voor bijvoorbeeld finance en marketing, maar ook voor een HR-afdeling. En dat belang zal de komende jaren alleen maar toenemen. 

Of je het nu hebt over werving en selectie, leren en ontwikkeling, of het bouwen van businesscases, zonder data is het allemaal niet mogelijk. Luister naar Joanny Lijbers, Head of HR and Digital Transformation Benelux bij Unilever: ‘Toen ik hier laatst over sprak met een collega, ging het al snel over de kracht van voetbalclubs, die echt alles van hun spelers weten. Waarom kunnen wij het niet net zo aanpakken, maar dan met onze talenten? Als zij ons toegang geven tot hun data, geven wij vervolgens ook iets terug, namelijk exact op hen afgestemde opleidingstrajecten en carrièreperspectieven. Dan vergroot je de kans dat ze lang blijven enorm.”

Data zijn dus belangrijk, maar zijn HR-functionarissen ook in staat om ze te verzamelen en goed in te zetten? Volgens Anil Kishoendajal, Senior HR Director EMEA & ASIA bij ChargePoint, staan we historisch gezien op een achterstand.

“In de jaren ‘90 schreef ik mijn proefschrift over HR en data aan de Hogeschool van Utrecht. Maar docenten daar hadden, op enkelen na, niet eens een computer. Het was immers een sociale faculteit. Toen zei ik al dat ze zich in data moesten verdiepen, zodat ze dezelfde taal konden spreken als de businessleiders, en die boodschap is volgens mij nog steeds actueel. Kijk naar de tegenwoordige HR-opleidingen. Natuurlijk, die zijn ten opzichte van 30 jaar geleden wel verbeterd. Maar ze zitten nog steeds aan de zachte kant, en minder aan de organisatie-designkant.”

Lees ook: 'HR doet te ingewikkeld over data'

Finance

Gaat het ook zover dat HR zijn data-rol laat liggen, en dat de gesprekken hierover worden gedomineerd door finance? Niet bij de Rabobank. “Natuurlijk, er zijn veel HR-functionarissen die met die data worstelen, vooral als ze beschikken over een traditionele HR-achtergrond”, zegt Kim Teunis, Programmadirecteur ‘New Way of Working After Corona’ bij de Rabobank.

“Vaak is het probleem dat ze werken met verschillende systemen, wat leidt tot uitdagingen bij de datadefinities. Maar toch, bij ons bedrijf zie ik niet dat finance de leiding heeft genomen. We trekken juist met ze op, net als met facilities en IT, om zo de hele employee journey te kunnen monitoren en verbeteren. Wij hebben veel onderzoek uitgevoerd om de meningen en ervaringen van medewerkers boven tafel te krijgen. Wat ik claim dat de waarheid is, is nu ook gebaseerd op feiten, en dat heeft mij enorm geholpen om business cases te bouwen en de goedkeuring te krijgen van de board. Bovendien hebben wij een HR-systeem uitgerold voor het hele bedrijf wereldwijd, en we zijn bezig om een tool te bouwen om HR-data te combineren met die van finance.”

Met name dat laatste is een goed idee, vindt Baptiste de Dree, Managing Director Payroll International bij FedEx. Hij is geen HR-man, maar heeft zijn wortels juist in finance. Dus beziet hij HR met een externe blik. “Ik heb regelmatig overleg met de HR-afdeling, en dus is het belangrijk dat we dezelfde taal spreken. Als iedereen werkt met dezelfde data en dezelfde interpretatie daarvan, is dat een enorme stap vooruit. Dit kunnen we bereiken door een juiste koppeling van de verschillende systemen. Hier is automatisering van de gegevensoverdracht een belangrijke factor en enabler.” 

Bedenk wel, benadrukt hij, finance alleen kan geen businesscase bouwen. “Wij zorgen alleen voor het framework. Wij controleren of er sprake is van consistentie in de aannames, methodologie en presentatie. Maar de input en de verhaallijn moet komen van de business, bijvoorbeeld van marketing of HR.”

Lees ook: 'Ik word de HR-datavertaler binnen onze afdeling'

Agile

Het bleek hierboven: veel HR-afdelingen investeren in nieuwe systemen. Maar volgens Kishoendajal gaat dat gepaard met een risico. “Natuurlijk, je kunt daar heel veel geld aan besteden, maar de bestaande systemen kunnen al bijna alles. Bovendien, op het moment dat je miljoenen in zo’n systeem hebt geïnvesteerd, zit je er ook aan vast. En dan blijkt vaak dat zo’n systeem niet agile genoeg is. Zo hebben veel bedrijven een enorme uitdaging: het aantrekken en behouden van technisch personeel. Na één functioneringsronde zijn ze die meestal al kwijt aan een concurrent.”

Daarom werken ze in Silicon Valley met een continue feedback. “Niet één keer per jaar een functioneringsgesprek”, zegt Kishoendajal, “maar een continue stroom van data over je functioneren, die ook voor alle collega’s is in te zien. Echter, daar moeten je systemen wel voor zijn toegerust. Wat dat betreft lopen we achter op bijvoorbeeld marketeers. Die weten echt alles van een consument: wie koopt wat bij welke supermarkt en waarom?”

En in dat laatste schuilt volgens Jongkind een deel van de oplossing: Versterk HR met andere disciplines. “Van oudsher werkt HR al samen met finance als het gaat over payroll-data. Daar zijn beide afdelingen namelijk in geïnteresseerd. Maar tegenwoordig zie ik een andere trend: veel medewerkers in HR-teams beschikken niet langer over een traditionele HR-achtergrond. Ze komen bijvoorbeeld uit de business, of vervulden tot voor kort allerlei servicefuncties. Ja, ik zou mijn HR-afdelingen zeker willen versterken met collega’s van bijvoorbeeld finance en marketing. Die brengen veel kennis mee over data. En bovendien: als je dit soort uiteenlopende achtergronden combineert, spreek je ook meer de taal van het bedrijf.”

Lees ook: People Analytics: van data naar strategisch inzicht

Corona

Terug naar de vraag in het begin: speelt HR als het om data gaat inderdaad een bijrol? Want interessant genoeg kwam HR de laatste tijd tot nieuwe inzichten – gebaseerd op juist die data. “In deze tijden van corona krijgen wij veel data door survey’s en door vragen te stellen aan werknemers”, vertelt Lijbers. “En we zagen dat de medewerkers door het thuiswerken en het gebruik van MS Teams, non-stop bezig waren met vergaderen. Ze hadden zelfs nauwelijks tijd om tussendoor koffie te halen of naar het toilet te gaan. Dus zorgen we ervoor dat die vergaderingen voortaan geen half uur of een heel uur duren, maar 25 of 55 minuten. Dan krijgen mensen steeds een kleine pauze. Iets soortgelijks zie je met vakanties. Vooral in het begin van de lockdown werden die nauwelijks opgenomen: mensen konden toch nergens heen. Maar buitenlandse reizen of niet, je medewerkers moeten natuurlijk wel kunnen bijtanken. Met deze data kun je medewerkers hierbij helpen.”

Een continue stroom van data over medewerkers dus. Maar… mag je die wel gebruiken? Volgens Jongkind is dat niet heel duidelijk. “Vooral aan collega’s buiten de EU moet ik nogal eens uitleggen wat de wettelijke beperkingen zijn op het gebied van privacy. We kunnen zien hoeveel vergaderingen mensen bijwonen, maar op corporate level kun je daar heel weinig mee doen. Ook niet als mensen hierin toestemmen. Ja, data zijn voor een HR-afdeling erg belangrijk, maar je moet wel rekening houden met het wettelijk kader.”

Doel

Het kwam tijdens het gesprek regelmatig terug: je kunt wel data verzamelen, maar wat is daarmee je doel? Kishoendajal zag dat bijvoorbeeld in de tijd dat hij nog in Frankrijk werkte. “Daar beschikken ze over een heel sterke sociale reporting; die is daar ook verplicht. Ik weet het nog goed: jarenlang heb ik formulieren met data moeten invullen. Ik haatte dat, want er was niemand die wat met die data deed: ze werden niet omgezet naar informatie. En dat zie je heel veel, ook in Nederland. Er worden al verschrikkelijk veel data verzameld, ook door HR. Het probleem is alleen dat die data niet altijd worden omgezet in informatie die HR en het bedrijf echt verder helpt. Veel organisaties rollen het zoveelste informatiesysteem uit, zonder precies te weten hoe deze de organisatiedoelen ondersteunen.”