Veel mensen vinden het moeilijk om zich uit te spreken op het werk. HR speelt een belangrijke rol in het stimuleren van een organisatiecultuur waarin medewerkers zich meer durven en kunnen uitspreken. Dit draagt niet alleen aantoonbaar bij aan hun welzijn, een constructief (gespreks-) klimaat heeft ook een positief effect op de slagkracht en productiviteit van de organisatie als geheel.

Door Mascha Weijers

Dat ‘niet-zeggen waar het op staat’ wijten mensen vaak aan hun beroepsaard, bijvoorbeeld een kloppend zorghart, of hun introverte, technische inslag. Of ze denken dat het ligt aan de lokale cultuur: de typisch Limburgse, Brabantse of Twentse… Maar wat blijkt? Dit is een universeel psychologisch verschijnsel: vrijwel iedereen vindt het lastig om zich uit te spreken. Zodra het ongemakkelijk of confronterend wordt, zoeken mensen een uitweg of afleiding. We relativeren, verzachten ons punt met verkleinwoorden en disclaimers, lachen het weg of zwijgen erover. En áls we besluiten om iets bespreekbaar te maken, dan stellen we het toch graag uit tot een geschikter moment. En van dat uitstel komt meestal afstel.

Geen openheid? Organisatie loopt veel mis

Op het werk is dat heel vaak aan de orde. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 85 procent van alle medewerkers er weleens bewust voor kiest iets niet te zeggen dat voor het werk wel van belang is. Het maakt daarin niet uit of je medewerker of leidinggevende bent. Zo gaat er elke dag veel energie, aandacht, tijd en geld verloren aan onnodig ingewikkelde communicatie en samenwerking. Hierdoor blijft potentieel onbenut en worden fouten niet (tijdig) gecorrigeerd.

Als mensen zich niet uitspreken, stoppen ze over het algemeen als eerste met het noemen van de dingen die het werk leuker maken”

Als mensen zich niet uitspreken, stoppen ze over het algemeen als eerste met het noemen van de dingen die het werk leuker maken. Denk aan innovatieve ideeën, creatieve invallen, proefballonnetjes en suggesties voor verbetering. Die input loop je als organisatie dan dus mis. Met het uiten van zorgen en wijzen op risico´s gaan mensen vaak nog wel een tijdje door, maar uiteindelijk stopt zelfs dat. En de werksfeer? Die wordt er intussen niet beter op.

Individu en organisatie

Werkgevers die dit willen doorbreken, doen er goed aan om zowel het individu als de organisatie te versterken.

Zo versterk je het individu
Voordat je gericht skills kunt verbeteren, is het belangrijk dat medewerkers duidelijk hebben wat hen precies beweegt of tegenhoudt om zich uit te spreken. Wat dit is, verschilt per persoon en per context. Soms maakt de setting het lastig, soms het onderwerp en soms een eerdere ervaring met de gesprekspartner. Wat voor de één een lastige gesprekssituatie is, hoeft dat voor een ander dus niet te zijn. Standaardtrainingen en workshops over bijvoorbeeld onderhandelen, feedback geven of adviseren gaan grotendeels voorbij aan deze situationele factoren. Medewerkers leren wel de theorie, maar zijn niet geholpen om zich daadwerkelijk uit te spreken.

Wat helpt is een sparringpartner die scherp luistert naar wat er voor deze medewerker speelt”

Oefenen op maat kan een medewerker helpen een lastig gesprek op het werk toch aan te gaan. Wat helpt is een sparringpartner die scherp luistert naar wat er voor deze medewerker speelt. Een professioneel en geoefend oor hoort welke psychologische basisbehoeften er spelen. Pas als medewerkers die behoeften (h)erkennen, kunnen zij gericht oefenen om zich uit te spreken in een situatie waarin zij dat nu nog niet durven of kunnen. Op basis daarvan leren ze hun taal, stem en expressie effectiever in te zetten.

In tegenstelling tot wat werkgevers verwachten, hoeft dat oefenen niet veel tijd te kosten. Vaak is iemand met een of twee keer een uurtje sparren al geweldig geholpen. Organisaties kunnen hun medewerkers helpen door hulp bij gesprekken standaard op te nemen in hun L&D-aanbod, zodat medewerkers er laagdrempelig gebruik van kunnen maken. Daarmee laat je als werkgever meteen zien dat je de stem van de medewerker echt belangrijk vindt.

Zo versterk je de organisatie
Werken aan vaardigheden van het individu is echter niet genoeg om hardnekkige gesprekspatronen te doorbreken. Een open cultuur vormt daarvoor de basis. Zo’n open cultuur creëren kan met verschillende interventies. Het gaat erom dat medewerkers in het dagelijks contact de ruimte ervaren zich te uiten. Een organisatie laat dan in alles zien dat de stem van de medewerker telt en dat het begrijpelijk is dat het voor medewerkers moeilijk kan zijn om zich uit te spreken.

Het gaat erom dat medewerkers in het dagelijks contact de ruimte ervaren zich te uiten”

Medewerkers ervaren die openheid vooral wanneer leidinggevenden medewerkers consequent uitnodigen om dat te doen. Dat vraagt van leidinggevenden dat ze vragen stellen en actief luisteren, steeds opnieuw. Vanuit oprechte belangstelling, met aandacht en een onderzoekende houding. HR-professionals kunnen hen hierin adviseren omdat zij vaak al een vertrouwde gesprekspartner zijn.

Daarnaast helpt het als in organisatie-ontwikkelprogramma’s interactiemomenten zijn ingebouwd waarin medewerkers actief kunnen meedenken en bijdragen, zodat ze daadwerkelijk inspraak hebben op de momenten die ertoe doen.

HR als aanjager

HR-professionals zijn bij uitstek de aanjagers om beweging te krijgen bij medewerkers en in de organisatie. Enerzijds
omdat ze gaan over leren en ontwikkelen, anderzijds omdat ze als geen ander weten wat er speelt in de organisatie en een
belangrijke sparringpartner zijn voor medewerkers en leidinggevenden. Hoe mooi zou het zijn als HR een beweging op gang brengt waarin mensen, ook op het werk, gewoon zeggen wat ze op hun hart hebben?

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met www.rechtdoorzee.nu. Mascha Weijers is directeur van
Rechtdoorzee.