Bijna altijd is een auto van de zaak een leaseauto. Zo’n auto huurt u tegen een vaste vergoeding voor een vaste periode, waarbij de auto eigendom blijft van de leasemaatschappij. Een leaseauto van de zaak kan voordeliger zijn dan een kilometervergoeding. Denk aan een medewerker die veel zakelijke kilometers maakt of op veel verschillende locaties werkt. Daarnaast kunt u medewerkers die vaak klanten bezoeken zo de beschikking geven over een nieuwe en representatieve auto. Tenslotte biedt u medewerkers met een zakelijke leaseauto ook een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.
Voorkom een naheffing
Houd er rekening mee dat u voor een leaseauto samen met de medewerker een sluitende rittenregistratie moet bijhouden. Kunnen u of de medewerker volledig zakelijk gebruik van een leaseauto niet aantonen dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag en eventueel een boete opleggen. Uiteraard mag een medewerker de leaseauto ook privé gebruiken, maar dit is wel gelimiteerd tot een aantal kilometers.
Het hangt af van de specifieke situatie wie die aanslag of boete krijgt (zie daarvoor de website van de Belastingdienst.
Sluitende rittenregistratie
Een sluitende rittenregistratie bestaat uit algemene gegevens zoals het merk, type en kenteken van de auto, de beschikkingsperiode waarin de werknemer in de auto rijdt en de naam van de bestuurder. Daarnaast registreert de werknemer per rit de datum, het ritnummer, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het volledige adres van vertrek- en eindpunt, een eventuele afwijkende route, het karakter van de rit (privé/zakelijk) en eventuele privé-omrijkilometers.
Duidelijk beleid
U doet er goed aan een eigen beleid te ontwikkelen voor bedrijfsauto’s. Het moet duidelijk zijn waaraan medewerkers zich moeten houden qua aantal te rijden kilometers en registratie van hun ritten. Daarnaast is het verstandig om goed aan te geven wanneer een medewerkers wel en geen leaseauto krijgt. Dat voorkomt scheve ogen. Zorg ook voor een duidelijke gebruikersovereenkomst met de medewerker.
Autokostenforfait
Rijdt uw medewerker jaarlijks meer dan 500 privékilometers met een zakelijke leaseauto dan geldt de fiscale bijtelling privégebruik (‘autokostenforfait’). Deze bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van de auto inclusief btw en motorrijtuigenbelasting (bpm). De Belastingdienst bepaalt de bijtelling met de CO2-uitstoot van de leaseauto.
Bijtellingspercentages
Tot 2017 bestonden er diverse bijtellingspercentages tussen de vier en 25 procent. Vanaf 1 januari 2017 gelden er nog maar twee percentages voor nieuwe auto’s. Het laagste bijtellingspercentage van vier procent is voor auto’s die volledig elektrisch rijden zonder CO2-uitstoot. Voor alle andere auto’s geldt een percentage van 22 procent. De oude bijtellingspercentages blijven van toepassing op auto’s van voor 1 januari 2017.
Aanpassing bijtelling elektrische auto’s
Voor elektrische auto’s geldt het bijtellingspercentage van vier procent in 2019 en 2020 tot maximaal 50.000 euro van de cataloguswaarde. Voor het bedrag daarboven geldt dan het bijtellingspercentage van 22 procent. Vanaf 2021 is het bijtellingspercentage 22 procent over de gehele cataloguswaarde van elektrische auto’s.
Fiscale grenzen
De auto van de zaak valt expliciet niet onder de werkkostenregeling. Een bijtelling voor privégebruik hoort daarom niet tot de ‘vrije ruimte’. Daarmee komt de bijtelling altijd bij het fiscale loon. Daarnaast kunt u uw medewerkers een eigen bijdrage vragen voor het privégebruik van de leaseauto. Deze betalen ze vanuit hun nettoloon en gaat af van de bijtelling. Verder kan een medewerker die jaarlijks maximaal 500 privékilometers rijdt een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen bij de Belastingdienst. U hoeft voor die werknemer dan geen bijtelling toe te passen.
Nog veel meer lezen over loonkostenvoordelen? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden
