Zo zorg je voor een candidate experience zonder (digitale) hobbels

Talloze organisaties hebben zichzelf het voorbije decennium de taak opgelegd om de klant centraal te stellen. Maar bij het aantrekken van nieuwe medewerkers bepaalt dit principe veel minder het denken en handelen. Terwijl er op de arbeidsmarkt een ware strijd woedt om nieuw talent binnen te halen. Processen digitaliseren kan helpen om de achterstand om te zetten in een voorsprong.

Aan het einde van het eerste kwartaal telde Nederland 334.000 werklozen, 50.000 minder dan in het kwartaal ervoor. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) registreerde deze eeuw niet eerder zo’n daling. Tegelijkertijd steeg het aantal openstaande vacatures ongekend snel, met 26.000 tot liefst 245.000 vacatures. Er is sprake van een war-on-talent, vooral in sectoren als de handel, zorg, onderwijs, ICT en techniek maar inmiddels ook weer de horeca.

Nieuwe talenten solliciteren niet

Door de coronapandemie leek de vraag naar nieuw personeel op te drogen. Die vrees is (nog) niet uitgekomen. Wel hebben de coronamaatregelen ervoor gezorgd dat nieuwe talenten lastiger te bereiken zijn dan ooit. “Je moet als werkgever faciliteren dat kandidaten in het hele proces heel laagdrempelig met je in contact kunnen komen”, zegt Niels Buijs, productmanager bij CM.com. “Gebruik de kanalen die zij gebruiken. Als dat WhatsApp, webchat of Facebook Messenger zijn, dan moet je daar als organisatie op inspelen.”

Zijn collega Ruben Balfoort benadrukt dat de talenten van tegenwoordig niet standaard meer solliciteren. “Die krijgen via LinkedIn zelf voortdurend vacatures aangeboden. Nee, die willen zich informeren. Zien en proeven hoe een organisatie functioneert, wat de visie en cultuur is en of ze daar onderdeel van willen zijn.”

Selecteren

Niels Buijs: "Denk ook aan een chatbot bij onboarding."

Nieuwe talenten zijn zeer mobiel georiënteerd, zo vervolgt hij. “Ze willen gemakkelijk en online, via kanalen naar hun voorkeur, met het bedrijf in contact komen en meer over de organisatie te weten komen. Daar maken zij al hun eerste selectie.”

Deze candidate-experience kan de werkgever sterk verbeteren door gebruik te maken van ATS-software: Application Tracking System. Zo’n systeem zorgt na de werving voor een perfect lopend selectieproces. Voor kandidaten zijn de stappen in het proces helder en ze krijgen goede opvolging op gesprekken. Een goede workflow, gericht op de beleving van de kandidaat, kan zelfs een afwijzing tot een positieve ervaring maken. “Bedrijven die gebruik maken van ATS zijn winnende bedrijven”, weet Buijs.

Documenten digitaal ondertekenen

In de war-on-talent moeten kandidaten zo min mogelijk hindernissen tegenkomen. Dat geldt ook nog in de fase van contractondertekening. “Zeker in coronatijd verlopen veel contacten online, met applicaties als Zoom of Microsoft Teams. Vervolgens moet de kandidaat het contract printen en fysiek opsturen?!”

Buijs vindt dat niet bij elkaar passen. “Het ondertekenen van papieren documenten is achterhaald, duur en tijdrovend. Je kunt documenten prima digitaal ondertekenen, met alle wettelijke waarborgen van dien. Het kan echt een verschil maken in de uiteindelijke keuze van een kandidaat die twee aanbiedingen krijgt: één in een volledig digitale omgeving en één om uit te printen en in een envelop op te sturen.”

Twaalf dagen worden negen uren

Ruben Balfoort: "Kosten vormen een doorslaggevend argument voor digitale ondertekening."

Naast een arbeidscontract zijn diverse documenten geschikt voor digitale ondertekening, zoals een autoleasecontract, een uitleencontract voor een laptop, het formulier loonheffingskorting van de Belastingdienst of een opleidingsovereenkomst. De voordelen zijn evident, te beginnen met tijdwinst. “Per document scheelt het zo tien minuten”, zo heeft de praktijk uitgewezen, stelt Buijs.

Belangrijker nog vindt hij de doorlooptijd voor het ondertekenen van een contract. “Die gaat van gemiddeld 12 dagen naar minder dan 9 uur. In sommige sectoren, bijvoorbeeld de zorg, is die snelheid van groot belang. Bovendien verkleint het de kans dat een beoogd talent alsnog niet binnenkomt.”

Imago

Maandag, de detacheerder in de publieke sector, laat sinds september 2020 alle documenten alleen nog maar digitaal ondertekenen. Het versterkt het imago van een organisatie, zo is de ervaring van Kirsten Soester. “Professionals vinden het heel prettig om contracten digitaal te ondertekenen en te verzenden. En we dragen meteen bij aan de reductie van papiergebruik.”

Naast besparing van dossierruimte biedt digitaal ondertekenen nog een voordeel: minder fouten. Onder elke pagina staat een paraaf en documenten raken niet kwijt of in een verkeerd dossier. Als dat alles nog niet voldoende is, vormen kosten het doorslaggevende argument, weet Balfoort. Hij wijst onder meer op papier, printkosten, enveloppen, portokosten en arbeidskosten. “Doe je het met de juiste software volledig digitaal, dan kun je met een kwart van de kosten af.”

Een digitale buddy

De volgende stap is de periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag. “Veel mensen ervaren dat als een gat”, zegt Buijs. “Dit onboarden kunnen veel organisaties echt verbeteren. Bijvoorbeeld met de inzet van een chatbot, een digitale buddy eigenlijk. Zo kun je een nieuwe medewerker nog voor de eerste werkdag wegwijs maken in het bedrijf. Je kunt praktische zaken regelen: het ophalen van de leaseauto, waar te parkeren, welke ingang, met wie heb je de eerste afspraak? Maar het kan ook gaan om een video van de direct leidinggevende, waarin die de nieuwe medewerker alvast welkom heet.”

Gebruik goede tools, is Buijs’ slotadvies. “Liefst één systeem dat alles biedt in plaats van meerdere systemen. Anders laat je nog steeds veel efficiëntie liggen.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met CM.com.