Een burn-out ontstaat na langdurige belasting met stress. Een medewerker is moe en overbelast, maar neemt onvoldoende actie om bij te komen van de langdurige overbelasting. Fysieke en mentale klachten door de chronische stress zijn de eerste waarschuwingssignalen om direct maatregelen te nemen. Het negeren van de signalen en op volle kracht doorgaan, leidt uiteindelijk tot een uitputtingsreactie van lichaam en geest, oftewel een burn-out. Je medewerker kan dan helemaal niets meer en voelt zich fysiek en mentaal totaal opgebrand.

Moeilijk te voorkomen

Voorkomen van een burn-out is lastig. Tachtig procent van mensen met een burn-out, inclusief hun omgeving, zagen deze niet aankomen. Dat betekent dat er meestal pas wat gebeurt als iemand al burn-outklachten heeft en dan is het te laat. Het is dus belangrijk om extra alert te zijn op signalen van een mogelijke burn-out bij een medewerker.

Signalen burn-out

Signalen voor een naderende burn-out zijn onder andere dat de medewerker zich moe voelt, een matte indruk maakt en een lagere productiviteit heeft. Ook maakt hij (of zij) meer fouten. Daarnaast is de medewerker vaak negatief en cynisch over het werk en heeft hij veel moeite met veranderingen. Verder komt de medewerker vaak extra gespannen over en is hij snel geïrriteerd. Een ander teken is dat hij zich meer ziek meldt en vaker lichamelijke klachten heeft, waarvan hij ook niet structureel herstelt. Bespreek de signalen met de werknemer en pas op korte termijn zijn werk aan. Ga daarbij uit van wat de medewerker wel kan doen. Kies naast korte-termijnacties ook voor lange-termijnacties, zoals coaching of een andere, meer passende functie.

Burn-out voorkomen

Naast het herkennen van signalen is het natuurlijk nog beter om burn-outs helemaal voor te zijn.

Dat kan met de volgende preventieve maatregelen:

1 Beperk de werkdruk

Zijn de werkdruk en belastbaarheid van medewerkers niet met elkaar in evenwicht dan geeft dat stress. Zorg daarom dat werknemers niet teveel belast worden en verdeel de werkzaamheden goed. Geef medewerkers ook de mogelijkheid om te delegeren bij te veel werk. Coach de werknemers daarnaast bij het goed omgaan met werkdruk en werkstress. Stimuleer het dat werknemers voldoende ontspanning zoeken en uitrusten na het werk.

2Investeer in betrokkenheid en werkplezier

Meer werkplezier en betrokkenheid betekenen minder stress. Betrek medewerkers daarvoor bij de doelen en missie van je organisatie en wat er speelt in de organisatie. Biedt hun ook voldoende uitdagende persoonlijke doelen. Toon interesse in iedere werknemer. Geef een medewerker een oprecht compliment als deze goed presteert en vier successen. Verhoog het werkplezier bijvoorbeeld door mensen de ruimte te bieden om zoveel mogelijk hun eigen werkritme of planning te bepalen. Zorg dat medewerkers werk doen dat bij hun functie en competenties past, dat ze leuk vinden en dat hen uitdaagt. Ook een opleiding kan een heilzaam effect hebben op werkstress. Medewerkers kunnen er extra inspiratie door krijgen en worden duurzamer inzetbaar.

3 Bevorder de werksfeer

Een slechte werksfeer verhoogt het risico op een burn-out aanzienlijk. Conflicten, ruzies en gepest leiden tot meer psychische druk. Dat geldt ook voor een cultuur met onduidelijke afspraken of waarin medewerkers afspraken slecht nakomen. Verbeter de werksfeer door medewerkers bij conflicten met elkaar in gesprek te laten gaan. Maak ook duidelijk dat je organisatie pesterijen op de werkvloer niet duldt. Bevorder daarnaast onderlinge steun en respect binnen en tussen werkteams.

4 Bewaak de werktijden

Let erop dat werknemers niet stelselmatig overwerken en stimuleer ze om zoveel mogelijk aan het einde van de gewone werkdag naar huis te gaan. Kijk met werknemers die teveel overwerken hoe het anders kan. Stuur op iemands output, in plaats van op aanwezigheid. Benadruk het belang van pauzes. Laat de leidinggevenden het goede voorbeeld geven met tijdig pauzeren en op tijd naar huis gaan. Hanteer als uitgangspunt dat een medewerker in privétijd geen werkmails of appjes hoeft te beantwoorden behalve als het om een dringende situatie gaat.

5 Moedig een gezonde leefstijl aan

Wijs je werknemers op het belang van een gezonde leefstijl en voldoende lichaamsbeweging. Uit onderzoek blijkt dat dit het risico verkleint op het krijgen van een burn-out. Regelmatig intensief bewegen verjaagt stress en helpt tegen vermoeidheid. Daarnaast beperkt het minder gebruiken van koffie, alcohol en tabak bijvoorbeeld nervositeit en onrust.

6 Communiceer met de medewerkers

Aanhoudende onduidelijkheid in een organisatie kan voor veel stress zorgen. Schep daarom duidelijke verwachtingen voor alle medewerkers. Bied de medewerkers de benodigde middelen en vaardigheden om aan deze verwachtingen te voldoen. Communiceer daarnaast tijdig, eerlijk en transparant over het organisatiebeleid. Dat voorkomt veel onnodige stress.

7Bevorder een goede werk-privébalans

Een slechte werk-privébalans kan voor stress zorgen. Denk aan privézaken die zorgen dat iemand op het werk minder functioneert of werk- en privéverplichtingen die elkaar in de weg zitten. Kijk met je medewerker wat nodig is voor een goed evenwicht en bied daarvoor ruimte. Een voorbeeld is een goede kinderopvang die de werknemer privé ontlast. Adviseer de medewerker eventueel om privé actie te ondernemen. Dat kan bijvoorbeeld met hulp van een huisarts, psycholoog, relatietherapeut of schuldhulpverlener.

8 Ga het gesprek aan

Praat over werkstress, werkdruk en de werk-privébalans tijdens functioneringsgesprekken en teamoverleg. Zoek eventueel samen naar oplossingen. Voer ook regelmatig loopbaangesprekken met je medewerkers. Zo zorg je dat het werk van medewerkers blijft passen bij hun talenten en drijfveren. Stimuleer daarnaast een cultuur waarin (werk)stress en werkdruk bespreekbaar zijn.

Geef duidelijke feedback als je ziet dat de werknemer teveel van zichzelf eist of ondersteuning zou moeten vragen.

9Geef medewerkers voldoende eigen regie

Meer eigen regie leidt meestal tot meer werkplezier en gezonder werken. Dat verkleint de werkdruk en stress. Maak het daarom voor medewerkers mogelijk om hun werk te doen op een manier en plek die het beste bij hen past. Geef hen ook de ruimte om hun taken zelf in te delen. Kijk daarbij hoeveel inzicht iemand heeft in de eigen situatie en maak ondersteuning en coaching mogelijk.

10Ontwikkel een HR-Beleid

Ontwikkel een HR-beleid voor preventie van stress en burn-out en betrek je leidinggevenden en medewerkers hierbij. Het is een aanrader om de preventie deel te laten uitmaken van een compleet gezondheidsbeleid voor je organisatie. In een gezonde organisatie is de werksfeer goed, durven medewerkers zich uit te spreken, doen medewerkers het werk dat bij hun mogelijkheden past en worden ze gestimuleerd om op hun lichamelijke en geestelijke gezondheid te letten. Dat is de beste vorm van burn-outpreventie die mogelijk is.

Meer weten over arbeidsvoorwaarden?
Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking metCentraal Beheer.