Tijdens de coronacrisis stapelden door werknemers opgebouwde vakantie-uren zich op. Daarnaast zijn er zaken die indirect een rol spelen, zoals het toegenomen ziekteverzuim en de invoering binnenkort van betaald ouderschapsverlof.

De algemene regels

Het is van belang om eerst goed op een rij te hebben wat de algemene regels zijn voor vakantie-uren. Werknemers hebben een wettelijk recht op vakantie-uren van vier keer het aantal uren dat ze wekelijks werken. Als werkgever moet je het loon van de werknemer tijdens de vakantie doorbetalen. Neemt een werknemer wettelijke vakantie-uren niet op, dan vervallen die een half jaar na het kalenderjaar waarin hij (of zij) ze heeft opgebouwd.

Vakantie-uren die een werknemer in 2021 opbouwde, vervallen bijvoorbeeld op 1 juli 2022. Een cao, personeelsreglement of schriftelijke arbeidsovereenkomst kan wel een ruimere vervaltermijn aangeven. Je mag wettelijke vakantie-uren die een medewerker niet opneemt, niet uitbetalen. Dat kan alleen aan het einde van het arbeidscontract.

Vervaltermijn

Het is belangrijk dat je werknemers tijdig en duidelijk informeert over de vervaltermijn en hen in de gelegenheid stelt om de vakantie-uren op te nemen. Doe je het niet, dan behouden ze hun vakantie-uren en hebben zij bij een eventuele latere uitdiensttreding recht op uitbetaling van die uren.

Bovenwettelijke vakantie-uren

Daarnaast zijn er bovenwettelijke vakantie-uren die geregeld zijn in een cao, personeelsreglement of arbeidsovereenkomst. Deze uren komen bovenop de wettelijke vakantie-uren. Bovenwettelijke vakantie-uren vervallen vijf jaar na het kalenderjaar van de opbouw ervan. Een werknemer mag bijvoorbeeld de bovenwettelijke vakantie-uren die hij in 2022 opbouwt tot en met 2027 opnemen.

Als werkgever mag je bovenwettelijke vakantie-uren afkopen. Deze mogelijkheid moet dan wel zijn vastgelegd in een cao, arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.

Niet verplichten om wettelijk uren op te nemen

In het algemeen mag je werknemers niet verplichten om (boven)wettelijke vakantie-uren op te nemen. Uitzondering zijn verplichte vakantiedagen die zo zijn aangewezen in een cao, arbeidsovereenkomst of personeelsreglement. Je mag werknemers dringend verzoeken om vakantie-uren op te nemen. Daarvoor kan je de nadruk leggen op ‘goed werkgever- en werknemerschap’ met als uitgangspunten redelijkheid en billijkheid. Onderbouw dat wel goed.

Vakantieaanvraag

De werknemer moet zijn of haar vakantieaanvraag digitaal of op papier bij je indienen. Toestemming voor het opnemen van vakantie-uren kan je alleen weigeren voor een bepaalde periode (niet voor een heel jaar) vanwege ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Hiervoor moet je binnen twee weken na ontvangst schriftelijk bezwaar maken tegen de vakantieaanvraag. De werknemer moet dan wel de vakantie-uren op een ander moment in het jaar kunnen opnemen.

Wil een werknemer al goedgekeurde vakantie-uren toch niet opnemen dan heeft hij daarvoor je toestemming nodig. Dat kan je afhankelijk maken van zaken zoals of je al vervanging had geregeld en hoeveel werk er op dat moment is.

Ouderschapsverlof

Werknemers bouwen over onbetaald ouderschapsverlof geen vakantie op. Ze krijgen dan namelijk geen loon en de vakantieopbouw is daaraan gekoppeld. Dat verandert met het betaalde ouderschapsverlof, dat vanaf 2 augustus 2022 ingaat. Hierover bouwt de werknemer wel (100%) vakantie-uren op. Dit geldt in ieder geval voor de wettelijke vakantie-uren. Voor de bovenwettelijke vakantie-uren kunnen andere afspraken van toepassing worden vanuit een cao, personeelsreglement of arbeidsovereenkomst.

Vakantie-uren bij ziekte

Is een werknemer (gedeeltelijk) ziek, dan blijft hij gewoon wettelijke vakantie-uren opbouwen. Voor de opbouw van bovenwettelijke vakantie-uren bij ziekte kunnen andere afspraken gelden vanuit de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of de cao.

Wordt een werknemer ziek tijdens zijn vakantie, dan moet hij zo snel mogelijk een ziekmelding bij je doen. Zolang hij ziek is, is er geen sprake van vakantiedagen maar van ziektedagen. De werknemer moet de ziekmelding tijdens vakantie goed kunnen onderbouwen met bewijs voor medisch onderzoek en een doktersverklaring.

Soms kunnen ziektedagen van werknemers toch als vakantiedagen gelden. Hierover moet dan een afspraak zijn gemaakt in een schriftelijke overeenkomst (arbeidsovereenkomst, personeelsreglement of cao) of de werknemer moet ermee instemmen. Ook mag het alleen gaan om bovenwettelijke vakantie-uren.

Vakantietegoed

Bij het opnemen van vakantie moet je eerst de wettelijke vakantie-uren afschrijven van het ‘vakantietegoed’ van de werknemer. Pas daarna mag je de bovenwettelijke vakantie-uren ervan aftrekken. Het is belangrijk dat je de opgenomen vakantie-uren mindert op die uren die als eerste niet meer geldig zijn. Zo voorkom je dat vakantie-uren verlopen.

Let hier ook op bij de verdeling van de vakanties over de verschillende werknemers. Overleg met hen om te zorgen dat degenen van wie de meeste uren dreigen te verlopen, het eerste op vakantie gaan.

Overschot

Vanwege het tijdens de coronaperiode vaak grote aantal opgespaarde vakantie-uren bestaat de kans dat werknemers deze uren niet opmaken of dat iedereen tegelijk op vakantie wil.

Dat laatste is geen gewenste situatie, omdat je bedrijf wel moet kunnen blijven draaien. Je kunt vakantie weigeren en een beroep doen op zwaarwegende bedrijfsbelangen, maar het is beter om met je werknemers te overleggen hoe ze hun vakantie-uren gespreid op kunnen nemen.

Lees ook: Hybride werken betekent omschakelen: de aandachtspunten

Gespreide vakanties

Leg bij dat overleg duidelijk uit dat gespreid met vakantie gaan beter is voor het bedrijf en je productie of dienstverlening. Vanuit goed werknemerschap mag je vanwege de (gevolgen van de) coronacrisis in redelijkheid om medewerking vragen. Benadruk ook richting werknemers dat je het vanuit goed werkgeverschap belangrijk vindt dat ze op termijn wel voldoende vakantie nemen, omdat rust en ontspanning noodzakelijk zijn voor hun gezondheid.

Lees ook: Hoe pak je beroepsziekte nummer 1 aan?

Plannen en verdelen

Zet verder tijdig op een rij hoeveel inzet qua werkuren je de komende maanden nodig hebt. Zo kan je beter plannen en verdelen wanneer wie vrij kan nemen. Kijk bij dat verdelen naar oplossingen als min- en plusuren (tijdelijk minder of meer werken met inhalen of compensatie achteraf), extra werken en flexibele roosters. Ga ook na bij werknemers of ze bereid zijn extra diensten van elkaar over te nemen.

Overgebleven vakantie-uren

Voor werknemers die na vakantieverlof nog veel vakantie-uren overhouden, kun je kijken of ze dagelijks bijvoorbeeld een half uur verlof op kunnen nemen of wekelijks een halve dag.

Kan een werknemer door drukte echt niet alle vakantie-uren tijdig opnemen, dan kan je met hem of haar afspreken dat vakantie-uren die per 1 juli zouden vervallen, blijven staan tot bijvoorbeeld 1 januari. Het is daarbij verstandig om de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen, zodat daarover later geen misverstand kan ontstaan.