Definitie
De termen ziek en arbeidsongeschikt worden soms door elkaar gebruikt, maar de wetgever hanteert verschillende definities. De onderscheidende factor is tijd. Wanneer een werknemer een aantoonbare ziekte of gebrek heeft en daardoor niet kan werken, is er sprake van ziekteverzuim. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen werkgebonden en niet-werkgebonden ziekteverzuim.
Het verzuim duurt van de dag dat de werknemer zich ziek meldt en tot de dag dat hij volledig is hersteld of totdat het verzuim langer duurt dan 104 weken.
Wanneer een werknemer na 2 jaar nog niet in staat is zijn werk (volledig) te hervatten, wordt hij (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt verklaard. Arbeidsongeschikt wil zeggen dat iemand als gevolg van ziekte of gebreken met gangbare arbeid niet meer hetzelfde verdienen als gezonde personen met soortgelijke opleiding en ervaring.
Zwangerschaps- en bevallingsverlof tellen niet mee als ziekteverzuim.
Ziekteverzuim in cijfers
Volgens de meest recente tellingen van het Centraal Bureau van de Statistiek ligt het ziekteverzuim in Nederland op 5,5%. Dat betekent dat er van alle 1.000 te werken dagen er 55 zijn verzuimd wegens ziekte. Het ziekteverzuim is het laagst in bedrijven tot 10 werknemers en het hoogst in bedrijven van 100 of meer werknemers.
Volgens iets meer dan 1 op de 5 werknemers die verzuimden, waren de klachten bij het laatste verzuim geheel of gedeeltelijk werkgerelateerd.
Kort versus lang verzuim
Het UWV hanteert een grens van 4 weken. Is de medewerker minder dan 4 weken ziek, dan hoeft hij alleen bij het UWV te worden aangemeld wanneer hij recht heeft op een Ziektewetuitkering. Het is wel van belang de bedrijfsarts of de arbodienst te informeren.
Ook wanneer de verwachte ziekteduur langer is dan 4 weken, moet de werknemer worden aangemeld bij de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts maakt binnen 6 weken een probleemanalyse. Op basis van deze probleemanalyse kun je met de werknemer in gesprek gaan over de re-integratie.
Is de werknemer na 42 weken nog altijd niet volledig aan het werk, dan moet je hem aanmelden bij het UWV.
(Bron: UWV)
Kortdurend ziekteverzuim
Frequent kortdurend verzuim kan een signaal zijn dat er meer aan de hand is. Dat er sprake is van werkstress, een conflict op de werkvloer, onvrede over het werk of het salaris of problemen in het privéleven van de werknemer.
Wanneer die problemen niet worden aangepakt, is de kans groot dat kortdurend verzuim een voorbode is voor langdurig verzuim.
Mogelijke maatregelen tegen kort verzuim
Werkgevers kunnen de volgende maatregelen treffen om kortdurend ziekteverzuim tegen te gaan:
1
2
3
4
5
Wet verbetering poortwachter
De Wet verbetering poortwachter heeft gezorgd voor een aantal regelingen op het gebied van re-integratie van zieke werknemers. De wet bestaat niet als afzonderlijke wet. De regels zijn geïntegreerd in andere wetten. In het kort komen de poortwachtersregelingen op het volgende neer:
- Als er sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim, moet de werkgever binnen 6 weken na de eerste ziektedag van de werknemer een oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst vragen over het ziektegeval. Werkgever en werknemer kunnen van de termijn van 6 weken (en andere termijnen) gemotiveerd afwijken. Dit advies is medebepalend voor de re-integratieverplichtingen van de werkgever en werknemer.
- De werkgever is wettelijk verplicht om tijdig de nodige maatregelen te treffen die de zieke werknemer in staat moeten stellen om eigen of passende werkzaamheden uit te voeren. Van zijn kant moet de werknemer gevolg geven aan daarmee verbandhoudende voorschriften van de werkgever of van een door de werkgever ingeschakelde deskundige. Ook moet de werknemer zijn volledige medewerking geven aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak en aangeboden passende arbeid aanvaarden. Wat passende arbeid is, is in de wet vastgelegd.
- Werkgever en werknemer moeten in gezamenlijk overleg een plan van aanpak maken. Dit plan moet schriftelijk worden vastgelegd en van tijd tot tijd worden geëvalueerd. Bij de aanvraag voor een arbeidsongeschiktheidsuitkering moet de werknemer een re-integratieverslag overleggen. Dit is een samenvatting van alle afspraken en activiteiten van de werkgever, de werknemer en de arbodienst en bevat ook medische informatie. Ook wordt hierin verantwoording afgelegd over de activiteiten tijdens het eerste en tweede ziektejaar.
- Als de werkgever zijn verplichtingen niet nakomt, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat houdt in dat de periode van loondoorbetaling wordt verlengd met een maximale termijn van 52 weken.
- Als de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt, verliest hij zijn recht op loondoorbetaling.
- Het opzegverbod tijdens de eerste 2 jaren van ziekte is niet van toepassing als de werknemer zijn verplichtingen ten aanzien van re-integratie niet nakomt.
- Wanneer werkgever en werknemer beiden hun plichten verzaken, schuift de arbeidsongeschiktheidsbeoordeling op.
- Op verzoek van de werkgever en de werknemer kan het moment van keuring voor de WIA worden uitgesteld. Dit is vooral zinvol als werkhervatting (eventueel in andere passende arbeid) op korte termijn te verwachten is.
Bron: Praktijkgids Arbeidsrecht
Ziekmelding
Wanneer een werknemer zich ziek meldt, heeft de werkgever vragen: hoe lang verwacht de werknemer afwezig te zijn, zijn er werkzaamheden die direct moeten worden overgenomen en waar is de werknemer te bereiken?
De privacy van werknemers staat echter voorop en er zijn daarom strenge regels gesteld aan wat een werkgever wel, en wat hij vooral niet mag vragen.
Let op! Je mag een werknemer niet vragen naar de aard en de oorzaak van de ziekte. Vertelt de werknemer vrijwillig over de oorzaak van zijn ziekte, dan mag je dit niet opnemen in het personeelsdossier. Alleen een bedrijfsarts mag medische gegevens vastleggen.
Wat mag je wel vragen?
- Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en zijn (verpleeg)adres.
- Hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren.
- Zijn lopende werkzaamheden en afspraken.
- Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Als de werknemer onder een vangnetbepaling valt, dan betaalt het UWV zijn loon.
Let op! Je mag niet vragen onder welke vangnetregeling de zieke werknemer valt. - Als de werknemer 2 maanden of langer in dienst is: of hij onder de no-riskpolis valt.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
Let op! Je mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is. - Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat je de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens
Loondoorbetaling bij ziekte
Zieke werknemers hebben de eerste 2 jaar recht op loondoorbetaling.
In het eerste jaar dat de werknemer ziek is, heeft hij recht op minimaal 70% van zijn loon. Als dit minder is dan het minimumloon, moet de werkgever dit aanvullen tot dat bedrag, in verhouding tot het aantal uren dat hij werkt. Ook de pensioenpremie en het vakantiegeld worden doorbetaald tijdens ziekte.
Hoeveel procent van het loon wordt doorbetaald bij ziekte staat in de arbeidsovereenkomst of de cao.
Ook in het tweede ziekte jaar betaalt de werkgever minimaal 70% van het loon door. Het loon hoeft nu niet meer te worden aangevuld tot minimaal het minimumloon.
Verzuimsoorten
Wanneer het gaat om verzuim, is het belangrijk om te weten waar je mee te maken hebt: wit, grijs of zwart verzuim.
Wit verzuim
Als de medewerker een geldige reden heeft om niet te werken. Meestal is die reden medisch van aard: de werknemer is constateerbaar ziek.
Grijs verzuim
De ziekmeldingen waarvan de legitimiteit twijfelachtig is. Vaak is de aanleiding tot de ziekmelding wel legitiem, bijvoorbeeld een verkoudheid of griep, maar de duur van het verzuim niet. De medewerker blijft langer thuis dan medisch gezien nodig is. Iemand is op donderdag hersteld, maar meldt zich pas op maandag weer beter. Ook de ziekmelding vanwege doktersbezoek van een kind of vanwege andere privé-omstandigheden wordt tot het grijze verzuim gerekend. Een groot deel van het ziekteverzuim betreft grijs verzuim.
Zwart verzuim
Wanneer de medewerker geen goede reden heeft om niet te werken (fraudeverzuim). Die zieke medewerker heeft bijvoorbeeld een bijbaan of is thuis het huis aan het verbouwen. De gedachte dat heel veel medewerkers frauderen met ziekmelden is een vooroordeel. Slechts een heel klein percentage is zwart verzuim.
Bron: Flexmarkt.nl
Verzuimgesprek
Een belangrijk middel om verzuim te voorkomen of terug te dringen is het verzuimgesprek. Hoe je dit insteekt, hangt mede af van de vraag of je te maken hebt met wit, grijs of zwart verzuim. Wanneer de werknemer wegens zware griep thuisblijft, wit verzuim dus, valt er weinig winst te boeken met een verzuimgesprek. In dit geval zou zijn aanwezigheid de organisatie meer kwaad dan goed doen.
Anders is dat bij grijs verzuim, schrijft Jacco van den Berg, co-auteur van Het Grote Gesprekkenboek. “Als een medewerker van de norm afwijkend verzuimgedrag vertoont, wordt er een verzuimgesprek gevoerd. Denk aan medewerkers met een hoger ziekteverzuim (frequentie en duur) dan hun collega’s of aan medewerkers die altijd op een bepaalde dag in de week, als er ’s avonds doorgewerkt moet worden of net voor of in schoolvakanties verzuimen. Een verzuimgesprek kent de volgende stappen:
- Stap 1: opsomming van de feiten
- Stap 2: opsomming van de gevolgen
- Stap 3: uitspreken van het doel
- Stap 4: reactie van de medewerker
- Stap 5: bedenken van oplossingen
- Stap 6: maken van afspraken
De leidinggevende informeert de medewerker aan de hand van een overzicht over zijn ziekteverzuim (stap 1). Hij geeft aan dat de medewerker frequenter of langer dan gebruikelijk verzuimt of dat er een patroon (bijvoorbeeld altijd op vrijdag) waarneembaar is. Door het opsommen van de feiten zet de leidinggevende op een rustige wijze de toon van het gesprek.”
Daarna geeft de leidinggevende aan wat de gevolgen zijn van de afwezigheid (stap 2). Bijvoorbeeld het steeds opnieuw regelen van vervanging, lessen die uitvallen, vergaderingen die moeten worden geannuleerd, een project dat vertraging oploopt, et cetera.
Opzegverbod bij ziekte
De wet kent een aantal opzegverboden die bij ontslag van toepassing kunnen zijn. Een opzegverbod houdt in dat wegens een bepaalde reden of tijdens een bepaalde periode de arbeidsovereenkomst niet kan worden opgezegd.
Het opzegverbod tijdens ziekte geldt niet als de ziekmelding plaatsvindt nadat een ontbindingsverzoek is ingediend. Dat geldt sinds 1 juli 2015 onder de Wet werk en zekerheid zowel voor het verzoek aan het UWV, de cao-commissie als de rechter. Als het verzoek om opzegging of ontbinding dus is ingediend vóór het moment van ziekmelding, kan ondanks arbeidsongeschiktheid toch worden opgezegd of ontbonden.
Stappen verzuimprotocol
De volgende stappen kun je opnemen in een verzuimprotocol.
- Ziekmelding: Maak duidelijk wanneer, hoe en bij wie de werknemer zich ziek meldt. Daarnaast moet je ziektegevallen binnen een week na de eerste ziektedag melden bij de arbodienst of bedrijfsarts.
- Contact tussen werkgever en werknemer: Geef aan hoe vaak en hoe je contact hebt met de werknemer en welke onderwerpen aan de orde komen. Je moet de voortgang iedere 6 weken met jouw werknemer bespreken.
- Contact met de bedrijfsarts: Wijs jouw werknemers actief op hun recht op vrije toegang tot de bedrijfsarts. Dit is verplicht vanuit de Arbowet.
- Bereikbaarheid: Geef aan wanneer de zieke werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met jou of met de arbodienst of bedrijfsarts.
- Medisch onderzoek: Vermeld wanneer medisch onderzoek plaatsvindt, wie dit uitvoert en wat het inhoudt.
- Probleemanalyse en advies: Binnen 6 weken na de ziekmelding is een probleemanalyse inclusief een advies nodig door de bedrijfsarts.
- Plan van aanpak: Er moet een plan van aanpak komen binnen 2 weken na de probleemanalyse. Geef aan welke onderdelen het bevat.
- Ziekmelding UWV: Je moet in de 42e week na de eerste ziektedag van de werknemer een ziekmelding doen bij UWV.
- Eerstejaarsevaluatie: Deze evaluatie moet plaatsvinden tussen de 46e en 52e ziekteweek van de werknemer.
- Re-integratiedossier en WIA-aanvraag: Bij (dreigend) langdurig verzuim moet je alle acties voor werkhervatting van een werknemer opnemen in een re-integratiedossier. Je moet dit dossier inclusief een eindevaluatie afronden tussen week 89 en 91 van het ziekteverzuim. De werknemer doet een WIA-aanvraag met het re-integratiedossier.
- Vakantie: Maak duidelijk wat de zieke werknemer moet doen als hij op vakantie wil. Hij heeft in ieder geval jouw toestemming nodig en eventueel ook een advies van de bedrijfsarts.
- Buitenland: Leg vast wat de werknemer moet doen als hij ziek wordt in het buitenland.
- Sancties: Vermeld jouw sancties als de werknemer zich niet houdt aan het protocol of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel.
- Privacy: Geef aan wie gegevens mag zien, hoe lang je deze bewaart, en hoe je ze beveiligt.
