Als werkgever moet je verplichte scholing kosteloos aan je werknemers aanbieden. Een studiekostenbeding voor een cursus of opleiding is in dat geval niet geldig.
Toch betekent dit niet dat je nooit meer een studiekostenbeding mag afspreken. Recentelijk hebben rechters meer duidelijkheid gegeven over de situaties waarin je al dan niet een studiekostenovereenkomst kunt afspreken. In dit artikel komt de relevante jurisprudentie rondom dit thema aan bod. Daarnaast biedt het praktische handvatten voor HR.
Het aanbieden van verplichte scholing
Als werkgever ben je verplicht scholing aan te bieden die noodzakelijk is voor het uitoefenen van huidige functies of voor het bijblijven in het vakgebied. Hiernaast is scholing verplicht als dat voortvloeit uit de wet of een toepasselijke cao.
Een specifieke cursus of opleiding moet daarbij zoveel mogelijk onder werktijd vallen. Een voorbeeld van noodzakelijke scholing is een training van de werkgever over een nieuw, intern softwaresysteem waarmee werknemers moeten werken. Een ander concreet voorbeeld is een noodzakelijke cursus of opleiding die een werknemer volgt in het kader van diens verbetertraject.
Uitspraak 1: onduidelijkheid over verplichte scholing
Toch is het niet altijd even duidelijk of er daadwerkelijk sprake is van verplichte scholing, zoals de volgende uitspraak laat zien. In deze zaak volgde een machinist van spoorbedrijf RTB de opleidingen Duitse taal en Duitse regelgeving. Met het afronden van beide opleidingen zou de machinist doorgroeien naar de functie van internationale machinist.
Voor de 2 studies hebben werkgever en werknemer een studiekostenbeding afgesproken, op basis waarvan de machinist de studiekosten binnen 36 maanden na het behalen van de opleidingen moet terugbetalen.
Vervolgens zegt de werknemer zijn arbeidsovereenkomst op binnen 36 maanden na het behalen van beide opleidingen. Hierna stuurt RTB een factuur voor de gemaakte studiekosten, die de machinist niet betaalt. De werknemer vindt dat hij niet alle kosten hoeft terug te betalen, omdat de cursus Duitse taal geldt als verplichte scholing. RTB is het hier niet mee eens waarna het arbeidsconflict uiteindelijk uitmondt in een rechtszaak.
Oordeel rechter: studiekostenbeding toegestaan
De kantonrechter oordeelt dat de specifieke cursus, in tegenstelling tot de mening van de werknemer, geen verplichte scholing is. De medewerker was in dienst getreden als combimachinist (nationaal) en voor de uitoefening van zijn functie was het niet nodig om deze cursus te volgen.
De cursus is in combinatie met de cursus Duitse regelgeving gevolgd, zodat RTB de machinist de gelegenheid kon bieden om een andere functie te krijgen. RTB biedt al haar medewerkers deze gelegenheid aan, maar daarbij gaat het niet gaat om een verplichte doorgroei. Hierdoor was de machinist dus vrij om de opleiding te volgen.
Scholing is pas verplicht als het nodig is om de huidige werkzaamheden goed uit te kunnen oefenen. Uit het voorgaande concludeert de kantonrechter dat de werkgever het studiekostenbeding mocht afspreken met de machinist.
Uitspraak 2: studiekostenregeling bij vrijwillige cursus
De situatie kan zich ook voordoen dat een medewerker uit interesse een bepaalde cursus of opleiding wil volgen. In het kader van een vrijwillige deelname aan een cursus of opleiding, mag je als werkgever een studiekostenbeding afspreken. In de volgende uitspraak bevestigt de rechter de geldigheid van een studiekostenbeding in een dergelijke situatie.
In deze zaak volgt een werknemer van IT-bedrijf Digihero tijdens zijn dienstverband de cursus Monteur Beveiligingssystemen (MBV). Hiervoor zijn de medewerker en Digihero een studiekostenregeling overeengekomen, op grond waarvan de medewerker de kosten moet terugbetalen als hij de arbeidsovereenkomst voortijdig beëindigt.
De werknemer zegt zijn arbeidscontract voortijdig op en bij de eindafrekening verrekent de werkgever de studiekosten met het laatste maandloon. De medewerker is het niet eens met deze maatregel en stapt naar de rechter.
Oordeel rechter: studiekosten terugbetalen
De rechter vindt dat deelname aan de cursus vrijwillig was. Er is niet gebleken dat Digihero de plicht had om de scholing op grond van de wet of de toepasselijke cao aan te bieden. Daarnaast had Digihero geen instructie gegeven om de specifieke cursus te volgen. De werkgever bood het volgen van de cursus slechts aan. Het stond de werknemer vrij om hiervan al dan niet gebruik te maken.
De omstandigheid dat de medewerker al voor het begin van de cursus werkte voor Digihero en na het niet behalen van het MBV-diploma, voor de werkgever is blijven werken, duidt er eveneens op dat de opleiding niet noodzakelijk en verplicht is geweest voor het werk.
Dat Digihero de medewerker heeft aangemeld voor de cursus en niet de medewerker zelf, maakt dat niet anders. Daarom stelt de rechter vast dat de overeengekomen studiekostenregeling geldig is en dat de medewerker de studiekosten moet terugbetalen.
Het volgen van beroepsopleidingen
Het afspreken van een studiekostenbeding is in principe ook toegestaan voor beroepsopleidingen of opleidingen die werknemers verplicht moeten volgen voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie. Dit is anders als de werkgever op grond van de wet of toepasselijke cao verplicht is de scholing aan te bieden. Denk aan de wettelijke plicht om bedrijfshulpverleners op te leiden.
Bij een beroepsopleiding kun je denken aan een psycholoog die opleidingen moet volgen om de beroepskwalificatie te behouden. Het gaat hier om de zogenoemde gereglementeerde beroepen. Een lijst van deze beroepen is vastgelegd in de bijlage bij de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen.
Uitspraak 3: studiekosten in verband met een gereglementeerd beroep
Uit de volgende uitspraak volgt dat je scholing voor een gereglementeerd beroep niet kosteloos hoeft aan te bieden. Voor zulke scholing is het toegestaan om een studiekostenregeling af te spreken. In deze zaak ging het om een werknemer die bij een gecertificeerde arbodienst werkte. Deze medewerker volgde de opleiding tot bedrijfsarts, waarvoor de werkgever een studiekostenbeding had opgesteld.
Nog voor de afronding van zijn opleiding trad de medewerker in dienst bij een andere arbodienst. Als reactie daarop vorderde de ex-werkgever een bedrag van bijna € 73.000 van de werknemer, op basis van het overeengekomen studiekostenbeding.
Oordeel rechter: geldig studiekostenbeding
De rechter oordeelde dat de opleiding niet valt onder verplichte scholing, omdat het hier ging om scholing voor een gereglementeerd beroep. In de bijlage bij de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen staat namelijk de opleiding Arbeid en gezondheid bedrijfsgeneeskunde vermeld. Hieronder valt ook de opleiding tot bedrijfsarts.
Omdat het hier niet om kosteloze scholing gaat, kon de werkgever dus een studiekostenbeding afspreken met de werknemer. Van de bijna € 73.000 mocht de werkgever uiteindelijk ruim € 45.000 terugvorderen van zijn inmiddels ex-werknemer.
Lijst gereglementeerde beroepen niet doorslaggevend
Bij de beoordeling of een studiekostenbeding geldig is, is niet alleen de beroepenlijst van de bijlage doorslaggevend. Ook voor beroepen die niet voorkomen op de lijst kun je als werkgever een geldige studiekostenregeling overeenkomen. Het beroep van de werknemer moet dan gelijk te stellen zijn met de beroepen van de bijlage.
Zo oordeelde een kantonrechter in Rotterdam dat het beroep van medisch pedicure gelijk te stellen is met de beroepen van de bijlage bij de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen. Een medisch pedicure is een beschermd beroep. Na de behandeling door een gediplomeerd medisch pedicure kan een patiënt de behandeling declareren bij de zorgverzekeraar.
Gelet op het voorgaande is de kantonrechter dan ook van oordeel dat de opleiding tot medisch pedicure een beroepsopleiding is tot het verkrijgen van een beroepskwalificatie. Daardoor mag de werkgever een studiekostenregeling afspreken en moet de medisch pedicure in kwestie de opleidingskosten terugbetalen.
Een voorzieningenrechter (rechter die spoedeisende zaken behandelt in een procedure voor voorlopige beslissingen) in Oost-Brabant oordeelde ook dat werkgevers een geldig studiekostenbeding kunnen afspreken voor beroepen die niet in de bijlage genoemd worden. Volgens de rechter is een mbo-diploma voor audicien gelijk te stellen met de beroepen van de bijlage bij de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen.
Studiekostenbeding voor scholing als startkwalificatie
Als werkgever mag je een studiekostenregeling afspreken voor scholing die noodzakelijk is om een diploma of certificaat te behalen dat vereist is voor het uitoefenen van de functie. Denk aan een leraar die eerst de lerarenopleiding moet afronden.
Aandachtspunten voor HR:
- Voor opleidingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk of voor opleidingen die voortvloeien uit de wet of een cao, kun je geen studiekostenbeding afspreken. Deze scholing moet je kosteloos aanbieden aan je werknemers.
- In het kader van een vrijwillige deelname aan een cursus of opleiding mag je wel een studiekostenbeding afspreken.
- Voor de zogenoemde gereglementeerde beroepen mag je een studiekostenbeding afspreken met je werknemers. Dit kan ook te gelden voor sommige beroepen die niet op de lijst voorkomen. Het beroep van een werknemer moet dan gelijk te stellen zijn met de beroepen van de bijlage bij de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen.
- Een studiekostenregeling is toegestaan voor scholing die noodzakelijk is voor het verkrijgen van een diploma of certificaat. Het gaat daarbij om een diploma of certificaat waarover de werknemer al moet beschikken voor het uitoefenen van de functie.
- Een studiekostenbeding moet je schriftelijk vastleggen. Dit kan in een arbeidsovereenkomst, een bijlage of een aparte studieovereenkomst. Zorg ervoor dat je alle afspraken duidelijk formuleert. Een duidelijke omschrijving kan tenslotte discussie voorkomen.
- Wees duidelijk over het doel van de opleiding, de voorwaarden en wat er gebeurt als de medewerker de organisatie verlaat. Dit voorkomt misverstanden en versterkt de samenwerking tussen werkgever en werknemer.
- Werk met een afbouwregeling: hoe langer de werknemer na de opleiding in dienst blijft, hoe lager het terug te betalen bedrag wordt.
- Omschrijf in welke gevallen en onder welke omstandigheden er een terugbetalingsregeling bestaat.
- Stel een redelijke looptijd vast, afgestemd op het soort opleiding. Kortdurende trainingen rechtvaardigen bijvoorbeeld geen langdurige terugbetalingsverplichting.
- De nuances in wetgeving rond studiekostenbedingen kunnen ingewikkeld zijn. Schakel bij twijfel een arbeidsjurist in om te controleren of jouw afspraken voldoen aan de wet- en regelgeving. Dit voorkomt verrassingen achteraf.
Met de bovenstaande aandachtspunten kun je een duidelijk studiekostenbeding opstellen. De regeling draagt bij aan een gelijkwaardige relatie tussen de werkgever en werknemer(s).
