Corona betekende een omslagpunt voor het thuiswerken. Het werd bij veel werkgevers een vast onderdeel van de manier van werken. Dat gebeurt dan meestal in de vorm van ‘hybride werken’, waarbij de werknemer deels thuis en deels op de werkplek bij de werkgever werkt. Een fiscaal gevolg van het toegenomen thuiswerken is de onbelaste thuiswerkvergoeding.

Belastingvrije thuiswerkvergoeding

Sinds 2022 bestaat de belastingvrije thuiswerkvergoeding voor werknemers. Thuiswerken brengt voor de werknemer kosten mee voor bijvoorbeeld water, elektriciteit, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Per 1 januari 2022 kwam de overheid hiervoor met een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal twee euro per dag. Dit bedrag was geadviseerd door het Nibud. Vanaf 2023 bedraagt de onbelaste thuiswerkkostenmaal 2,15 euro per dag. Je mag deze ook betalen als werknemers een deel van de dag thuiswerken. De onbelaste thuiswerkvergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Wil je daarvan gebruik maken, dan moet je de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon.

Vrije ruimte

De onbelaste thuiswerkvergoeding betaal je zelf. Als werkgever hoef je er geen loonheffing over af te dragen. Je mag ook boven de 2,15 euro per dag vergoeden. Dan moet je wel loonheffing afdragen over het deel boven de 2,15 euro. Een aanrader is om dat deel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van een werkgever die deze onbelast mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor zijn werknemers. In 2023 is dit 3 procent van de totale loonsom tot 400.000 euro en over het deel daarboven 1,18 procent.

Geen wettelijke verplichte vergoeding

Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om werknemers een thuiswerkvergoeding te geven. In een cao voor je sector kunnen wel afspraken staan over zo’n vergoeding. Ontbreekt een cao of staan er geen afspraken over een thuiswerkvergoeding in de cao, dan kan je deze zelf afspreken met je werknemers. Je kunt de vergoeding dan vastleggen in een arbeidscontract, een personeelsreglement (personeelshandboek) of een speciale thuiswerkovereenkomst.Het betalen van eenthuiswerkvergoeding is een vorm van goed werkgeverschap. Bovendien maakt het je ook aantrekkelijker als werkgever.

Bewijs goed geregeld

Je moet kunnen aantonen aan de Belastingdienst dat je de thuiswerkvergoeding goed hebt geregeld. De Belastingdienst kan namelijk achteraf om bewijs vragen. Om daaraan te voldoen kan je een beroep doen op je werknemers. Zij kunnen bijvoorbeeld met een app registreren wanneer ze thuis en op kantoor werken. De werknemer moet hier wel vrijwillig aan meewerken, want een werkgever mag hem of haar vanuit privacy-oogpunt niet zomaar volgen.

Afstemming thuiswerken en werken op kantoor

Het is belangrijk om het thuiswerken en werken op kantoor of een andere werkplek bij de werkgever goed op elkaar af te stemmen. Daarbij is het verstandig om eerst te bepalen wat voor je organisatie de ideale verhouding is tussen het aantal dagen thuiswerken en werk op kantoor per werkweek. In het verlengde hiervan moet je bepalen in welke mate je medewerkers de ruimte geeft om zelf te kiezen waar en wanneer ze werken. Je kunt een werknemer overigens niet verplichten om thuis te werken, behalve als je kunt aantonen dat deze verplichting redelijk is. Een voorbeeld daarvan zijn de lockdowns tijdens de corona-crisis. In cao’s worden ook steeds vaker afspraken over de thuiswerkplek en hybride werken opgenomen. Houd deze afspraken dus goed in de gaten.

Thuiswerkovereenkomst

Gaat een werknemer structureel thuiswerken, dan kun je met hem of haar een thuiswerkovereenkomst afsluiten. Hierin staat onder andere wanneer de werknemer thuis werkt en welke thuiswerkvergoeding je daarvoor betaalt. Daarnaast kan je er afspraken in opnemen over werktijden, bereikbaarheid, naleven van arboregels en het gebruik van kantoormeubelen en apparatuur. Verder is het handig om er een protocol over het veilig gebruik van internet en data in op te nemen. Ook kan je in thuiswerkovereenkomst afspreken wanneer en waarvoor de werknemer op de werkplek bij de werkgever moet zijn. Laat de werknemer de overeenkomst ondertekenen.

Onbelaste reiskostenvergoeding

Het kabinet heeft de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer per 1 januari 2023 verhoogd van 0,19 euro naar 0,21 euro per kilometer. Redenen waren de stijging van de reiskosten voor werknemers en dat de maximale onbelaste reiskostenvergoeding sinds 2006 niet meer was aangepast. In 2024 gaat de vergoeding zelfs omhoog naar 0,22 euro. Hiermee stijgt het maximum van de onbelaste reiskostenvergoeding sneller dan wat in het coalitieakkoord van Rutte IV staat.

Daadwerkelijk gemaakte reiskosten

De onbelaste reiskostenvergoeding geldt alleen voor de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Hierbij maakt het niet uit welk vervoermiddel de werknemer gebruikt. Voor reiskosten naar en van het werk met het openbaar vervoer kan je kiezen tussen een belastingvrije vergoeding aan de werknemer van de werkelijk gemaakte reiskosten of het aantal gemaakte kilometers tot maximaal 0,21 euro per kilometer. De onbelaste reiskostenvergoeding geldt niet op de dagen dat een werknemer met de auto (of fiets) van de zaak of een door jou betaald OV-abonnement naar en van de vaste werkplek reist.

Loonheffing

Als werkgever betaal je de reiskostenvergoeding zelf. Hiervoor hoef je geen loonheffing af te dragen. Net als de onbelaste thuiswerkvergoeding is de onbelaste thuiswerkvergoeding een gerichte vrijstelling binnen de WKR. Verder kan je eventueel meer dan 0,21 euro per kilometer vergoeden. Over het deel boven de 0,21 euro draag je dan wel loonheffing af. Dat deel kun je eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.

Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

Geef je een werknemer een onbelaste thuiswerkvergoeding voor een thuiswerkdag, dan mag je hem (of haar) op die dag niet ook een onbelaste reiskostenvergoeding betalen voor woon-werkverkeer. Dit kan spelen als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en deels op kantoor. Je kunt dan zelf bepalen welke vergoeding financieel voor je organisatie het voordeligst is om te geven of je kunt de werknemer laten kiezen wat zijn voorkeur heeft. In het eerste geval heb je meer grip op je kosten en in het tweede geval richt je je meer op de werknemer vanuit ‘goed werkgeverschap’. Overigens mag je de onbelaste reiskostenvergoeding wel vergoeden naast de thuiswerkvergoeding als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke (dienst)reis maakt. Op en neer reizen naar de werkplek is geen zakelijk reis.

Vaste vergoedingen

Om werkgevers administratief te ontlasten, is er een ‘praktische regeling’ voor vaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. Deze gaat uit van vaste reis- en thuiswerkpatronen van de werknemer. Voor een onbelaste reiskostenvergoeding geldt dat als een werknemer met een fulltime dienstverband minimaal 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, je de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag berekenen alsof de werknemer 214 werkdagen reist. Dat geldt naar evenredigheid als de werknemer parttime werkt of als de dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar. Op de onbelaste thuiswerkvergoeding is hetzelfde principe van toepassing. Een combinatie van een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding is mogelijk. Hieronder vind je rekenvoorbeelden van zo’n combinatie.

Voorbeeld 1

Sandra heeft een werkweek van vijf dagen. Ze werkt drie dagen thuis en twee dagen op kantoor. De enkele reisafstand is 25 kilometer.

Thuiswerkvergoeding (maandelijks):

3/5e van 214 dagen = 129 dagen

(129 dagen x € 2,15)/12 = € 23,11

Reiskostenvergoeding (maandelijks):

2/5e van 214 dagen = 86 dagen

86 dagen x (50 kilometer x € 0,21)/12 = € 75,25

Sandra ontvangt maandelijks € 23,11 + € 75,25 = € 98,36.

Voorbeeld 2

André heeft een werkweek van vier dagen. Hij werkt drie dagen op kantoor en een dag thuis. Zijn enkele reisafstand is 30 kilometer.

Reiskostenvergoeding (maandelijks):

3/5e van 214 dagen = 129 dagen

129 dagen x (60 kilometer x € 0,21)/12 = € 135,45

Thuiswerkvergoeding (maandelijks):

1/5 van 214 dagen = 43 dagen

(43 dagen x € 2,15)/12 = € 7,70

André krijgt maandelijks € 135,45 + € 7,70 = € 143,15.

Thuiswerkplek

De thuiswerkplek moet bij hybride werken geschikt zijn om langdurig te werken. Ze moet voldoen aan dezelfde arbo-eisen als een kantoorwerkplek. Je bent dan ook als werkgever verantwoordelijk voor een goede inrichting van de thuiswerkplek. Daarvoor maakt het niet uit of de werknemer verplicht thuiswerkt of op eigen verzoek. Je hoeft de werknemer geen geld te geven voor de inrichting van de thuiswerkplek. In plaats daarvan mag je het materiaal ervoor ook kosteloos ter beschikking stellen. De kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek kunnen onbelast zijn. Het moet dan wel gaan om noodzakelijke arbovoorzieningen, zoals een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp en om noodzakelijke voorzieningen, zoals computers en mobiele communicatiemiddelen. Vergoedingen hiervoor of terbeschikkingstellingen van de voorzieningen vallen binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Vrijkomende middelen gebruiken

Door het toegenomen thuiswerken zijn minder werkplekken op kantoor nodig en hoef je ook minder reiskosten te vergoeden. Hierdoor komen middelen vrij die je onder andere goed kunt besteden aan de extra kosten van thuiswerken en het opzetten van een goed beleid voor hybride werken.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking metCentraal Beheer.