De aandacht voor het vak van vertrouwenspersoon groeit. Reden voor ICM om een training tot vertrouwenspersoon te ontwikkelen en aan het aanbod toe te voegen. Vertrouwenspersoon Sabrina legt uit wat het vak precies inhoudt en waarom je als organisatie een vertrouwenspersoon zou moeten willen.

"Het aantal aanvragen van organisaties om een vertrouwenspersoon aan te stellen, groeit met de dag. Dat heeft alles te maken met de actualiteit, maar ook met het feit dat er een wetsvoorstel klaarligt voor het verplicht aanstellen van een vertrouwenspersoon voor organisaties. Die wet is er nog niet door, maar is al wel goedgekeurd door de Tweede Kamer.” Het aanstellen van een vertrouwenspersoon komt daarmee niet alleen meer voort uit de intrinsieke motivatie van een organisatie, maar wordt een kwestie van moeten.

Moeten willen

Waarom zou je als organisatie een vertrouwenspersoon willen, of straks dus zelfs móéten willen? “Een vertrouwenspersoon biedt binnen de organisatie een veilige haven voor medewerkers om in alle vertrouwelijkheid hun verhaal te doen zonder directe consequenties. Dit draagt bij aan het sociaal-veilig werkklimaat voor de medewerker, wat overigens vanuit de Arbowet al langere tijd een wettelijke eis voor werkgevers is.”

De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon werkt de-escalerend: “Als een medewerker direct terecht kan bij de vertrouwenspersoon, wordt een kwestie vaak sneller in informele sfeer opgelost. Je kunt bijvoorbeeld ter ondersteuning van de medewerker meegaan naar een gesprek met de collega of leidinggevende die de lastige situatie veroorzaakt. Zonder die begeleiding durft de medewerker de stap soms niet te zetten of escaleert het conflict sneller, met als gevolg uitval en verzuim. Dat is natuurlijk het ergst voor de betrokken collega, maar het kost de organisatie ook veel geld. En dan heb ik het nog niet eens over imago-schade.”

Intern of extern

Kies je als organisatie voor een intern of extern vertrouwenspersoon? “Bij kleine of middelgrote organisaties heeft een extern vertrouwenspersoon de voorkeur. Binnen kleine organisaties ken je al snel alle mensen. Dat maakt het lastig om objectief te blijven. De organisatie verwacht immers van een vertrouwenspersoon dat hij geen enkel oordeel heeft over mensen.”

In grote organisaties wordt vaker gekozen voor een intern vertrouwenspersoon, of een mix van beide. “Bij een mix van interne en externe vertrouwenspersonen kunnen medewerkers zelf kiezen. Een intern vertrouwenspersoon kent de organisatie goed, een extern voelt misschien objectiever.”

Opvangen en begeleiden

De belangrijkste taken van een vertrouwenspersoon zijn luisteren en vragen stellen. Maar er is meer: “Naast goed luisteren naar het verhaal van de melder, kent de vertrouwenspersoon de oplossingsroutes binnen de organisatie. Je vangt de medewerker op, onderzoekt samen mogelijke oplossingen en je begeleidt hem daarbij. Je neemt het probleem niet óver, maar staat altijd náást de melder.” 

Behalve luisteren, brengt de vertrouwenspersoon structuur aan in het gesprek met de melder. Maar je moet ook een beetje lef hebben: “Je moet bijvoorbeeld wel naar de directeur durven stappen om zaken te bespreken of te adviseren. Daarnaast is het goed de organisatie te blijven informeren dát je er bent en waarvoor je er bent, anders weten mensen je niet te vinden. Je moet de drempel verlagen door voorlichting te geven. ICM biedt een goede opleiding tot vertrouwenspersoon waarin al deze aspecten aan bod komen.”

In de praktijk

De rol van vertrouwenspersoon kan in de praktijk best lastig zijn: “Je doet niet aan hoor en wederhoor en er vindt geen waarheidsvinding plaats. Je luistert naar het verhaal van de medewerker en met dat verhaal ga je aan de slag. Meer niet. En als je je werk goed doet, is dat genoeg. Je hoeft niet te weten hoe het écht zit. Je onderzoekt samen het probleem, vraagt de melder hoe hij dat zelf zou kunnen oplossen en hoe jij hem daarbij kunt ondersteunen. Dát is de rol van de vertrouwenspersoon.”

Soms hebben vertrouwenspersonen het gevoel maar weinig te kunnen doen: “Ze willen zó graag mensen helpen en het probleem voor hen oplossen. Dat zijn de redders onder ons. Maar als vertrouwenspersoon moet je echt bewust op je handen gaan zitten en erop vertrouwen dat jouw grootste toegevoegde waarde het bieden van een luisterend oor is. Ook dit komt uitgebreid in de training van ICM aan de orde.”

Dit artikel is gesponsord door ICM opleidingen en trainingen.

De naam Sabrina is een fictieve naam, echte naam is bij de redactie bekend.