Invoering minimumuurloon stelt HR en salarisadministratie voor uitdagingen

Eén uniform minimumuurloon voor werknemers in alle sectoren, zoals dat sinds 1 januari 2024 geldt, wekt de illusie van eenvoud. Maar als HR-professional of salarisadministrateur weet je wel beter. Er doemen in de praktijk namelijk stevige uitdagingen op. Die vragen om nieuw beleid rondom het minimumloon.

Als werkgever ben je voortaan verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijk minimumuurloon te betalen. Voorheen werd het minimumloon uitgedrukt in een maand-, week- of dagloon en was dit oude minimumloon gebaseerd op een 36-urige werkweek. Er zijn echter sectoren waar voltijds dienstverbanden 38 of 40 uren tellen. Voor die werknemers gold hetzelfde minimumloon, waardoor zij omgerekend per uur een lager minimumloon ontvingen. Die situatie vond de politiek onwenselijk en is nu bij wet gecorrigeerd.

Wisselend maandsalaris

“Aan de praktische uitwerking van het minimumuurloon kleven wat haken en ogen”, constateert Leo Overvoorde, commercial productmanager bij Exact. “Om te beginnen onze wisselende kalender. De ene maand heeft 31 dagen en misschien wel 23 werkdagen en de andere maand heeft er 30 met misschien maar 20 werkdagen. Als je als werkgever per werkelijk gewerkt uur betaalt, krijg je wisselende maandsalarissen.” Volgens hem kan dat bij mensen met een minimumloon veel impact hebben. “Het kan het verschil zijn tussen wel of niet de huur kunnen betalen.”

Behoefte aan zekerheid

“In de praktijk is er behoefte aan meer zekerheid”, vult Exact-collega Jacqueline Dado-Van Stratum aan. “De oplossing is dan een gemiddeld minimumloon per maand. Maar hoe stel je dat vast?”

Om werkgevers op weg te helpen heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid het ‘Kennisdocument wettelijk minimumuurloon 2024’ opgesteld. Dit bevat uitleg over de regels plus rekenvoorbeelden. Een vast maandbedrag wordt berekend door het totaal aantal (te verwachten) arbeidsuren van een werknemer in een kalenderjaar te delen door 12 en dat te vermenigvuldigen met het geldende minimumuurloon. Let wel op, kalenderjaar 2024 telt 262 werkbare dagen.

“Uit het kennisdocument valt af te leiden dat je deze berekening, telkens als er iets wijzigt, opnieuw moet maken”, zegt Jacqueline. “Dit valt niet altijd mee, want er kunnen zich heel veel situaties voordoen. Denk aan een tijdelijke vervanging van een collega, iemand die halverwege het kalenderjaar meer of minder uren gaat werken of iemand wordt 21 jaar en gaat van het minimumjeugduurloon naar een hoger minimumuurloon. Het is te veel om allemaal op te noemen.”

Zelfde uren, minder loon

Een bijzondere situatie kan zich ook voordoen bij een wijziging van het arbeidspatroon. “Bijvoorbeeld bij iemand die drie dagen werkt (maandag, dinsdag en woensdag) en de maandag wil omwisselen voor de vrijdag”, zo licht ze toe. “Het is heel goed mogelijk dat je dit als werkgever geen enkel probleem vindt. Maar wat blijkt? De rest van het kalenderjaar zijn er minder werkuren op vrijdag dan op maandag. Die werknemer werkt nog steeds 60% maar krijgt na de herberekening minder loon dan voorheen. En ook minder dan een collega die ook drie dagen werkt maar op andere dagen.”

Minder dan het minimumloon

“Je kunt als werkgever in lastige situaties terechtkomen”, vervolgt Leo. “Als je iedere maand apart bekijkt, dan kom je de ene maand gemiddeld boven het minimumuurloon uit en de andere maand (met relatief veel werkdagen) onder het minimumuurloon. Geen probleem als er dat kalenderjaar niets verandert: dan lost dit zich vanzelf op. Maar wel als iemand bijvoorbeeld tussentijds uit dienst gaat, of tussentijds andere uren gaat werken. Dan kan het zijn dat je met een gemiddeld maandloon feitelijk te weinig hebt betaald. Terwijl je geacht wordt een werknemer een minimumloon te betalen op basis van het werkelijke aantal gewerkte uren.”

Niet onderschatten

Het Exact-duo adviseert om hiervoor beleid op te stellen. “Want voor je het weet, kun je onbedoeld verrast worden door de praktijk”, denkt Leo. “Het minimumloon ligt onder een vergrootglas en het is goed om je op dit soort situaties voor te bereiden. Ga je, bijvoorbeeld bij een uitdiensttreding, compenseren of niet? Een verschil van 50 euro lijkt misschien niet veel maar het is voor iemand met een minimumloon heel relevant.”

Hij voorziet dat HR en de salarisadministratie door deze wijziging dichter tegen elkaar aan kruipen.
“Elke verandering bij een arbeidspatroon brengt namelijk effecten met zich mee en deze moeten goed aan de werknemer uitgelegd worden. Het is voor HR dan ook noodzakelijk om van de salarisadministratie alle informatie over de gevolgen te krijgen, om zo tot een compleet overzicht te komen. Uiteraard kan goede software je hierbij ondersteunen. Niet alleen in de juiste berekening, maar ook om inzicht te geven in het eventuele verschil tussen gemiddeld loon en werkelijk loon.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.

Vitaliteitsmanager van het jaar: 'Hulp bij schulden scheelt tonnen...

Wanneer is de balans tussen leiderschap, cultuur en vitaliteit optimaal? Een kleine 200 vitaliteitsmanagers probeerden tijdens het jaarlijkse Wellbeing & Vitaliteitsevent een antwoord te vinden op die vraag. "Een vitale cultuur is de sleutel tot een gezondere organisatie", zegt Rob Koelewijn, manager Gezond Ondernemen van Zilveren Kruis.

Werken aan vitaliteit? 'HR, neem de catering eens onder de loep'

Een lekker en gezond aanbod van eten en drinken staat hoog op de wensenlijst van medewerkers die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaan. Traditionele cateraars spelen daar nog onvoldoende op in, vindt Maurits Tofohr, die daarom Join Program opzette. "Als je mensen wilt die vitaal en gezond blijven zodat ze langer kunnen doorwerken, moet je aanpassingen doen aan je catering."

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

Steeds meer bedrijven en organisaties hebben een duurzaamheidsstrategie. Daarbinnen staat huisvesting hoog op de prioriteitenlijst. Het is echter de vraag of die ESG-ambities haalbaar zijn in de krappe kantorenmarkt. Terwijl ze wel mede bepalend zijn voor de aantrekkingskracht op jong talent. "Een integrale ESG-blik, inclusief die van HR, is cruciaal."

Mantelzorgers: een groeiende uitdaging voor HR

Werkgevers hebben vaak geen weet van de impact die mantelzorg heeft op medewerkers en de organisatie. Fello biedt hierin ondersteuning en ontzorgt de mantelzorger én de werkgever. "Met de mantelzorgscan brengen we in kaart hoe groot de mantelzorgdruk in de organisatie is en welke impact die heeft."