Personeelsdossiers: zo werkt HR veiliger en veel efficiënter

Het is voor HR-afdelingen essentieel om handmatige processen te transformeren in digitale workflows. Een van de belangrijkste stappen daarin is het digitaliseren van personeelsdossiers. "Dat vermindert papierwerk en verhoogt de nauwkeurigheid, snelheid en toegankelijkheid van personeelsgegevens." Maar ook door de AVG ontkom je niet meer aan digitalisering.

Digitalisering van HR omvat het omzetten van handmatige HR-processen naar digitale systemen. En dat proces gaat verder dan alleen het digitaliseren van documenten; het omvat ook de automatisering
van zich herhalende taken als salarisadministratie en verlofregistratie.

“Dat kan alleen als je je papieren dossiers allemaal in hetzelfde systeem hebt staan”, zegt accountmanager Jasper Hartsema van Karmac HR Solutions, gespecialiseerd in het digitaliseren van
papieren personeelsdossiers. “En daarvan liggen er nog heel wat in de kast bij bedrijven. Dat is zonde, want door alles op één digitale plaats te bewaren kunnen werkgevers en werknemers snel
en eenvoudig de juiste documenten terugvinden.”

Vergroot efficiëntie

Het belang van HR-digitalisering kan wat Hartsema betreft niet genoeg benadrukt worden. “Het vergroot de efficiëntie van HR-processen, minimaliseert fouten en vermindert de administratieve last. Hierdoor hou je meer tijd over voor andere strategische initiatieven. Met een digitaal personeelsdossier kun je binnen een paar tellen de arbeidsovereenkomst of het identiteitsbewijs terugvinden dat je nodig hebt.” Met minder papier heb je ook minder fysieke opslagruimte nodig, wat kosten bespaart.

Van A tot Z geregeld en AVG-proof

Wie nog een kast met papieren dossiers heeft staan, doet er dus goed aan om zo snel mogelijk te digitaliseren. “Het bespaart heel veel tijd en het gevaar op vernietiging door brand of
onoplettendheid is groot. Digitaliseren is veiliger”, geeft Hartsema aan.

De AVG in een notendop

Elke werkgever moet voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat is de Nederlandse wettelijke invulling van de Europese richtlijn die de bescherming van persoonsgegevens regelt. De doelstelling is dat individuen meer controle krijgen over hun persoonlijke gegevens; de wet eist dat organisaties hun gegevensverwerkingstransparantie vergroten en passende beveiligingsmaatregelen implementeren.

Een organisatie die niet voldoet aan de AVG kan een boete krijgen die tot maximaal 20 miljoen euro kan oplopen. Bovendien kunnen personen van wie de persoonsgegevens zijn geschonden als gevolg van een inbreuk op de AVG, een schadevergoeding eisen van de verantwoordelijke organisatie. Los daarvan betekent een inbreuk op de AVG ook het risico op negatieve publiciteit en reputatieschade voor de organisatie. Dit kan resulteren in verlies van personeel, zakelijke klanten, zakelijke partners en andere belanghebbenden.

Een groot voordeel is bovendien dat de gedigitaliseerde dossiers meteen voldoen aan de privacywet AVG. “Wij willen klanten ontzorgen; we halen de dossiers op en nemen het volledige project van A tot Z over. We bespreken van tevoren wat we precies met de dossiers gaan doen: uitleveren in de softwareomgeving van de klant. Vooraf doen we een test zodat duidelijk is dat het resultaat van de digitalisering is wat we hadden afgesproken. We zorgen ervoor dat de data AVG-proof in het systeem terechtkomen.”

Minder administratie en meer strategie

Met digitale dossiers houdt HR meer tijd over strategische initiatieven, noemt Hartsema als belangrijk voordeel. “Bovendien vermindert het digitaliseren van gegevens het risico op fouten en onvolledige informatie. Denk ook aan de betere toegankelijkheid voor teams die op afstand werken: de data kan worden bekeken vanaf verschillende locaties en apparaten. Met minder papiergebruik verklein je meteen je ecologische voetafdruk.”

Verbetering van communicatiestromen

Gedigitaliseerde personeelsdossiers maken het voor HR-medewerkers daarnaast makkelijker om gegevens te delen en te communiceren met andere afdelingen binnen de organisatie. “Onze ervaring is dat het de communicatiestromen verbetert en leidt tot een betere samenwerking tussen teams. Doordat je minder tijd nodig hebt om informatie op te zoeken, kun je ook sneller reageren op vragen en verzoeken van werknemers.”

Proactief

Digitale personeelsdossiersystemen bieden meteen nieuwe functies en mogelijkheden, zoals het automatiseren van routinematige taken als loonadministratie en het verwerken van verlofaanvragen. Daarnaast ben je volgens Hartsema beter in staat om proactief te handelen. “Realtime inzicht in personeelsanalyses en trends helpt bij het proactief reageren op veranderende behoeften. Je kunt geavanceerde analyses maken en, als je daar mee bezig bent, AI-gestuurde inzichten genereren.”

Kortom: HR-digitalisering is niet alleen een trend, maar een noodzaak voor moderne HR-afdelingen. Het verhoogt de efficiëntie, nauwkeurigheid en veiligheid van HR-processen, terwijl het ook bijdraagt aan milieuvriendelijkheid en naleving van regelgeving. “Gedigitaliseerde dossiers en processen betekenen voor HR-professionals een toekomst met meer strategische mogelijkheden en minder administratieve lasten.”

Dit artikel is gesponsord door Karmac

Vitaliteitsmanager van het jaar: 'Hulp bij schulden scheelt tonnen...

Wanneer is de balans tussen leiderschap, cultuur en vitaliteit optimaal? Een kleine 200 vitaliteitsmanagers probeerden tijdens het jaarlijkse Wellbeing & Vitaliteitsevent een antwoord te vinden op die vraag. "Een vitale cultuur is de sleutel tot een gezondere organisatie", zegt Rob Koelewijn, manager Gezond Ondernemen van Zilveren Kruis.

Werken aan vitaliteit? 'HR, neem de catering eens onder de loep'

Een lekker en gezond aanbod van eten en drinken staat hoog op de wensenlijst van medewerkers die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaan. Traditionele cateraars spelen daar nog onvoldoende op in, vindt Maurits Tofohr, die daarom Join Program opzette. "Als je mensen wilt die vitaal en gezond blijven zodat ze langer kunnen doorwerken, moet je aanpassingen doen aan je catering."