“Als missieleider van een intern experiment over hybride werken, heb ik de afgelopen tijd veel geleerd”, zegt Maaike Klein Ikkink.  Ze deelt de uitkomst graag. “We hebben vijf stappen opgesteld om tot een succesvolle hybride werkformule te komen. Een werkformule die precies is afgestemd is op je organisatie.”

Stap 1: stel de noodzaak van plaats en tijd vast

Hoe noodzakelijk is het om het werk op een aangewezen plek uit te voeren? En hoe belangrijk is het voor de organisatie dat het werk op een vast tijdstip gebeurt? Met het antwoord op deze vragen bepaal je volgens Klein Ikkink de volgende stappen.

“Bij VGZ kwamen we er al snel achter dat die noodzaak sterk verschilt per afdeling. Het hangt af van factoren zoals bereikbaarheid en hulpmiddelen die nodig zijn. Dat is niet voor iedere afdeling even belangrijk.”

Stap 2: bepaal het doel van plaats- en tijdonafhankelijk werken

Stel vervolgens vast, zo vervolgt ze, welke voordelen van plaats- en tijdsonafhankelijk werken belangrijk zijn voor de organisatie.

“Bij VGZ hebben we bijvoorbeeld 5 uitgangspunten die passen bij onze strategie: klimaatbewust reizen, digital first, people first, kwaliteit van je tijd op kantoor en effectief samenwerken.

Deze vijf regels geven richting aan het hybride werken in de praktijk. We hebben aan alle vijf de uitgangspunten ook doelen verbonden, zodat je deze richting kunt vasthouden.”

Stap 3: beoordeel of de online werkomgeving goed genoeg werkt

“Toen thuiswerken verplicht werd voor alle niet-essentiële beroepen gingen we met z’n allen van een fysieke naar een online werkomgeving. Veel tijd om deze enorme omslag voor te bereiden was er niet.

Bij VGZ hebben we gemerkt dat er heel veel goed ging en door kon gaan. Maar sommige dingen gaan minder vanzelf: sociale activiteiten en spontane ontmoetingen, creativiteit, inspiratie. Medewerkers waren hier echt naar op zoek.

Het is dus belangrijk om “je online werkomgeving te beoordelen op alle onderdelen van het werk. Zo wordt duidelijk voor welk deel de online werkomgeving de fysieke werkomgeving kan overnemen."

Stap 4: heb begrip voor verschillen

“In elke organisatie is er diversiteit. Er zijn verschillen in het soort werk, in afdelingen en in teams. En dan is er nog het individu. Iedereen heeft persoonlijke voorkeuren als het gaat om het combineren van werk en privé. Is er een goed beeld is van de diversiteit in de organisatie? Dan kun je zuiver bepalen hoeveel ruimte je hier in de hybride werkformule voor wilt geven.

Ook bij VGZ zien we verschillen. Daarom hebben we besloten om niet voor een ‘one size fits all’ oplossing te gaan. En maken we basisafspraken op teamniveau.”

Stap 5: geef aandacht aan belangen die verschillen

Tot slot is het belangrijk om te luisteren, benadrukt Klein Ikkink. “Wat willen medewerkers zelf? En hoe kijkt een leidinggevende ernaar? Deze heeft natuurlijk een andere rol en andere verantwoordelijkheden van waaruit hij of zij denkt. Neem bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor het behalen van afdelingsdoelstellingen. Door open te zijn over en rekening te houden met alle verschillen, ontstaat er ruimte om aan alle belangen tegemoet te komen. Geef teams of individuen ook de ruimte om zelf keuzes te maken. Zo creëer je meteen draagvlak voor de hybride werkformule.”

Een hybride werkformule is niet in beton gegoten

Na het doorlopen van deze vijf stappen ben je volgens Klein Ikkink klaar om een hybride werkformule vast te stellen die bij de organisatie past. “Maar vergeet niet: blijf experimenteren en evalueren. In hoeverre kunnen we nu bepalen wat het komende jaar goed werkt? Dat is knap lastig. Toets de hybride werkformule dus regelmatig aan de hand van de vijf stappen. Daar komt bij dat we nu nog met de zogenoemde “terugkeershock” te maken hebben." Benieuwd wat de terugkeershock precies is? Antropoloog Jitske Kramer legt het in deze video uit.

Dit artikel is gesponsord door Coöperatie VGZ.