e-HRM: personeelsdossiers veilig digitaliseren!

Papieren personeelsdossiers vormen voor HRM-managers nog altijd een flink pijnpunt. Door uiteenlopende wet- en regelgeving, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), is het voor veel organisaties met papieren personeelsdossiers bijzonder lastig om een effectief en efficiënt beheer uit te voeren.

Sponsored content door Karmac I&I

Maar hoe zit het nou eigenlijk met het beheren van personeelsdossiers onder de Algemene verordening gegevensbescherming? Wat gaat er veranderen?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gaat in op 25 mei 2018. Dezelfde privacywetgeving is dan van toepassing in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens geldt dan niet meer. Vanaf die datum moeten werkgevers kunnen aantonen aan de toezichthouder (de Autoriteit persoonsgegevens) dat ze “privacy compliant” zijn. Dat wil zeggen dat HRM afdelingen goed moeten vastleggen welke gegevens ze in personeelsdossiers bewaren en of die gegevens wel thuishoren personeelsdossiers, wat de bewaartermijnen zijn van die gegevens en welke organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen zijn genomen om die gegevens op een correct manier te kunnen beheren en beveiligen.

Het probleem met papieren dossiers is echter dat het bijzonder lastig is om een effectief en efficiënt beheer te kunnen uitvoeren en tegelijkertijd volledig te voldoen aan wet- en regelgeving. Dan is een digitaal dossier wellicht toch handiger. Hierin kun je namelijk snel zaken opzoeken en wijzigen en bovendien bespaar je enorm veel ruimte. De dossiers bewaar je niet langer in de bedrijfskelder of in een aparte loods, maar op een aantal goed beveiligde servers door het land. Maar let wel goed op bij het digitaliseren en het digitaal archiveren van personeelsdossiers! Het is namelijk niet iets wat Jan en alleman even kan uitvoeren. Vertrouwelijke persoonsinformatie moet je immers goed beschermen.

Digitaliseringsspecialist Karmac uit Lelystad is uw organisatie graag van dienst! Door de jarenlange ervaring van Karmac met het digitaliseren van personeelsdossiers kunnen de adviseurs van Karmac u uitstekend adviseren over de voordelen, de aandachtspunten en de valkuilen. Om alle werkgevers van Nederland goed op weg te helpen organiseert Karmac gratis lunchbijeenkomsten op haar Document Campus in Lelystad over het veilig en effectief digitaliseren van personeelsdossiers. De bijeenkomsten zijn geheel vrijblijvend en zonder verdere verplichten. Het doel van de bijeenkomsten is om u zo goed mogelijk te informeren. Schrijf u snel in voor een van deze bijeenkomsten, want vol = vol. Onderdeel van de bijeenkomst is een rondleiding over de Document Campus van Karmac om het digitaliseren van grote hoeveelheden papieren dossiers en documenten in de praktijk te beleven. Inschrijven kan via www.karmac.nl/lunch

Het Open Netwerk: al tien jaar aan de wieg van HR-innovatie

Het HR-netwerk Open van Centraal Beheer bestaat inmiddels tien jaar en heeft de afgelopen jaren al geleid tot diverse innovatieve oplossingen voor actuele uitdagingen. Open wil HR in staat stellen wetenschappelijke en praktijkkennis te vergaren en te delen. Managing consultants Noor Kok en Tom van Disseldorp leggen uit hoe en doen een oproep: "We maken graag kennis met inspirerende HR-verantwoordelijken."

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

Steeds meer bedrijven en organisaties hebben een duurzaamheidsstrategie. Daarbinnen staat huisvesting hoog op de prioriteitenlijst. Het is echter de vraag of die ESG-ambities haalbaar zijn in de krappe kantorenmarkt. Terwijl ze wel mede bepalend zijn voor de aantrekkingskracht op jong talent. "Een integrale ESG-blik, inclusief die van HR, is cruciaal."

Zo zorg je voor een efficiënte digitale werkplek

Thuiswerken is voor veel werknemers ideaal. Een aantal dagen (of zelfs fulltime) vanuit huis werken geeft een hoop vrijheid en flexibiliteit. Wel kan het uitdagingen met zich meebrengen. Soms kan het bijvoorbeeld lastig zijn om efficiënt te werken in een omgeving waar veel afleidingen op de loer liggen. Het is daarom handig om vanuit het bedrijf een online werkomgeving te creëren. Hoe doe je dat?

Vitaliteitsmanager van het jaar: 'Hulp bij schulden scheelt tonnen...

Wanneer is de balans tussen leiderschap, cultuur en vitaliteit optimaal? Een kleine 200 vitaliteitsmanagers probeerden tijdens het jaarlijkse Wellbeing & Vitaliteitsevent een antwoord te vinden op die vraag. "Een vitale cultuur is de sleutel tot een gezondere organisatie", zegt Rob Koelewijn, manager Gezond Ondernemen van Zilveren Kruis.

Werken aan vitaliteit? 'HR, neem de catering eens onder de loep'

Een lekker en gezond aanbod van eten en drinken staat hoog op de wensenlijst van medewerkers die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaan. Traditionele cateraars spelen daar nog onvoldoende op in, vindt Maurits Tofohr, die daarom Join Program opzette. "Als je mensen wilt die vitaal en gezond blijven zodat ze langer kunnen doorwerken, moet je aanpassingen doen aan je catering."

Mantelzorgers: een groeiende uitdaging voor HR

Werkgevers hebben vaak geen weet van de impact die mantelzorg heeft op medewerkers en de organisatie. Fello biedt hierin ondersteuning en ontzorgt de mantelzorger én de werkgever. "Met de mantelzorgscan brengen we in kaart hoe groot de mantelzorgdruk in de organisatie is en welke impact die heeft."