Een passend urenregistratiesysteem? Stel jezelf deze vragen

"Onze huidige urenregistraties geven meer frustraties dan gemakken." Een herkenbare quote voor veel HR-professionals. Vervelend, maar die frustraties zullen er niet altijd zijn geweest. Niet toen het systeem werd bedacht en geïmplementeerd. Met deze vragen kom je tot een urenregistratiesysteem dat ' wél meegroeit met de organisatie.

Maar toen veranderde er iets...Misschien kwamen er meer flexkrachten aan boord? Of werktijden werden flexibeler, waardoor medewerkers niet meer op dezelfde tijden in- en uitklokten? Ploegendiensten deden hun intrede? Er kwamen vestigingen bij? Meer productielijnen vulden de productieruimtes? Of wellicht ontwikkelde jouw organisatie zich meer als kenniscentrum en werd productie juist uitbesteed?

Zo kunnen we nog wel even doorgaan. De evolutie van een bedrijf kan zich volgens allerlei scenario’s voltrekken. Hoe dan ook, het feit is dat je organisatie nu wordt geconfronteerd met een urenregistratieproces dat niet meer soepel verloopt. En dat is aan de ene kant vervelend, maar aan de andere kant een leerschool waarmee je nu je voordeel doet. Die leerschool is: je wilt een urenregistratiesysteem dat meegroeit met de organisatie.

Waar staat het bedrijf over vijf jaar?

Zo. Een prima uitgangspunt voor jouw zoektocht. Zeker als je verwacht dat het bedrijf blijft evolueren. Het kan daarom nooit kwaad om wat vergezichten voor het bedrijf te schetsen. Organiseer eens een interne sessie met de centrale vraag: Waar staat het bedrijf over 5 jaar?

Bepaalde factoren kunnen invloed hebben op wat tegen die tijd een passend urenregistratiesysteem is. Stap in die tijdmachine en probeer deze vragen te beantwoorden:

Hoeveel meer of minder FTE zie je op de werkvloer?
Hoe is de samenstelling van vast en flexibel personeel?
Heeft het bedrijf meer of juist minder locaties?
Is de inrichting van de (productie)lijnen nog hetzelfde?
Op welk niveau willen we uren registreren? Op afdelingsniveau? Op projectbasis? Op klantbasis? Per (productie)lijn? Per product? Op een specifieke verpakkings- of assemblagehandeling?
Welke processen zijn nu wél gedigitaliseerd?
Welk werk verdwijnt door verdere automatiseringen?
Welke systemen zien we het liefst met elkaar integreren of aan elkaar gekoppeld worden?

Welk type systeem past bij de toekomst?

De kans is groot dat het door jou geschetste toekomstbeeld een andere situatie laat zien dan de huidige. Bedrijven die overleven zijn immers bedrijven die zich aanpassen aan nieuwe werkelijkheden. Je wilt een systeem dat hetzelfde aanpassingsvermogen heeft als de organisatie.

Dan zijn er verschillende mogelijkheden. Je kunt een pakket exact op maat laten ontwikkelen. Het gevaar ligt op de loer dat dit pakket teveel uitgaat van de huidige criteria, waardoor het onvoldoende schaalbaar is. De kunst is dan om binnen het maatwerk tóch ruimte te bieden voor het geschetste toekomstbeeld.

Lees ook: Urenregistratiesysteem begint met intern draagvlak

Alternatief is het wat meer generieke Software as a Service (SaaS). Eigenlijk kun je dit zien als software voor op de groei. Die is afgestemd op jouw huidige wensen, maar zodra nieuwe variabelen een rol gaan spelen, dan past de software zich hierop aan via updates en upgrades. Jouw urenregistratiesysteem draait dan op software die meebeweegt met veranderende situaties zoals:

meer ploegendiensten;
extra kostenplaatsen;
nieuwe tarieven voor overuren;
een grotere flexpool.

Duurzaam urenregistratiesysteem

Dus ga je voor exact maatwerk of SaaS als oplossing voor jouw nieuwe urenregistratiesysteem? Die vraag kun je in dit stadium nog nauwelijks beantwoorden. Je wilt tenslotte zeker weten dat je de juiste keuze maakt. Je wilt een duurzame investering doen voor je bedrijf, zo 'simpel' is ‘t.

Hoe wordt dit daadwerkelijk een simpele keuze? Of in ieder geval: een goed gefundeerde keuze? Daarvoor zorgt het handboek met de titel: In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie? Ben je nieuwsgierig naar de voorgaande stap en de vervolgstappen? Dan download je dit gratis handboek waarin de verschillen tussen SaaS en maatwerk — zoals hierboven al geïntroduceerd — verder uiteen worden gezet. En het allerbelangrijkst, het helpt jou op weg naar een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem. Een systeem dat jouw HR-afdeling: meer data driven maakt en een hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.

Dit artikel is gesponsord door Nedap

Het Open Netwerk: al tien jaar aan de wieg van HR-innovatie

Het HR-netwerk Open van Centraal Beheer bestaat inmiddels tien jaar en heeft de afgelopen jaren al geleid tot diverse innovatieve oplossingen voor actuele uitdagingen. Open wil HR in staat stellen wetenschappelijke en praktijkkennis te vergaren en te delen. Managing consultants Noor Kok en Tom van Disseldorp leggen uit hoe en doen een oproep: "We maken graag kennis met inspirerende HR-verantwoordelijken."

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

Steeds meer bedrijven en organisaties hebben een duurzaamheidsstrategie. Daarbinnen staat huisvesting hoog op de prioriteitenlijst. Het is echter de vraag of die ESG-ambities haalbaar zijn in de krappe kantorenmarkt. Terwijl ze wel mede bepalend zijn voor de aantrekkingskracht op jong talent. "Een integrale ESG-blik, inclusief die van HR, is cruciaal."

Zo zorg je voor een efficiënte digitale werkplek

Thuiswerken is voor veel werknemers ideaal. Een aantal dagen (of zelfs fulltime) vanuit huis werken geeft een hoop vrijheid en flexibiliteit. Wel kan het uitdagingen met zich meebrengen. Soms kan het bijvoorbeeld lastig zijn om efficiënt te werken in een omgeving waar veel afleidingen op de loer liggen. Het is daarom handig om vanuit het bedrijf een online werkomgeving te creëren. Hoe doe je dat?

Vitaliteitsmanager van het jaar: 'Hulp bij schulden scheelt tonnen...

Wanneer is de balans tussen leiderschap, cultuur en vitaliteit optimaal? Een kleine 200 vitaliteitsmanagers probeerden tijdens het jaarlijkse Wellbeing & Vitaliteitsevent een antwoord te vinden op die vraag. "Een vitale cultuur is de sleutel tot een gezondere organisatie", zegt Rob Koelewijn, manager Gezond Ondernemen van Zilveren Kruis.

Werken aan vitaliteit? 'HR, neem de catering eens onder de loep'

Een lekker en gezond aanbod van eten en drinken staat hoog op de wensenlijst van medewerkers die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaan. Traditionele cateraars spelen daar nog onvoldoende op in, vindt Maurits Tofohr, die daarom Join Program opzette. "Als je mensen wilt die vitaal en gezond blijven zodat ze langer kunnen doorwerken, moet je aanpassingen doen aan je catering."

Mantelzorgers: een groeiende uitdaging voor HR

Werkgevers hebben vaak geen weet van de impact die mantelzorg heeft op medewerkers en de organisatie. Fello biedt hierin ondersteuning en ontzorgt de mantelzorger én de werkgever. "Met de mantelzorgscan brengen we in kaart hoe groot de mantelzorgdruk in de organisatie is en welke impact die heeft."